Für viele, die im Bereich Stakeholder-Engagement arbeiten, sind Tabellenkalkulationen vielleicht das erste Datenmanagement-Tool, das ihnen in den Sinn kommt. Tabellenkalkulationen bieten jedoch nicht die Durchsuchbarkeit, Rückverfolgbarkeit und kollaborative Datenverwaltung, die Sie benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen und/oder Berichtsanforderungen gerecht zu werden. In diesem Blog stellen wir fünf wichtige Praktiken für die Einbindung von Stakeholdern vor, die mit Tabellenkalkulationen nicht möglich sind, und bieten eine Softwarelösung an, die diese Mängel behebt.
1. Das große Bild sehen
Da die Stakeholder-Informationen an verschiedenen Stellen verstreut sind und uneinheitlich in Tabellenkalkulationen eingegeben werden, ist es schwierig, relevante Informationen zu finden, die Ihnen helfen, Dinge wie Stakeholder-Probleme oder wichtige Trends und Themen in Ihren Daten zu verstehen.
Wenn Ihre Daten schwer zu finden, zu durchsuchen oder zu verstehen sind, ist es fast unmöglich zu erkennen, wie alles zusammenhängt, so dass Sie z. B. den Status offener Fragen in Frage stellen oder nicht wissen, mit welchen Stakeholdern Sie sich in Verbindung setzen müssen.
Die Lösung:
Software für Stakeholder Relationship Management (SRM) mit Rückverfolgbarkeit. Die Rückverfolgbarkeit ermöglicht es Ihnen, den Verlauf der Zusammenarbeit mit einem Stakeholder nachzuvollziehen und herauszufinden, woher ein Problem, eine Verpflichtung oder eine Aufgabe stammt und womit sie verbunden ist.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Rückverfolgbarkeit Ihnen helfen kann, das Gesamtbild Ihres Engagements zu sehen, lesen Sie unseren Blog, besuchen Sie unseren Blog!
Zum Beispiel können Sie mit Jambo SRMkönnen Sie beispielsweise auf ein Stakeholder-Profil klicken und alle früheren Informationen zu diesem Stakeholder anzeigen und abrufen, wie z. B. seine Kontaktinformationen oder Notizen, die Kommunikation mit ihm, Details zu Problemen, an denen er beteiligt war, oder sogar Zusagen, die Sie ihm gegenüber gemacht haben. Sie brauchen nicht mehr in Tabellen oder Datenbanken zu suchen, sondern können sich schnell einen Überblick verschaffen und Aufzeichnungen, wie z. B. ein Kommunikationsprotokoll, durchforsten, um andere damit verbundene Informationen zu sehen, z. B. welche Themen oder Verpflichtungen bei demselben Treffen zur Sprache kamen.
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2. Umfassende Berichte zusammenstellen
Bei der Einbindung von Stakeholdern ist es nicht ungewöhnlich, dass man gebeten wird, einen Bericht über "alles" zu erstellen, aber wie soll man einen umfassenden Bericht erstellen, wenn man nicht sicher sein kann, wo "alles" ist.
Das wird noch schlimmer, wenn Sie zusätzliche Dokumente wie PDFs oder andere Anhänge berücksichtigen und nicht sicher sind, wo sich die endgültige Version, die gesendet wurde, befindet. Schlimmer noch: Was passiert, wenn sich etwas Wichtiges ändert, nachdem Sie sich so viel Zeit für die Erstellung Ihres Berichts genommen haben? Ist es möglich, schnell und präzise Änderungen an Ihren Berichten vorzunehmen, oder ist es ein großer Aufwand, den Bericht erneut zu erstellen?
Die Lösung:
Ein SRM mit einem robusten Berichtsfunktion kann in Minutenschnelle einen kurzen oder detaillierten Bericht erstellen. Berichten Sie z. B. über Interaktionen, die während eines bestimmten Zeitraums stattgefunden haben, über den gesamten Lebenszyklus eines gesamten Engagementprogramms oder einfach über Projektthemen mit hoher Priorität, die ein Ablaufdatum in diesem Monat haben. Ein SRM wie Jambo bietet sogar die Möglichkeit, Anhänge (d. h. PDFs, Bilder usw.) in Ihren Berichten herunterzuladen, so dass Sie bei Bedarf "alles" einfach herunterladen und weitergeben können.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie SRM-Berichte Ihre Stakeholder-Engagement-Projekte unterstützen? Besuchen Sie unseren Blog!
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3. Integrieren Sie alle Informationen Ihrer Stakeholder
Die E-Mail ist eine der häufigsten Kommunikationsformen bei der Kommunikation mit Interessengruppen. Es kann jedoch schwierig sein, die E-Mails Ihrer Stakeholder in Ihre Tabellenkalkulationen zu integrieren (aufgrund von Formatierungen, Anhängen, Platzmangel usw.). Aufgrund dieser Schwierigkeiten werden Ihre Daten oft falsch hinzugefügt, Ihre Teams zögern das Hinzufügen der Daten hinaus oder vergessen es sogar ganz, was zu Lücken in Ihren Daten führt.
Die Lösung:
Während Tabellenkalkulationen Ihre E-Mails nicht automatisch in einem Datensatz protokollieren können, tut dies ein gutes SRM. Ein SRM mit E-Mail-Integrationwie Jambo, verfügt sogar über eine Systemlogik, die die E-Mails in lesbare Kommunikationsdatensätze übersetzt und sie mit bekannten Akteuren im System verknüpft, wobei alle E-Mail-Anhänge zu ihren Datensätzen hinzugefügt werden. Jambo kann Ihre Original-E-Mail sogar in eine PDF-Datei umwandeln und als Anhang hinzufügen, damit Sie sie als Teil Ihrer Begleitdokumentation haben.
Wenn Sie mehr über die Bedeutung des Datenmanagements erfahren möchten, besuchen Sie unseren Blog!
4. Geringeres organisatorisches Risiko
Die Einbindung und Konsultation von Interessengruppen birgt unvermeidliche Risiken, die sich aus Fragen der Interessengruppen, rechtlichen Erwartungen, Datenschutz/Sicherheit oder der Notwendigkeit ergeben können, eine angemessene Konsultation nachzuweisen. Tabellenkalkulationen werden oft auf lokalen Computern gespeichert und können nicht ohne Weiteres von verschiedenen Teams gemeinsam genutzt werden, wodurch die Gefahr von Informationssilos oder Fragen nach der Aktualität entsteht.
Wenn Sie Ihr Risikomanagement den Tabellenkalkulationen überlassen, ist es schwierig zu wissen, ob Sie alle Bereiche abgedeckt haben. Sie müssen sicher sein, dass alle Daten korrekt eingegeben werden, keine doppelten Datensätze vorhanden sind und keine wichtigen Informationen fehlen. Außerdem ist es wichtig zu wissen, wer auf Ihre Tabellenkalkulationen zugreifen kann, damit Sie ein akzeptables Maß an Datensicherheit gewährleisten können.
Die Lösung:
Verringern Sie das Risiko für Ihr Projekt, indem Sie sich für ein SRM mit den folgenden Merkmalen entscheiden:
- Benutzerberechtigungen geben Kontoadministratoren die Möglichkeit, Benutzern mehrstufigen Zugriff zu gewähren. Mit Jambo können Kontoadministratoren die Projekte kontrollieren, die Benutzer anzeigen oder bearbeiten können, und den Zugriff auf bestimmte Felder wie Finanzinformationen und vertrauliche Notizen von Interessengruppen einschränken.
- SRMs mit automatischer Verlaufsverfolgung ermöglichen es Ihnen, schnell zu überprüfen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, um die Authentizität und Transparenz der Aufzeichnungen zu gewährleisten.
- Zusätzliche Sicherheitsoptionen wie Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA) erschweren es Unbefugten erheblich, sich Zugang zu Ihren privaten Stakeholder-Daten zu verschaffen.
- Farbcodierung Problemmanagement Mit Hilfe von Wesentlichkeitsmatrizen können Sie Probleme nach ihrer Auswirkung und Priorität leicht identifizieren, um die Risiken für Ihr Projekt besser zu verstehen und zu kommunizieren. Ein gutes Issues-Management-Modul ermöglicht es Ihnen auch, den Verlauf des Issues leicht zu verfolgen und eine Aufzeichnung aller Kommunikationen im Zusammenhang mit dem Issue zu führen.
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5. Einen effizienten Eingabeprozess schaffen
Da mehrere Versionen von Tabellenkalkulationen in E-Mails und auf Desktops herumliegen, sind Duplikate keine Seltenheit. Man verschwendet Zeit damit, sich durch Daten zu wühlen und nach Informationen zu suchen, nur um festzustellen, dass man nicht einmal die aktuellste Version vor sich hat. Es ist auch leicht, zu zögern oder sich einen eigenen Dateneingabeprozess auszudenken, weil der von anderen erstellte Tabellenkalkulationsprozess inkonsistent und verwirrend ist.
Die Lösung:
Ein leistungsfähiges, benutzerfreundliches SRM wie Jambo reduziert sofort das Volumen der Ad-hoc-Datenverwaltung und macht den gesamten Stakeholder-Management-Prozess einfacher, schneller, konsistenter und viel effektiver.
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Nächste Schritte
Tabellenkalkulationen sind eine vorübergehende Lösung, wenn Sie Ihre wichtigen Stakeholder-Daten effektiv verwalten wollen. Für eine zukunftsorientierte Lösung für Ihr Stakeholder-Management ist es an der Zeit, auf ein SRM umzusteigen.
Ist es an der Zeit, keine Tabellenkalkulationen mehr für das Informationsmanagement von Interessengruppen zu verwenden? Laden Sie unsere Checkliste herunter, um es herauszufinden.
