Wie Sie Ihr Jambo-Konto so einrichten, dass Sie die benötigten Berichte erstellen können

Oft merkt man das erst, wenn man einen Stakeholder-Bericht erstellen muss: 

1. Wie wichtig die Berichterstattung für die Einbindung von Interessengruppen ist - vor allem, wenn Sie eine Aufsichtsbehörde oder einen wichtigen Interessenvertreter haben, der Ihren zeitkritischen Bericht erwartet.
2. Wie zeitaufwändig und frustrierend die Erstellung von Stakeholder-Engagement-Berichten sein kann wenn Sie keine Datenverwaltungsplattform verwenden, mit der Sie sie schnell und einfach erstellen können.

Mit einer Software für das Stakeholder Relationship Management (SRM) wie Jambo müssen Sie sich nicht mehr mit dem Aufspüren von Informationen über Ihre Stakeholder herumschlagen, denn die Plattformtechnologie übernimmt diese Aufgabe für Sie. 

Aber wie richten Sie Ihr Jambo-Konto ein, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten für die Erstellung der Berichte verwenden können, die Sie benötigen? tatsächlich benötigen?

Warum die Berichterstattung für das Stakeholder-Engagement wichtig ist 

Zuerst wollen wir uns damit befassen warum die Berichterstattung ein so wesentlicher Bestandteil des Prozesses der Einbeziehung und Konsultation von Interessengruppen ist.

Dabei sind zwei wichtige Punkte zu beachten: 

• Berichte spielen eine wichtige Rolle beim Schließen des Kreises mit Ihren Stakeholdern. Um das Vertrauen Ihrer Stakeholder aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, dass Sie nach Versprechungen oder Gesprächen, die Aktualisierungen und Rückfragen erfordern, immer wieder darauf zurückkommen. Mit Jambo-Berichten können Sie den Kreislauf mit Ihren Stakeholdern leicht schließen und weiterhin starke Stakeholder-Beziehungen aufbauen.

Das Vertrauen der Stakeholder ist ein entscheidender Bestandteil des Stakeholder-Engagements. Lernen Sie sieben Wege kennen, wie Sie das Vertrauen Ihrer Stakeholder aufbauen können.

• Egal, ob Sie es mit Behörden, Regulierungsbehörden, internen oder externen Zielgruppen zu tun habenBerichte helfen Ihnen, die Auswirkungen Ihrer Arbeit zu veranschaulichen und Ihre Aktivitäten zusammenzufassen. Sie werden viel Zeit damit verbringen, Ihre Daten in Jambo einzugeben. Berichte stellen sicher, dass Sie diese Daten nutzen können, um Ihren Fortschritt zu zeigen, wie Sie Ihre Ziele erreichen, und um die Konsultationen zu veranschaulichen, die für Regierungen und Aufsichtsbehörden stattgefunden haben.

Arten von Berichten, die Sie in Jambo erstellen können 

Bevor wir darüber sprechenwiewie Sie Ihr Jambo-Konto so einrichten, dass Sie die gewünschten Berichte erstellen können, ist es hilfreich, einige der Jambo-Berichte zu kennen, die standardmäßig verfügbar sind. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, die Sie in den folgenden Phasen des Stakeholder-Engagements verwenden können:

• Berichte über die Planungsphase des Engagements 
• Berichte über die Konsultations-/Engagementphase 
• Berichte nach der Konsultationsphase 

Berichte über die Phase der Engagementplanung  

In der Planungsphase müssen Sie Folgendes beachten:  

• Bestimmen Sie die Interessengruppen und Gemeinschaften, die Sie einbeziehen möchten 
• Erfahren Sie mehr über sie 
• Aus früheren Projekten lernen, um dieses Projekt zu leiten 

In dieser Phase könnte Ihnen unser "Kontaktbericht" und/oder "Engagementbericht" von Nutzen sein. 

Kontaktbericht:  

Sie können einen Kontaktbericht aus vielen Gründen erstellen. Vielleicht benötigen Sie eine einfache Liste mit den Namen und E-Mail-Adressen aller Ihrer Stakeholder oder einen viel umfassenderen Bericht mit allen Informationen, die Sie den Kontaktprofilen hinzugefügt haben (z. B. Zuordnungen, Tags oder benutzerdefinierte Felder). Wie auch immer, die Kontaktberichte von Jambo können Ihnen helfen, die benötigten Daten zu erhalten. 

Jambo-Kontaktberichte können Ihnen helfen, dies zu bestimmen: 

• Welche Kontakte befinden sich an einem bestimmten Ort oder in einem bestimmten Interessensgebiet? Ein Kontaktbericht kann Ihnen dabei helfen, zu sehen, welche Kontakte mit Interessensgebieten in Verbindung stehen oder sich an einem bestimmten Ort befinden.
• Welche Kontakte werden an Ihrem nächsten Projekt beteiligt sein? Die Daten und Attribute, die Sie Ihren Kontaktprofilen hinzugefügt haben, können Ihnen dabei helfen, Ihre Zielgruppe für Ihr nächstes Projekt zu erstellen oder zu entscheiden, wen Siefür Ihr nächstes Projekt in Betracht ziehen.

Bericht über das Engagement: 

In der Planungsphase kann es hilfreich sein, einen Commitment-Bericht über frühere Projekte zu erstellen, um zu erfahren, welche Art von Versprechen den Beteiligten in der Vergangenheit gemacht wurden. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, welche Ressourcen Sie für Ihr bevorstehendes Projekt benötigen. 

Jambo Commitment Reports kann Ihnen helfen:  

• Lernen Sie aus früheren Engagements. Anhand früherer Verpflichtungen können Sie feststellen, ob es bei früheren Engagements gemeinsame Forderungen, Versprechen oder Gespräche mit Interessengruppen gab, die Sie bei der Vorbereitung von Schlüsselbotschaften und Ressourcen nutzen können.
• Informieren Sie sich über einen bestimmten Stakeholder, bevor Sie mit dem Engagement beginnen. Wenn Sie mit einem Stakeholder in Kontakt treten, dem gegenüber Ihr Unternehmen bereits Verpflichtungen eingegangen ist, können Sie einen Verpflichtungsbericht erstellen, um die Historie der Verpflichtungen mit diesem Stakeholder zu überprüfen und zu verstehen, worauf der Stakeholder Wert legt oder was ihm wichtig ist. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, mehr über Ihre Stakeholder zu erfahren, können Sie das Beste aus Ihrer ersten Interaktion mit ihnen herausholen.

Berichte über die Konsultations-/Engagementphase 

In der Phase der Konsultation oder des Engagements möchten oder müssen Sie vielleicht die Arbeit Ihres Teams bzw. Ihrer Teams zusammen mit Details und Aktualisierungen über den Projektfortschritt darstellen. Hier können der "Kommunikationsbericht" und der "Projektübersichtsbericht" von Jambo helfen. 

Kommunikationsbericht: 

Ein Kommunikationsbericht kann Ihnen bei der Zusammenfassung helfen: 

• Mit wem Sie geredet haben 
• Worüber Sie gesprochen haben 
• Welche Fragen oder Verpflichtungen haben sich ergeben? 

Jambo-Kommunikationsberichte können Ihnen helfen, dies zu ermitteln: 

• Wurde jemand vermisst? Mit diesem Bericht können Sie feststellen, ob Sie Personen übersehen haben, die Sie eigentlich ansprechen oder konsultieren wollten. Mit diesem schnellen Überblick können Sie sicherstellen, dass Sie mit Ihrem Engagementplan auf dem richtigen Weg sind.
• Haben Sie vergessen, sich bei jemandem zu melden, dem Sie es versprochen haben? Wenn Sie versprochen haben, sich in einer bestimmten Projektphase mit einem Stakeholder in Verbindung zu setzen, und die Frist näher rückt, können Sie sehen, was Sie noch tun müssen, bevor Sie zum nächsten Projektschritt übergehen.

Projektübersichtsbericht: 

Der Projektübersichtsbericht hilft Ihnen, Ihre Aktivitäten, Kontakte, Kommunikation, Probleme, Aufgaben und andere wichtige Elemente, die während eines bestimmten Zeitraums in Ihrem Projekt aufgetreten sind, zusammenzufassen.  

Jambo-Projektübersichtsberichte können Ihnen bei der Ermittlung helfen: 

• Was hat Ihr Team bis heute erreicht? Sie können einen Bericht auf der Grundlage der Aktivitäten Ihres Teams über einen bestimmten Zeitraum (z. B. die letzten drei Monate) erstellen, um einen Überblick zu erhalten, der Ihnen hilft zu entscheiden, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder Ihre Pläne anpassen müssen. Dieser Bericht eignet sich hervorragend zur Weitergabe an Managementteams oder Entscheidungsträger, um alle über das Projekt auf dem Laufenden zu halten und die Akzeptanz zu fördern.

Berichte nach der Konsultationsphase  

In der Phase nach der Konsultation sollten Sie Ihr Projekt und die Reaktionen und Rückmeldungen Ihrer Interessengruppen und Gemeinschaften zusammenfassen. Sie werden auch sicherstellen wollen, dass nichts mehr offen ist und dass Sie den Kreis mit allen Beteiligten geschlossen haben. Grafiken und Analysen aus Jambo-Berichten und dem Problembericht können Ihnen helfen, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. 

Grafiken und Analysen von Jambo Reports: 

Unabhängig davon, über welchen Bereich von Jambo Sie berichten, stehen Ihnen farbenfrohe und nützliche Analysen und Grafiken zur Verfügung, die Sie mit all Ihren wichtigen Zielgruppen teilen können. 

Berichtsgrafiken und Analysen können helfen: 

• Teilen Sie Ihre abschließenden Erkenntnisse in Ihrer Abschlusspräsentation mit. Sie können den bereits erwähnten "Projektübersichtsbericht" oder "Kommunikationsbericht" aufrufen, um auf nützliche Analysen und Grafiken zuzugreifen, die Sie zu Unternehmensberichten oder Präsentationen hinzufügen können, um Ihre Projektergebnisse und allgemeinen Erkenntnisse visuell zu vermitteln.

Issues Report: 

Mit dem Problembericht von Jambo können Sie sehen, welche Probleme aufgetreten sind, worum es sich handelt, wer daran beteiligt ist, welchen Status, welche Auswirkungen und welche Priorität sie haben, und sogar den Verlauf, einschließlich aller Kommunikationsaufzeichnungen zu diesen Problemen. 

Jambo Issues Reports kann Ihnen helfen, dies zu bestimmen:  

• Welche Probleme traten während Ihres Projekts auf, und wie haben Sie sie gelöst? Ein Teil Ihres Überblicks über das Risikomanagement kann die Untersuchung aller Probleme sein, die während Ihres Projekts auftraten. Sie können einen Bericht über alle Projektprobleme erstellen, aus dem Sie ersehen können, wer beteiligt war, welche Gespräche geführt wurden und welche Art von Antworten zu den einzelnen Problemen kamen.
• Gibt es noch offene Fragen der Stakeholder? Wenn Sie Ihr Projekt abschließen und sehen möchten, ob es noch offene Fragen oder Folgemaßnahmen gibt, können Sie einen Bericht über ungelöste Fragen erstellen.

Ein Tipp von Jambo's Stakeholder Engagement Specialist:Wenn Sie Ihre Nachbereitung abgeschlossen haben, sollten Sie in Ihren Kommunikationsunterlagen eine abschließende Zusammenfassung des Gehörten festhalten. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie den Kreis geschlossen haben, und können nachweisen, dass Sie den Kreislauf mit all Ihren Stakeholdern geschlossen haben, so dass Ihr(e) Team(s), Ihr Publikum und die Regulierungsbehörden die Ergebnisse sehen können.

Wie Sie Ihr Jambo-Konto so einrichten, dass Sie die benötigten Berichte erstellen können  

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihr Jambo-Konto so eingerichtet ist, dass es Ihre speziellen Berichtsanforderungen erfüllt? Das geht am besten in der Jambo-Einführungsphase, in der Sie mit dem Jambo Customer Success-Team besprechen, wie erfolgreiches Datenmanagement und Reporting für Ihr Unternehmen aussehen. Unser Team wird Ihnen dabei helfen, den Inhalt Ihrer gewünschten Berichte zu entwerfen und Ihr Jambo-Konto so einzurichten, dass es Ihren Berichtsanforderungen und Projektzielen entspricht. 

Wir geben Ihnen Empfehlungen und Konfigurationen, die Ihren Anforderungen entsprechen, z. B. spezielle Berichte mit benutzerdefinierten Feldern, Tags oder Berichtsvorlagen. Am Ende des Tages, wird Ihr Konto eingerichtet für Sieso dass Sie genau wissen, wo Ihre Daten in der Plattform gespeichert werden und wie Sie die gewünschten Berichte erstellen können.

Bietet Jambo benutzerdefinierte Berichte an? 

Es gibt viele Möglichkeiten, Jambo-Berichte anzupassen. Unser Customer-Success-Team kann Sie bei der Einführungsphase durch dieses Thema führen. Vielleicht müssen Sie Ihre Daten auf eine bestimmte Weise filtern oder verschiedene Attribute gruppieren, um Ihre Daten wirklich zu durchforsten. Möglicherweise können wir sogar einen aktuellen Bericht so konfigurieren, dass er Ihren individuellen Anforderungen entspricht. 

Was sind die Berichtsvorlagen von Jambo? 

Oben haben wir bereits die Berichtsvorlagen erwähnt, d. h. Berichte, die Sie erstellen, speichern und für Sie oder Ihr Team kennzeichnen können, um sie in Zukunft wieder zu verwenden, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet!  

Ein Beispiel aus dem wirklichen Leben von den Jambo-Experten:Wenn Sie für die Erstellung eines monatlichen Statusberichts verantwortlich sind, aber in den Urlaub fahren und ein Backup für die Erstellung benötigen, können Sie eine Berichtsvorlage für diesen regelmäßigen Bericht erstellen und sie entsprechend benennen (z. B. monatlicher Statusbericht). Sobald Sie die Berichtsvorlage gespeichert haben, kann jeder Jambo-Benutzer in Ihrem Projektteam auf die Vorlage zugreifen. Wenn Sie dies wissen, können Sie einer anderen Person in Ihrem Team eine Aufgabe zuweisen, die den Bericht während Ihrer Abwesenheit ausführt.

Fragen, die Ihnen bei der Vorbereitung auf Ihr Jambo Onboarding helfen:  

Damit Sie das Beste aus Ihrer Onboarding-Erfahrung herausholen, können Sie sich vorbereiten, indem Sie Antworten auf die folgenden Fragen sammeln: 

• Welche Berichte möchten Sie erstellen? 
• Welche Informationen wollen Sie während Ihres Projekts weitergeben oder darstellen? 
• Welche rechtlichen Anforderungen müssen Sie erfüllen? 
• Welche Erkenntnisse wollen Sie gewinnen? 
• Welche Art von Informationen möchten Sie über Ihr Projekt erfahren? 
• Zu welchen speziellen Bereichen erhalten Sie häufig Fragen? 
• Was sind die schwierigsten Berichte, die Sie in der Vergangenheit erstellt haben? 
• Welche Ziele oder KPIs haben Sie für Ihr Projekt? 
• Wie würde ein Erfolg für Ihr Projekt aussehen? 

 Wie wir Ihre Berichtsanforderungen jetzt und in Zukunft erfüllen 

Während des Onboardings sorgt unser Customer Success-Team dafür, dass Sie mit der Jambo-Plattform arbeiten können, aber wir sind auch für Ihren langfristigen Erfolg da. Jambo ist so konzipiert, dass es auf Ihre sich ändernden Anforderungen reagieren kann. Wenn sich also etwas für Sie ändert, wenden Sie sich an Ihr Customer Success-Team, damit es sicherstellen kann, dass Jambo weiterhin Ihren wachsenden Anforderungen entspricht.

Wo erfahren Sie mehr über den Implementierungs- und Onboarding-Prozess von Jambo? 

Wenn Sie mehr über unseren einfachen Onboarding-Prozess erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog über den einfachen 5-Schritte-Implementierungsprozess von Jambo, in dem wir folgende Themen behandeln: 

• Ziele 
• Ungefähre Zeitvorgaben 
• Häufig gestellte Fragen zu Datenimporten, Schulungen und laufendem Support 

Haben Sie Fragen? Buchen Sie ein 15-minütiges Informationsgespräch mit unserem Team.