Wie ein SRM dazu beitragen kann, die Planung der Einbindung von Stakeholdern zu verbessern

Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software ist eine Plattform zur Verwaltung von Stakeholder-Informationen, Kommunikation und Engagement-Aktivitäten. Aber wussten Sie, dass ein SRM-System auch zur Stärkung und Risikominderung bei der Planung des Stakeholder-Engagements eingesetzt werden kann?

Was ist ein guter Plan zur Einbindung von Stakeholdern?

Ein guter Plan für die Einbindung von Stakeholdern definiert Ihr Projektziel und die Ziele, die Sie mit Ihrer Einbindung erreichen wollen. Er behandelt folgende Punkte:

• Mit wem Sie sprechen werden
  • Wie Sie mit ihnen sprechen werden (welche Taktik Sie anwenden werden)
  • Worüber Sie mit ihnen sprechen werden
• Wann Sie sich verloben werden (Verlobungszeitplan)
• Risiken, auf die Sie als Team achten sollten

Wie ein SRM bei der Planung des Stakeholder-Engagements helfen kann

Wenn Sie beginnen, sich mit Ihren Stakeholdern zu beschäftigen und mehr über sie zu erfahren, werden Sie viele wichtige Informationen sammeln, die Sie im Auge behalten müssen. Mit einer Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software können Sie diese Informationen schnell zu einem Stakeholder-Profil hinzufügen, so dass sie organisiert, zugänglich und leicht zu analysieren sind.

Wenn Daten organisiert sind, können Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen. Je mehr Sie sie nutzen, desto nützlicher und leistungsfähiger wird Ihr SRM in allen Phasen des Stakeholder-Engagements. Hier sind einige Möglichkeiten, wie es in den Planungsphasen des Stakeholder-Engagements helfen kann.

Wie Ihr SRM beim Stakeholder Mapping und der Analyse hilft 

Bei der Stakeholder-Zuordnung geht es darum, die Stakeholder des Projekts zu ermitteln, bei denen es sich um Einzelpersonen oder Organisationen handeln kann. Bei der Stakeholder-Analyse werden die Stakeholder nach dem Grad ihres Interesses und ihres Einflusses auf das Projekt eingestuft.

Ein SRM kann bei der Erfassung und Analyse der Stakeholder helfen:

• Es hilft Ihnen, die Kontaktinformationen der Stakeholder zu verstehen, die Sie bereits haben. Überprüfen Sie schnell Ihr SRM, um herauszufinden, für welche Stakeholder, die Sie bei der Zuordnung und Analyse identifiziert haben, Sie bereits Profile erstellt haben.
• Finden Sie Lücken in Ihren Daten. Neben fehlenden Kontaktinformationen kann Ihnen Ihr SRM auch dabei helfen, andere fehlende Daten oder Möglichkeiten zu erkennen. Zum Beispiel:
  • Vielleicht gibt es Gemeinden, in denen Sie sich engagieren möchten, aber nachdem Sie die Standorte Ihrer bestehenden Stakeholder überprüft haben, stellen Sie fest, dass Sie keine Kontakte in diesen Gebieten haben. Wenn Sie diese Lücke erkennen, können Sie Engagements planen, um diesen Bedarf zu decken.
  • Nachdem Sie die Stakeholder identifiziert haben, mit denen Sie zusammenarbeiten wollen, werden Sie vielleicht feststellen, dass sie bei früheren Projekten Probleme angesprochen haben, die noch nicht gelöst wurden. Mit diesem Wissen können Sie dann entsprechend planen.
• Erfahren Sie mehr über frühere Engagements, Probleme oder Verpflichtungen mit Stakeholdern. Sie können Ihr SRM verwenden, um den Verlauf des Engagements von Stakeholdern in Ihrem Unternehmen einzusehen. Überprüfen Sie Stakeholder-Profile, um Dinge herauszufinden wie:
  • Was der Stakeholder in der Vergangenheit gesagt hat
  • An welcher Art von Engagements sie teilgenommen haben (persönlich, virtuell, telefonisch usw.)
  • Alle zuvor eingegangenen Verpflichtungen
  • Alle Probleme, die sie angesprochen haben
  • Ideen, was ihnen wichtig ist

Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Stakeholder besser verstehen, Ihre Taktik auf ihre Erwartungen und Präferenzen abstimmen und mit Ihrem Team planen, um strategisch und effektiv zu handeln.

Wie ein SRM bei der Planung von Stakeholder-Beteiligungen hilft

Ihr Plan für die Einbindung von Stakeholdern beschreibt den Zeitplan für die Einbindung, die Sie erreichen wollen. Die Planung der tatsächlichen Engagements in Ihrem SRM wird Ihnen helfen, den Zeitplan zu visualisieren. So können Sie leicht erkennen, ob der Zeitplan mit den verfügbaren Ressourcen realisierbar ist oder ob es Risiken gibt, die Sie frühzeitig angehen können.

Arbeiten Sie mit Ihren internen Stakeholdern, Teams und anderen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zusammen, um Möglichkeiten der internen Zusammenarbeit zu ermitteln und potenzielle Risiken zu erkennen. Sie können Ihr SRM nutzen, um einen Bericht über alle geplanten Engagements zu erstellen und ihn intern zu verteilen, um ihn auf Bedenken oder Lücken zu überprüfen. Anschließend können Sie gemeinsam die besten nächsten Schritte festlegen.

Einige mögliche Risiken, die Sie bei diesen internen Überprüfungen feststellen können, sind:

• Überschneidungen von geplanten Aufträgen.
• Ermitteln Sie, welche Interessengruppen an verschiedenen Projekten beteiligt sind. Nutzen Sie dies, um zu entscheiden, ob es eine Möglichkeit gibt, nur ein Engagement zu veranstalten, bei dem Sie über zwei verschiedene Themen sprechen.
• An ähnlichen Orten geplante Verlobungen, die verschoben oder am selben Tag abgehalten werden können.
• Zu viele Verpflichtungen in einem Zeitraum geplant, der ohne zusätzliche Ressourcen nicht zu bewältigen ist.
• Ungelöste Probleme aus früheren Gesprächen mit einem oder mehreren Interessengruppen.

Wenn alle Ihre zukünftigen Einsätze in einem SRM protokolliert werden, ist es einfach zu verstehen, was auf Sie zukommt, so dass Sie ein besser vorbereitetes und effizienteres Team bilden können.

Das Tool zur Einbindung von Stakeholdern, das Ihnen zum Erfolg verhilft

Durch den Einsatz eines SRM bei der Planung Ihres Engagements können Sie Ihren Arbeitsaufwand verringern, Ihre Projektrisiken reduzieren und die datengestützte Grundlage schaffen, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.

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Tipp: Wenn Sie von Unternehmen gehört haben, die Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) einsetzen, fragen Sie sich vielleicht, ob dies bei der Planung Ihres Engagements hilfreich sein könnte. Ein CRM und ein SRM haben jedoch unterschiedliche Ziele. Während ein CRM den Vertrieb und die Kunden verwaltet, ist ein SRM für das Stakeholder-Management gedacht. In den frühen Planungsphasen und während der gesamten Projektdauer sollten Sie ein SRM verwenden, denn es wurde entwickelt, um Ihren Stakeholder-Projekten zum Erfolg zu verhelfen!