5 Dinge, die Sie mit Tabellenkalkulationen für das Stakeholder-Management nicht tun können

Für viele, die im Bereich Stakeholder-Engagement arbeiten, sind Tabellenkalkulationen vielleicht das erste Datenmanagement-Tool, das ihnen in den Sinn kommt. Tabellenkalkulationen bieten jedoch nicht die Durchsuchbarkeit, Rückverfolgbarkeit und kollaborative Datenverwaltung, die Sie benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen und/oder Berichtsanforderungen gerecht zu werden. In diesem Blog stellen wir fünf wichtige Praktiken für die Einbindung von Stakeholdern vor, die mit Tabellenkalkulationen nicht möglich sind, und bieten eine Softwarelösung an, die diese Mängel behebt.

1. Das große Ganze sehen

Da die Stakeholder-Informationen überall verstreut und uneinheitlich in Tabellenkalkulationen eingegeben werden, ist es schwierig, relevante Informationen zu finden, die Ihnen helfen, die Probleme der Stakeholder oder wichtige Trends und Themen in Ihren Daten zu verstehen.

Wenn Ihre Daten schwer zu finden, zu durchsuchen oder zu verstehen sind, ist es fast unmöglich zu erkennen, wie sie zusammenhängen. Das kann dazu führen, dass Sie den Status offener Fragen in Frage stellen oder nicht wissen, mit welchen Stakeholdern Sie sich noch einmal in Verbindung setzen müssen.

Die Lösung:

Software für Stakeholder Relationship Management (SRM) mit Rückverfolgbarkeit. Die Rückverfolgbarkeit ermöglicht es Ihnen, den Verlauf der Zusammenarbeit mit einem Stakeholder nachzuvollziehen, woher ein Problem, eine Verpflichtung oder eine Aufgabe stammt und womit sie verbunden ist.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Rückverfolgbarkeit Ihnen helfen kann, das Gesamtbild Ihres Engagements zu sehen, lesen Sie unseren Blog, besuchen Sie unseren Blog!

Zum Beispiel können Sie mit Jambo SRMkönnen Sie beispielsweise auf ein Stakeholder-Profil klicken und alle früheren Informationen zu diesem Stakeholder anzeigen und abrufen, wie z. B. seine Kontaktinformationen oder Notizen, die Kommunikation mit ihm, Details zu Problemen, an denen er beteiligt war, oder sogar Zusagen, die Sie ihm gegenüber gemacht haben. Sie müssen keine Tabellenkalkulationen oder Datenbanken durchsuchen, sondern können sich schnell einen Überblick verschaffen und Aufzeichnungen, wie z. B. ein Kommunikationsprotokoll, durchforsten, um weitere zusammenhängende Informationen zu sehen, z. B. welche Themen oder Verpflichtungen bei demselben Treffen angesprochen wurden.

2. Erstellen Sie umfassende Berichte

Bei der Einbindung von Stakeholdern ist es nicht ungewöhnlich, dass man gebeten wird, einen Bericht über "alles" zu erstellen, aber wie soll man einen umfassenden Bericht erstellen, wenn man nicht sicher sein kann, wo "alles" ist?

Das wird noch schlimmer, wenn Sie zusätzliche Dokumente wie PDFs oder andere Anhänge berücksichtigen und nicht sicher sind, wo sich die endgültige Version, die gesendet wurde, befindet. Schlimmer noch: Was passiert, wenn sich etwas Wichtiges ändert, nachdem Sie sich so viel Zeit für die Erstellung Ihres Berichts genommen haben? Ist es möglich, Ihre Berichte schnell und präzise zu ändern, oder ist es ein großer Aufwand, den Bericht erneut zu erstellen?

Die Lösung:

Ein SRM mit einer robusten Berichtsfunktion kann in wenigen Minuten einen kurzen oder detaillierten Bericht erstellen. Berichten Sie über Interaktionen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums stattgefunden haben, über den gesamten Lebenszyklus eines gesamten Engagement-Programms oder einfach über Projektthemen mit hoher Priorität, die ein Ablaufdatum in diesem Monat haben. Ein SRM wie Jambo bietet sogar die Möglichkeit, Anhänge (z. B. PDFs, Bilder usw.) in Ihren Berichten herunterzuladen, so dass Sie bei Bedarf "alles" einfach herunterladen und weitergeben können.

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3. Integrieren Sie alle Informationen Ihrer Stakeholder

E-Mails sind eines der häufigsten Kommunikationsmittel, wenn es um die Kommunikation mit Interessengruppen geht. Es kann jedoch schwierig sein, die E-Mails Ihrer Stakeholder in Ihre Tabellen zu integrieren (aufgrund von Formatierung, Anhängen, Platzbeschränkungen usw.).

Aufgrund dieser Schwierigkeiten werden Ihre Daten oft falsch eingefügt, und Ihre Teams zögern das Einfügen hinaus oder vergessen es sogar ganz, wodurch Lücken in Ihren Daten entstehen.

Die Lösung:

Während Tabellenkalkulationen Ihre E-Mails nicht automatisch in einem Datensatz protokollieren können, tut dies ein gutes SRM. Ein SRM mit E-Mail-Integration wie Jambo verfügt sogar über eine Systemlogik, um die E-Mails in lesbare Kommunikationsdatensätze zu übersetzen und sie mit bekannten Beteiligten innerhalb des Systems zu verknüpfen, wobei alle E-Mail-Anhänge zu ihren Datensätzen hinzugefügt werden. Jambo kann Ihre Original-E-Mail sogar in eine PDF-Datei umwandeln und als Anhang hinzufügen, damit Sie sie als Teil Ihrer Belegdokumentation haben.

Jambo verfügt über einkostenloses Outlook-Add-in . erstellt nahtlos neue Kommunikationsdatensätze innerhalb eines Jambo-Projekts aus Ihren E-Mails oder Kalenderbesprechungen direkt in Outlook.

4. Geringeres organisatorisches Risiko

Die Einbindung und Konsultation von Interessengruppen birgt unvermeidliche Risiken, die sich aus Fragen der Interessengruppen, rechtlichen Erwartungen, Datenschutz/Sicherheit oder der Notwendigkeit ergeben können, eine angemessene Konsultation nachzuweisen. Tabellenkalkulationen werden oft auf lokalen Computern gespeichert und können nicht ohne Weiteres von verschiedenen Teams gemeinsam genutzt werden, wodurch die Gefahr von Informationssilos oder Fragen nach der Aktualität entsteht.

Wenn Sie Ihr Risikomanagement den Tabellenkalkulationen überlassen, ist es schwierig zu wissen, ob Sie alle Daten erfasst haben. Am besten wäre es, wenn Sie sich vergewissern, dass alle Ihre Daten korrekt eingegeben werden, keine doppelten Datensätze vorhanden sind und keine wichtigen Informationen fehlen. Außerdem ist es wichtig zu wissen, wer auf Ihre Tabellenkalkulationen zugreifen kann, damit Sie ein akzeptables Maß an Datensicherheit gewährleisten können.

Die Lösung:

Verringern Sie das Risiko für Ihr Projekt, indem Sie sich für ein SRM mit den folgenden Merkmalen entscheiden:

• Benutzerrechte
  Sie müssen in der Lage sein, Benutzern projektspezifische Rollen und Berechtigungen zuzuweisen, um sicherzustellen, dass sie nur den erforderlichen Zugriff erhalten. Sensible Informationen müssen geschützt und nur autorisierten Personen zugänglich sein, während gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team ermöglicht wird.
• Vertraulicher Zugriff für Auftragnehmer
  Sie möchten mit Ihren Auftragnehmern zusammenarbeiten, indem Sie deren Zugriff auf sensible Projekte oder Kommunikationsdatensätze sowie auf Aktualisierungen, Verpflichtungen und Aufgaben beschränken. Sie müssen auch den Zugriff auf sensible Informationen wie Finanzdaten oder vertrauliche interne Notizen einschränken, um unbefugte Einsichtnahme oder Bearbeitung zu verhindern.
• Änderungshistorie und Prüfpfad
  Die Verfolgung von Benutzeraktivitäten und Änderungen an Datensätzen bietet einen klaren Prüfpfad, um Authentizität und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Aktivitätsprotokolle
  Ein SRM, das Aufzeichnungen über Aktivitäten führen kann, z. B. wer einen Datensatz erstellt, bearbeitet, angesehen oder gelöscht hat, welche Änderungen an Daten vorgenommen wurden, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie vorgenommen wurde usw., ist hilfreich, um vertrauliche Daten zu entschärfen. Aktivitätsprotokolle können mit Ihrer SIEM-Software (Security Information and Event Management) verwendet werden, um die Informationssicherheit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.
• Single Sign-On (SSO)
  Single Sign-On (SSO) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für Unternehmenskunden, die es IT-Teams ermöglicht, den Zugang von Mitarbeitern mit bestehenden Tools und Protokollen einfach zu verwalten.
• Farbcodiertes Problemmanagement
  Mit Hilfe von Wesentlichkeitsmatrizen können Sie Probleme schnell nach ihrer Auswirkung und Priorität identifizieren, um die Risiken für Ihr Projekt besser zu verstehen und zu kommunizieren. Ein gutes Issue-Management-Modul ermöglicht es Ihnen auch, den Verlauf eines Issues leicht zu verfolgen und eine Aufzeichnung der gesamten Kommunikation zu diesem Thema zu führen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie das Risiko Ihrer Projekte mit SRM verringern können, besuchen Sie unseren Blog!

5. Schaffung eines effizienten Eingabeprozesses

Da mehrere Versionen von Tabellenkalkulationen in E-Mails und auf Desktops herumliegen, sind Duplikate keine Seltenheit. Man kann viel Zeit damit verschwenden, sich durch Daten zu wühlen und nach Informationen zu suchen, nur um dann festzustellen, dass man nicht einmal die neueste Version vor sich hat.

Es ist auch leicht, zu zögern oder mit der Erstellung eines eigenen Dateneingabeprozesses zu beginnen, weil die von anderen erstellten Tabellenkalkulationsprozesse inkonsistent und verwirrend sind.

Die Lösung:

Ein leistungsfähiges, benutzerfreundliches SRM wie Jambo reduziert sofort das Volumen der Ad-hoc-Datenverwaltung und macht den gesamten Stakeholder-Management-Prozess einfacher, schneller, konsistenter und viel effektiver. 

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Nächste Schritte

Tabellenkalkulationen sind eine vorübergehende Lösung, wenn Sie Ihre wichtigen Stakeholder-Daten effektiv verwalten wollen. Für eine zukunftsorientierte Lösung für Ihr Stakeholder-Management ist es an der Zeit, auf ein SRM umzusteigen.