Häufige Risiken im Informationsmanagement für Stakeholder und wie SRM-Software helfen kann
Bei der Einbindung von Stakeholdern gibt es unvermeidliche Risiken, die den Erfolg Ihres Projekts und Ihres Unternehmens beeinträchtigen können. Mit einer hochwertigen Software für das Stakeholder Relationship Management (SRM) können Sie sich besser auf diese potenziell verheerenden Risiken vorbereiten und sie abmildern, damit Ihre Projekte im Zeitplan bleiben und Ihr Unternehmen besser geschützt ist.
Risiko Nr. 1: Wo sind die Informationen Ihrer Stakeholder?
Ihr Stakeholder-Engagement-Projekt oder -Programm ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Möglicherweise arbeiten mehrere Personen mit den Stakeholdern zusammen oder beraten sich mit ihnen und geben relevante Daten ein, was bedeutet, dass Ihre Daten wahrscheinlich an verschiedenen Stellen gespeichert sind.
Je nachdem, wie Sie Ihre Stakeholder-Informationen verwalten, meiden Ihre Mitarbeiter vielleicht den Eingabeprozess, weil Ihr derzeitiger Stakeholder-Verwaltungsprozess umständlich, unübersichtlich und inkonsistent ist (was bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen oft der Fall ist!).
Wenn der Prozess der Informationseingabe durch die Stakeholder frustrierend oder verwirrend ist, werden Sie feststellen, dass die Daten oft in E-Mails, Tabellenkalkulationen, Projektmanagementprogrammen oder auf Desktops, USB-Sticks, Post-it-Notizen und sogar externen Festplatten gespeichert werden.
Verstreute Informationen erschweren nicht nur die Organisation und die Erstellung von Berichten über Ihre wichtigen Stakeholder-Daten, sondern es besteht auch die Gefahr, dass wertvolle Informationen verloren gehen, wenn Mitarbeiter das Projekt wechseln oder Ihr Unternehmen verlassen und das Wissen mitnehmen, wenn sie gehen.
Diese fehlenden Stakeholder-Informationen führen zu Lücken in Ihren Daten. Das ist riskant, denn Sie wissen nie, wann ein Manager, ein wichtiger Stakeholder oder eine Behörde Ihre vollständigen Unterlagen anfordern könnte.
Abgesehen von unvollständigen Daten ist es auch riskant, potenziell vertrauliche Informationen ungeschützt auf Laptops und anderen Geräten herumliegen zu haben.
Risiko Nr. 2: Sind die Informationen Ihrer Stakeholder geschützt?
Wenn es um die Einbindung und Konsultation von Interessengruppen geht, haben Sie es mit persönlichen Informationen und sensiblen Projektdaten zu tun, was bedeutet, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um die Sicherheit dieser Informationen zu gewährleisten.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Dateneingabeprozess konsistent ist und dass das Stakeholder-Informationsmanagementsystem, das Sie zur Verwaltung dieser sensiblen Daten verwenden, sicher ist und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzt. Die Verwendung einer sicheren, cloudbasierten Software trägt dazu bei, dass Ihre Informationen vor Programmabstürzen geschützt und für diejenigen, die keinen vollständigen Zugriff benötigen, unerreichbar sind.
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Mit einer Cloud-basierten Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software wie Jambo können Sie Benutzerberechtigungen verwalten und die Daten kontrollieren, auf die Benutzer Zugriff haben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Benutzern unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen möchten (z. B. externen Auftragnehmern, Praktikanten usw.).
Risiko Nr. 3: Werden die Probleme der Interessengruppen gelöst und die Zusagen befolgt?
Der Umgang mit einer Vielzahl von Interessengruppen (alle mit individuellen Anliegen und Meinungen) bedeutet, dass Sie wahrscheinlich auf einige Probleme stoßen werden (z. B. eine Lärmbeschwerde, ein Problem mit der Umwelt, ein beschädigter Zaun usw.). - Wir haben das alles schon erlebt), und diese Probleme müssen so schnell und taktvoll wie möglich gelöst werden.
Bei der Verwaltung von Beziehungen zu vielen Interessengruppen kann es vorkommen, dass Sie mit einer Vielzahl von Problemen, Beschwerden und Anliegen konfrontiert werden, und es kann schnell kompliziert werden, den Überblick über alles zu behalten. Wenn Sie es versäumen, auch nur ein Problem anzusprechen und zu lösen, kann dies außer Kontrolle geraten und zu einem a nachteiligen Rückwirkungen und riskanten Konsequenzen führen.
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Bei Zusagen (oder Versprechen) ist es wichtig, diese einzuhalten, um das Vertrauen der Stakeholder aufzubauen und sinnvolle Beziehungen zu entwickeln. Es ist auch wichtig, alle Verpflichtungen und ihren aktuellen Status zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie erfüllt werden.
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Wir wissen, dass manche Verpflichtungen erst Jahre später erfüllt werden können, und dass es schwer ist, sich an ein Versprechen zu erinnern, das vor fünf Jahren gegeben wurde (vor allem, wenn es aus der Zeit stammt, in der Sie im Team waren), weshalb es wichtig ist, alles zu verfolgen. Wenn Sie Ihre Informationen nachverfolgen, organisieren und zugänglich machen, können Sie Zusagen schnell überprüfen, verstehen, was vereinbart wurde, einschließlich aller Verbindlichkeiten, und können so die Verantwortlichkeit Ihres Teams unterstützen, um sicherzustellen, dass Zusagen immer eingehalten werden. Diese Datenspur ist sowohl für das Risikomanagement Ihres Unternehmens als auch für das Verständnis Ihrer Stakeholder wichtig und nützlich.
In der Planungs-, Vorentwicklungs- und Betriebsphase ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Stakeholdern gegenüber rechenschaftspflichtig sind, indem Sie alle Probleme und Verpflichtungen der Stakeholder verfolgen. Dies lässt sich am besten mit einem SRM bewerkstelligen, das Sie und Ihre Mitarbeiter auf dem gleichen Stand hält.
Risiko Nr. 4: Können Sie die ganze Geschichte erzählen?
Die Realität ist, dass Organisationen immer Bedenken haben können, ob eine angemessene Beteiligung oder Konsultation stattgefunden hat.
In diesem Fall müssen Sie unter Umständen nachweisen, dass Sie sich über einen längeren Zeitraum hinweg mit einem oder mehreren Interessengruppen auseinandergesetzt und beraten haben. Wenn Ihre Daten verstreut, unvollständig oder unordentlich sind, kann das Sammeln aller erforderlichen Informationen sehr zeitaufwendig und frustrierend sein, was ein Risiko darstellt, da dieser Prozess oft zeitkritisch ist.
Mit einem SRM wie Jambo verfügen Sie über einen Prüfpfad für Ihre Informationen, der Ihnen hilft, die Kommunikation mit allen Beteiligten und alle Änderungen an den Daten zu verfolgen (d. h. wann und von wem die Änderungen vorgenommen wurden), wodurch die Authentizität Ihrer Daten gewährleistet wird. Mit dem Modul zur Verwaltung von Problemen können Sie aufzeigen, wie auf Bedenken und Beschwerden reagiert wurde und wie Sie zu bestimmten Projektentscheidungen gekommen sind. Dies ist ein hervorragendes Hilfsmittel, wenn Sie versuchen, Ihr Projekt visuell zu erklären und Pläne genehmigen zu lassen!
Die Möglichkeit, die Daten Ihrer Stakeholder und alle daran vorgenommenen Änderungen an einem zentralen und leicht zu navigierenden Ort zu verfolgen, senkt das Risiko und sorgt dafür, dass Ihre Informationen aktuell, genau und authentisch sind, was Ihr Unternehmen besser schützt.
Mitbringsel
Es ist zwar einfach, sich darauf zu konzentrieren, Unterstützung zu gewinnen und die Dinge voranzutreiben, aber es ist wichtig, sich der Risiken bewusst zu sein, die mit dem Informationsmanagement für Interessengruppen verbunden sind. Diese Risiken haben das Potenzial, Ihr Projekt zu unterbrechen, anzuhalten oder sogar zu stoppen und sich negativ auf Ihr Unternehmen auszuwirken.
Wie Jambo helfen kann
Seien Sie transparent mit Projektplänen
- Integrierte Karten helfen bei der Verfolgung von Problembereichen und Beratungsstandorten.
- Möglichkeit des Exports und der Weitergabe von Geodaten im PDF-Format.
- Aufschlussreiche Analysen und Berichte, die den Status von Projekten veranschaulichen.
Gehostete Cloud
- Verfügbar als sichere und dennoch einfach zu verwaltende gehostete Lösung.
- Keine komplizierten und unordentlichen Installationen.
Mobil
- Responsive Design ermöglicht ein großartiges Erlebnis auf Tablets und Mobiltelefonen, aber auch auf Desktops und Laptops.
- Verwenden Sie Voice-to-Text, um mühelos Engagements zu erfassen.
Verwaltung von Problemen
- Sie wissen, welche Fragen wann und von wem aufgeworfen wurden.
- Durch ein System zur Bewertung der Wesentlichkeit und eine intelligente Berichterstattung können Sie leicht feststellen, welche Probleme Ihr Projekt gefährden könnten.
- Gehen Sie auf Bedenken und Beschwerden ein und zeigen Sie anhand der leicht verständlichen Zeitleiste, wie Sie an der Lösung von Problemen der Beteiligten gearbeitet und warum Sie Projektentscheidungen getroffen haben.
Verfolgung von Verpflichtungen
- Verfolgen Sie Projektverpflichtungen und sehen Sie, wann und von wem sie eingegangen wurden.
- Sicherstellen, dass die Verpflichtungen übertragen und erfüllt werden.
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Cloud-Zusammenarbeit
- Erleben Sie sichere teamübergreifende Zusammenarbeit mit unserer webbasierten Lösung.
- Greifen Sie auf Stakeholder-Profilinformationen zu - einschließlich Kommunikation, Themen, Verpflichtungen und Aufgaben -, damit Sie auf die Kommunikation mit den Stakeholdern vorbereitet sind.
- Jeder kann alle Projektinformationen zentral verfolgen und speichern, so dass Sie immer wissen, was passiert, ohne fragen zu müssen (oder eine E-Mail zu schicken).
Berichterstattung
- Erstellen Sie prägnante und nützliche Projektberichte, die den Fortschritt des Stakeholder-Engagement-Projekts veranschaulichen.
- Speichern Sie Berichtstypen, um die Bearbeitung regelmäßiger Berichtsanforderungen zu erleichtern.
- Laden Sie visuelle Projektberichte herunter und teilen Sie sie mit Entscheidungsträgern, um sie auf dem Laufenden zu halten.
Nächste Schritte
Wenn Sie mehr über Jambo erfahren möchten, sehen Sie sich unser einminütiges Erklärungsvideo an!
