Heutzutage arbeiten Einsatzteams oft an denselben Projekten, aber von verschiedenen Standorten aus. Da einige Mitarbeiter im Außendienst, andere im Büro und wieder andere aus der Ferne arbeiten, kann es schwierig sein, den Überblick über die Fortschritte aller Beteiligten zu behalten und gleichzeitig gemeinsam auf die Projektziele hinzuarbeiten.
Um die Herausforderungen der Zusammenarbeit mit verteilten Teams zu meistern, haben wir eine Liste von Möglichkeiten zusammengestellt, wie eine Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software wie Jambo helfen kann.
- Genaue Verfolgung der Arbeit von Teammitgliedern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen
- Verbesserung der Zusammenarbeit im Team
- Unterstützung der Teammitglieder bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben
- Aus früherer Arbeit lernen
- Helfen Sie Ihrem Team, konzentriert zu bleiben
1. Genaue Verfolgung der Arbeit Ihres Teams über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg
Da die Teammitglieder an verschiedenen Standorten und möglicherweise in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, kann es schwierig sein, den Überblick über alle gesammelten Stakeholder-Daten zu behalten, was zu unnötigen Rückfragen bei Teammitgliedern und doppelten Gesprächen mit Stakeholdern führen kann.
Wenn Sie Jambo zur Verwaltung Ihres Stakeholder-Engagements verwenden, schaffen Sie eine zentrale Datenbank. Das bedeutet, dass die Teammitglieder (oder Auftragnehmer) unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten, ihre Stakeholder-Informationen und Notizen an ein und demselben, zugänglichen Ort erfassen. Alle Daten sind für jeden, der Zugang zur Plattform hat, sofort verfügbar, so dass die Teams immer auf dem neuesten Stand und besser informiert sind.
Daten mit benutzerspezifischen Zeitzonen kennzeichnen
Mit Jambo können Benutzer ihre bevorzugte Zeitzone festlegen. Wenn sie dann eine E-Mail senden oder einen Datensatz erstellen, wird standardmäßig die von ihnen festgelegte Zeitzone verwendet, die auch für den Rest des Teams sichtbar ist.
Zeitzonen für Berichte festlegen
Sie können auch wählen, in welcher Zeitzone Sie Berichte erstellen möchten, was hervorragend ist, da Sie verschiedene Zeitzonen sowohl aus Sicht der Zusammenarbeit als auch aus Sicht der Berichterstattung und Dateneingabe verwalten können.
Ein Beispiel aus der Praxis von den Jambo-Experten: Wenn ein Teammitglied ein Gespräch mit einem Interessenvertreter um 9:00 Uhr morgens (MST) und ein anderes Teammitglied ein Gespräch mit einem Interessenvertreter um 15:00 Uhr (EST) protokolliert hat, zeigt Jambo für jedes Gespräch die korrekte Zeitzone an. So kann jeder genau nachvollziehen, wann die Arbeit erledigt wurde..
2. Verbesserung der Teamzusammenarbeit
Ganz gleich, ob es um die Verfolgung von Engagements, die Erstellung von Berichten oder die Identifizierung von Stakeholdern geht: Sie und Ihre Teams können sich alle bei Jambo anmelden und innerhalb der Plattform zusammenarbeiten, auch wenn einige Mitglieder im Büro, von zu Hause oder in einer anderen Stadt arbeiten.
Beispiele gemeinsam durchgehen
Wenn Sie einem Teammitglied nicht persönlich gegenübersitzen, kann es schwierig sein, über Datenaktualisierungen zu sprechen, ohne Beispiele zu sehen. Mit Jambo können Sie und Ihre Teammitglieder sich gleichzeitig in die Plattform einloggen und gemeinsam Beispiele und Projektaktualisierungen durchgehen, um genau zu sehen, worauf sie sich beziehen, anstatt zu raten oder zusätzliche E-Mails zur Klärung hin- und herzuschicken.
Sehen Sie, wer denselben Datensatz wie Sie anschaut
Um die Transparenz im Team zu erhöhen und die Teamarbeit zu verbessern, zeigt Jambo an, wer gerade in der Plattform aktiv ist. Diese Transparenz macht es einfach zu wissen, mit wem Sie kommunizieren müssen, wenn Sie Fragen haben oder wen Sie kontaktieren müssen, wenn Sie Änderungen am Datensatz vornehmen wollen. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass Sie nicht gleichzeitig an denselben Dingen arbeiten.
Ein praktisches Beispiel von den Jambo-Experten: Wenn Sie in Jambo an einem Kommunikationsdatensatz arbeiten, wird Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms angezeigt. Wenn ein anderes Teammitglied denselben Datensatz wie Sie anzeigt oder bearbeitet, ist auch dessen Profilbild sichtbar - dies zeigt an, dass Sie beide diesen Datensatz gerade anzeigen/bearbeiten. Dies ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit innerhalb der Plattform (und vermeidet doppelte Arbeit).
Arbeiten Sie bewusster mit Ihren Teams und Ihren Stakeholdern
Mit Jambo können Sie sehen, woran Ihre Teams arbeiten und welche Gespräche sie mit den Stakeholdern führen, ohne sie per E-Mail oder telefonisch informieren zu müssen. Der Zugriff auf diese Daten hilft Ihnen, am Puls der Zeit zu bleiben, was mit Ihren Stakeholdern und Gemeinschaften geschieht, und diese Einblicke können dazu beitragen, zukünftige Stakeholder-Interaktionen effektiver zu gestalten.
Ein Beispiel aus der Praxis von den Jambo-Experten: Wenn Sie sich darauf vorbereiten, mit einem bestimmten Stakeholder in Kontakt zu treten, müssen Sie alle Gespräche verstehen, die dieser mit Ihrer Organisation geführt hat, selbst wenn Sie nicht daran beteiligt waren. Wenn alle Stakeholder-Interaktionen in Jambo protokolliert werden, vermeiden Sie es, Ihren Stakeholdern unnötige und potenziell frustrierende Fragen zu stellen, wie z. B. "Wann hat jemand das letzte Mal mit Ihnen darüber gesprochen?" oder "Wann haben wir uns das letzte Mal bei Ihnen gemeldet?" Stattdessen haben Sie Zugriff auf eine Aufzeichnung jedes Gesprächs, das Sie mit diesem Stakeholder geführt haben, und können so effizienter und koordinierter mit ihm zusammenarbeiten.
3. Helfen Sie allen, für ihre Arbeit und Bemühungen verantwortlich zu sein
Wenn Sie mit Ihrem Team oder Ihren Vertragspartnern die erforderlichen Stunden oder Ziele für das Engagement oder die zu erledigenden Aufgaben festgelegt haben, können Sie die letzten Aufzeichnungen in Jambo leicht einsehen, um zu sehen, ob sie auf dem richtigen Weg sind, was allen hilft, die Verantwortung zu übernehmen.
Spezifische Berichte ausführen, um detaillierte Updates zu erhalten
Mit Jambo können Sie schnell und einfach spezifische Berichte auf der Grundlage von Zeit, Standort und sogar eines Benutzers erstellen, so dass Sie sehen können, wer Aktualisierungen hinzugefügt hat oder wer mit Datensätzen verbunden ist, um zu sehen, welche Fortschritte gemacht werden.
Überprüfen Sie den Fortschritt der SRM-Benutzerakzeptanz in Ihrem Team
Ein wichtiger Teil der Teamverantwortung besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Teams ihre Daten in Jambo eingeben und es regelmäßig nutzen. Aber woher wissen Sie, wer die Plattform nutzt, wenn Ihre Teams von verschiedenen Standorten aus arbeiten? Jambo bietet einige Möglichkeiten zur Überwachung der Teamnutzung, darunter einen repräsentativen Bericht, mit dem Sie sehen können, welche Datensätze ein Benutzer erfasst hat oder mit denen er verbunden ist.
Ein praktisches Beispiel von den Jambo-Experten: Wenn Sie einen repräsentativen Bericht in Jambo erstellen und feststellen, dass der Benutzer nicht viele Daten protokolliert hat, können Sie mit ihm ein Gespräch darüber führen. Wenn sich die Fortschritte, von denen sie berichten, nicht in der Plattform widerspiegeln, ist das eine gute Gelegenheit, gemeinsam daran zu arbeiten, dass sie Jambo konsequenter nutzen, so dass ihre gesamte Arbeit dem Team zur Verfügung steht, damit es daraus lernen und sie nutzen kann.
Denken Sie über den Einsatz eines SRM nach? Lesen Sie unseren Blog, 14 Wege, wie Sie Ihr Team auf die Verwendung einer neuen Stakeholder-Management-Software vorbereiten können.
Die Aufgaben aller Beteiligten im Blick behalten
Wenn nicht alle Mitarbeiter im selben Gebäude arbeiten, können Sie nicht einfach in das Büro eines Mitarbeiters gehen, um ihn zu bitten, etwas zu erledigen oder an der Kaffeemaschine kurz über den Projektfortschritt zu plaudern. Daher brauchen Sie eine andere Möglichkeit, um Teamaufgaben effektiv zuzuweisen und zu verfolgen.
Die Jambo-Funktion "Tfragt" ermöglicht es Ihnen, Ihren Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuzuweisen, die sie erledigen sollen. Der Benutzer erhält eine Benachrichtigung, wenn ihm eine Aufgabe zugewiesen wird, und es können auch Erinnerungsbenachrichtigungen können ebenfalls gesendet werden.
Sie können auch verlangen, dass Aufgabenbenachrichtigungen an Sie oder eine andere Person im Team gesendet werden, damit Sie wissen, wann eine Aufgabe erledigt ist. Dies ist nützlich, wenn der Abschluss einer Aufgabe zeitkritisch ist oder Folgeaufgaben davon abhängen.
Sicherstellen, dass Ihre Teamanfragen pünktlich erledigt werden
Mit der Jambo-Funktion "Letzte Änderungen" können Sie verfolgen, welches Teammitglied die letzten Änderungen oder Ergänzungen in der Plattform vorgenommen hat und wann diese Änderungen oder Aktualisierungen vorgenommen wurden.
4. Von der Arbeit der Teammitglieder in aktuellen und früheren Projekten lernen
Mit Jambo können Sie auf früheren Gesprächen aufbauen und wichtige Erkenntnisse aus den Geschehnissen in verschiedenen Abteilungen, Regionen oder Projekten gewinnen.
Bleiben Sie über alle aufkommenden Trends und Probleme informiert und erfahren Sie, wie Sie vorgehen können
MitJambo können Sie sich einen Überblick über die Geschehnisse in Ihren Projekten verschaffen und Ihre Teams bei der Kommunikation mit den Beteiligten unterstützen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass an allen Standorten ein gemeinsames Problem auftritt, können Sie Jambo nutzen, um gemeinsam an der Lösung des Problems zu arbeiten.
Ein Beispiel aus der Praxis von den Jambo-Experten: Wenn Sie feststellen, dass an vielen Ihrer Standorte Lärmprobleme aufgetreten sind, können Sie untersuchen, wie verschiedene Teams oder Standorte auf diese Lärmprobleme reagiert oder sie angegangen haben, um Ihnen bei der Entscheidung über Ihren nächsten Schritt zu helfen. Anhand dieser protokollierten Informationen können Sie von ihnen lernen, sei es durch ihre Wortwahl oder die angebotenen Lösungen.
Nutzen Sie Ihr SRM als lebendiges Dokument mit Kernaussagen
Mit Jambo können Sie überprüfen, wie Ihre Teammitglieder bereits geantwortet oder wichtige Nachrichten übermittelt haben. Sie können ihre Antworten einsehen, sehen, ob sie genehmigt wurden und wie sie aufgenommen wurden. Diese Erkenntnisse können Sie für Ihre künftige Kommunikation nutzen, um die Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten. Sie können nach bestimmten Begriffen oder Interessengruppen suchen, um herauszufinden, welche Schlüsselbotschaften verwendet werden und wie Sie am besten vorgehen sollten.
Aus vergangenen Projekten lernen
Wenn Ihre Organisation Jambo für mehr als ein Projekt verwendet hat, können die Benutzer (mit den richtigen Kontoberechtigungen) die Daten aller Projekte einsehen und so Einblicke in Erfolge, Misserfolge und verschiedene Lernmöglichkeiten gewinnen, die sie an ihre Teams weitergeben können, um ihre eigenen Projekte zu stärken.
5. Helfen Sie Ihren Teams, sich zu konzentrieren und als Teamplayer beizutragen
Wenn Sie Jambo verwenden, um alle Daten Ihrer Stakeholder zu protokollieren, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wo die Daten Ihres Teams gespeichert werden oder wie Sie sie für Berichte zusammenführen. Stattdessen können Sie und Ihre Teams sich auf die Zusammenarbeit konzentrieren, um Ihre Projektziele zu erreichen, egal wo Sie gerade arbeiten.
Geben Sie jedem, was er braucht, durch benutzerbasierte Berechtigungen
Jambo verfügt über benutzerbasierte Berechtigungen, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer nur auf die Daten zugreifen kann, die er benötigt, und dass alles, was privat, vertraulich oder unnötig ist, gesperrt wird. Da Ihre Teams nicht mit dem Zugriff auf zusätzliche Daten überlastet werden, die sie nicht benötigen, um ihre Ziele zu erreichen, können sie sich besser auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben konzentrieren und besser zusammenarbeiten. Dieser Datenfokus trägt dazu bei, die Datenintegrität insgesamt zu wahren und etwaige Datenschutzbedenken zu schützen.
Holen Sie mit einem benutzerfreundlichen und reaktionsschnellen SRM das Beste aus den Daten aller Beteiligten heraus
Jambo ist responsiv und hat ein benutzerfreundliches Design, das Ihnen und Ihren Teams hilft, sich zu konzentrieren, weil es einfach zu bedienen und zugänglich ist. Sie verschwenden keine Zeit damit, herauszufinden, wie die Plattform zu nutzen ist oder wie die Aktualisierungen Ihres Teams zu verstehen sind.
Stattdessen ermöglicht Jambo den Teams den Zugriff auf die benutzerfreundliche Plattform über einen Browser. Ganz gleich, ob Sie und Ihre Teams an einem Desktop, von Ihren Telefonen oder Tablets aus arbeiten: Solange Sie Zugang zum Internet haben, können Sie die Plattform problemlos nutzen, um Ihre Daten zu protokollieren und auf Aktualisierungen zuzugreifen.
Da alle Daten an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen, können Sie und Ihre Teams schnell übersichtliche und informative Berichte mit allen nützlichen Daten erstellen, die Ihr Team gesammelt hat, unabhängig davon, ob es vor Ort, in einer anderen Region oder von zu Hause aus gearbeitet hat.
Nächste Schritte: Ist es an der Zeit, ein SRM einzusetzen?
Unabhängig davon, wo Sie und Ihr Team arbeiten, kann ein Cloud-basiertes SRM wie Jambo dabei helfen, Ihre Daten und Ihr Team zusammenzubringen. Wenn Sie immer noch nicht sicher sind, ob Sie ein SRM benötigen, lesen Sie unseren Blog 10 Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, ein SRM einzusetzen.
Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, sich an das Jambo-Team zu wenden!
