Verbesserung Ihres Änderungsmanagementprozesses mit Software für das Management von Stakeholder-Beziehungen (SRM)

Wie ein SRM Ihre Schlüsselkommunikation für einen reibungsloseren Übergang verwalten kann

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen neue Technologien einführt oder organisatorische Ziele ändert, kann das Änderungsmanagement ein komplizierter Prozess mit vielen verschiedenen Phasen sein.

Wie Ihre Stakeholder Ihren Change-Management-Prozess wahrnehmen, kann unterschiedlich sein. Wenn Sie Bedenken bezüglich des Veränderungsmanagements nicht mit klarem und transparentem Engagement angehen, kann die Situation schnell außer Kontrolle geraten, weil Gerüchte und Annahmen das Vertrauen zerstören und wichtige Beziehungen zu den Stakeholdern untergraben.

In unserem heutigen Blog erfahren Sie, wie Sie die Einbeziehung von Stakeholdern in Ihr Änderungsmanagementprojekt einbeziehen können und wie unsere Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software Jambo Ihnen helfen kann, den Änderungsmanagementprozess effizienter und effektiver zu gestalten.

Warum ist die Einbeziehung von Stakeholdern für das Veränderungsmanagement wichtig?

Zu den Stakeholdern Ihres Änderungsmanagementprojekts gehören alle Personen, die von der Änderung betroffen sind (z. B. Mitarbeiter, Partner, Auftragnehmer, Aufsichtsbehörden usw.).

Mit einem durchdachten und rechtzeitigen Engagement können Sie die Unterstützung und das Verständnis aller Beteiligten gewinnen, was für den Erfolg Ihres Veränderungsprojekts entscheidend ist. Veränderungen sind jedoch nicht immer angenehm oder willkommen, und der Widerstand einiger Interessengruppen gegen Ihren Change-Management-Prozess ist unvermeidlich. Daher gibt es einige wichtige Schritte zu beachten. 

Erfahren Sie mehr über die 3 Gründe, warum Stakeholder-Beziehungen der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens sind, besuchen Sie unseren Blog!

Überlegungen zum Engagement im Änderungsmanagement

Stakeholder-Mapping

Wer wird von den Änderungen betroffen sein?

Es wird interne und externe Stakeholder geben, die berücksichtigt werden müssen. Versuchen Sie also, ein Brainstorming mit allen möglichen Personen durchzuführen, die von diesen Änderungen betroffen sein könnten.

Verwendung von a Stakeholder Map Canvaskategorisieren Sie die Stakeholder nach dem Grad ihres Interesses und ihres Einflusses auf Ihr Projekt und dessen Erfolg.

Neu im Stakeholder-Mapping? Lesen Sie unseren Blog über die Durchführung einer Stakeholder-Mapping-Übung.

Diese Kategorisierung kann Ihnen bei der Entscheidung über Engagement-Taktiken helfen.

Formen der Kommunikationmunikation

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überlegen, wie Sie am besten mit Ihren Stakeholdern kommunizieren:

• Intranet? 
• E-Mail?
• Videoanruf? 
• Telefonanruf?
• Persönliche Treffen? 

Nicht alle Stakeholder benötigen das gleiche Maß an Kommunikation (z. B. wird eine Intranet-Ankündigung für einige funktionieren, aber nicht für alle). Auch werden nicht alle Interessengruppen auf die verschiedenen Kommunikationsformen gleich reagieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, um zu entscheiden, wie Sie mit den einzelnen Interessengruppen kommunizieren werden, und denken Sie daran, flexibel zu sein, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, die verwendeten Kommunikationsformen müssen klar und leicht zu kontrollieren sein.

Leiterschaft

Damit Ihr Veränderungsmanagement effektiv ist, müssen Sie die Führungskräfte bestimmen, die das Management Ihrer Bemühungen zur Einbeziehung der Interessengruppen leiten werden. Die Führungskräfte müssen vertrauenswürdig, ansprechbar und sachkundig sein.

Legen Sie die Rollen der Führungskräfte fest und bestimmen Sie, wer für die Kommunikation mit den einzelnen Interessengruppen zuständig sein wird. Überlegen Sie, welche Führungskräfte während des Veränderungsprozesses als Ansprechpartner fungieren und wie die Interessengruppen mit ihnen in Kontakt treten werden.

Dies sind Fragen, die Sie beantworten müssen, bevor Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren.

Kernaussagen

Legen Sie Ihre Schlüsselbotschaften frühzeitig fest, um eine klare und einheitliche Kommunikation zu gewährleisten. Diese Klarheit und Kohärenz trägt dazu bei, Verwirrung über gemischte Botschaften zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Interessengruppen von Anfang an die wichtigen Informationen erhalten, die sie benötigen.

Zunächst müssen Sie ein klares Verständnis des Ziels haben, das Ihre Organisation mit der Umsetzung der Änderungen erreichen will, und dann die Schlüsselbotschaften definieren, die dies Ihren Stakeholdern auf verständliche Weise erklären.

Eine sorgfältige Formulierung ist von entscheidender Bedeutung, da Ihre Entscheidungen Einfluss darauf haben können, wie Ihre Interessengruppen den Prozess sehen werden, also nehmen Sie sich Zeit, um eine durchdachte Botschaft zu entwickeln. Jeder, der als Führungskraft an dem Prozess beteiligt ist, sollte die Schlüsselbotschaften und alle Änderungen an diesen Botschaften kennen.

Was ist der Plan?

Die Interessengruppen fühlen sich gestärkt, wenn sie so früh wie möglich relevante und ehrliche Informationen über die anstehenden Veränderungen erhalten.

Bevor Sie mit dem Engagement beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen Plan und einen Zeitplan für die Kommunikation der bevorstehenden Veränderungen haben.

Sorgen Sie immer für eine Feedbackschleife, damit die Beteiligten wissen, an wen sie sich mit ihren Anliegen oder Fragen wenden können. Sie können sich nicht wirklich mit Ihren Stakeholdern auseinandersetzen, wenn diese nicht zu dem Gespräch beitragen können.

Wenn die Stakeholder wissen, wann sie Mitteilungen zu erwarten haben und an wen sie sich mit Fragen wenden können, fühlen sie sich einbezogen, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sich Ihre Stakeholder für Informationen an die gefürchtete Gerüchteküche wenden.

Kommunikation ist der Schlüssel, und das richtige Werkzeug ist entscheidend

Wenn Sie Ihren Plan aufgestellt haben, wie werden Sie Ihre gesamte Kommunikation und die Einbindung der Interessengruppen organisieren, verwalten und verfolgen?

Wenn Sie die Kommunikation mit Ihren Stakeholdern nicht angemessen verfolgen, besteht die Gefahr, dass Sie nicht mitbekommen, was die Stakeholder sagen, und dass Sie keine Gelegenheit haben, mögliche Probleme schnell zu lösen. Dies kann sich negativ auf den Erfolg Ihres Change-Management-Prozesses auswirken und zu einer Unterbrechung der Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern führen.

Um sicherzustellen, dass die Stakeholder die richtigen Informationen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen erhalten, ist Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software ein Tool, mit dem Sie alle Ihre Stakeholder-Interaktionen in einem einzigen, leicht verständlichen Bereich verwalten können.

Wie Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software Ihrem Unternehmen helfen kann, erfahren Sie in unserem Blog!

Ein SRM kann allen am Änderungsmanagementprozess Beteiligten helfen, die Kommunikation mit den Stakeholdern kollaborativ und zielgerichtet zu steuern. Die Projektleiter können sicherstellen, dass die Schlüsselbotschaften verwendet werden, überprüfen, wer kontaktiert wurde und wer nicht, und den Status aller Stakeholder-Probleme verfolgen.

Wie Jambo Stakeholder Relationship Management Software hilft

Mit Workflows, die speziell für die Verwaltung von Stakeholder-Informationen und die Einbindung von Stakeholdern entwickelt wurden, macht unser SRM, Jambo, die Verwaltung und Organisation der Einbindung von Stakeholdern während eines Change-Management-Projekts einfach und unkompliziert.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Jambo hilft:

Nachbereitung

Wenn es um das Management von Veränderungen geht, werden zweifellos Verpflichtungen gegenüber den Beteiligten eingegangen. 

Zusagen (man könnte sie auch Versprechen nennen) müssen eingehalten werden. Wenn Sie oder jemand aus Ihrem Team vergisst, eine Zusage gegenüber einem Stakeholder einzuhalten, wird das Vertrauen, das Sie zu dieser Person hatten, schnell schwinden, was riskant ist, da Vertrauen beim Veränderungsmanagement entscheidend ist.

Denken Sie daran, dass es Jahre dauert, Vertrauen aufzubauen, aber nur Sekunden, es zu zerstören.

Mit dem Modul für Zusagen in Jambo können Sie alle Zusagen (aktuelle und vergangene) leicht einsehen. Sie können Zusagen auch nach Stakeholder-Kontakt suchen, was sehr nützlich ist, wenn Sie mit ihnen sprechen und sicherstellen möchten, dass Sie über alle Zusagen, die Sie oder Ihr Team gemacht haben, auf dem Laufenden sind.

Alles dokumentieren

Mit Jambo wird Ihr Eingabeprozess vereinfacht und rationalisiert. Mit all Ihren Kommunikations- und Stakeholder-Informationen in einem einheitlichen und organisierten System können Sie verstehen, was die Leute sagen, und besser entscheiden, was funktioniert und was geändert werden muss.

Mit all Ihren Informationen im System können Sie Berichte erstellen, um Ihr Projekt besser zu verstehen. So können Sie z. B. die Anzahl der offenen Probleme ermitteln oder einen Projektüberblick erstellen, den Sie leicht mit dem Management und den wichtigsten Beteiligten teilen können.

Integrierte Karten

Die in Jambo integrierten Karten helfen Ihnen, Ihre Aktivitäten zur Einbindung der Stakeholder visuell nachzuvollziehen, und helfen Ihnen, alle Problembereiche zu verfolgen. Dies ist nützlich, wenn mehrere geografische Standorte an dem Projekt beteiligt sind.

Tagging

Das einzigartige Tagging-System von Jambo ermöglicht es Ihnen, Stakeholder und Engagement-Datensätze mit benutzerdefinierten Tags zu versehen, um Trends in Ihren Daten besser verfolgen und erkennen zu können.

Tags sind hilfreich, wenn Sie bestimmte Beteiligte verfolgen wollen. Sie können wichtigen Stakeholdern Tags hinzufügen, um sie nach Wichtigkeit, Anliegen, Interessen usw. zu identifizieren. Sie können Ihre Tags auch filtern und durchsuchen, um alle Interaktionen mit den markierten Personen zu finden und Berichte über sie zu erstellen.

Ausgaben

Bei der Umsetzung von Veränderungen treten zwangsläufig Probleme mit den Interessengruppen auf, die so schnell und taktvoll wie möglich gelöst werden müssen.

Mit dem Problem-Modul von Jambo und der leicht verständlichen Zeitleiste für Probleme können Sie alle aktuellen und früheren Probleme überwachen und deren Auswirkungen und Priorität verstehen.

So können Sie sicherstellen, dass Sie nie versäumen, eine Lösung für ein Problem zu finden. Sie haben Zugang zu einem Zeitplan, der die gesamte Kommunikation mit den Stakeholdern im Zusammenhang mit dem Problem aufzeigt. Dies ist wichtig, um das Vertrauen der Stakeholder aufzubauen und zu erhalten, und entscheidend dafür, dass Ihr Change-Management-Projekt vorankommt.

Was ist mit anderen Change Management Tools?

Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung der Kommunikation im Änderungsmanagement

Tabellenkalkulationen sind nicht ideal für die Verwaltung des Stakeholder-Engagements, da sie schnell unübersichtlich und kompliziert werden, was problematisch ist, wenn Sie versuchen, wichtige Informationen zu organisieren und zu verwalten.

Oft fängt es mit einem Arbeitsblatt an, aber es werden schnell fünf, zehn oder mehr daraus. Wenn Ihre Informationen in mehreren Tabellenkalkulationen enthalten sind, wird die Überprüfung und Berichterstattung über wichtige Informationen durch Querverweise schnell kompliziert.

Auch bei der Arbeit an einem Änderungsmanagementprojekt, bei dem mehrere Personen Zugang zu den Daten benötigen, um sie einzugeben und gemeinsam zu nutzen, können Tabellenkalkulationen übermäßig kompliziert werden und aufgrund möglicher Datenlücken (z. B. aufgrund inkonsistenter Eingabemethoden oder schlechter Organisation) sogar ein Projektrisiko darstellen. 

Tabellenkalkulationen sind nicht mehr zeitgemäß? In unserem Blog finden Sie die 10 Gründe, warum es Zeit ist, sich von Tabellenkalkulationen zu trennen.

Verwendung von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) zur Verwaltung der Kommunikation im Rahmen des Änderungsmanagements

Die richtige Software, die Sie bei der Organisation unterstützt, ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Obwohl es einige Ähnlichkeiten mit SRM gibt, sind CRMs auf die Verwaltung von Kunden und Verkäufen ausgelegt, nicht auf die Verwaltung von Stakeholdern. Dies bedeutet, dass die Arbeitsabläufe und die Nomenklatur unterschiedlich sind, was sowohl verwirrend als auch kostspielig sein kann und die Effektivität des Tools stark beeinträchtigt. Umgekehrt sind SRMs für Stakeholder konzipiert und verfügen über Arbeitsabläufe, die deren Engagement unterstützen.

Möchten Sie mehr über den Unterschied zwischen SRM und CRM erfahren? Besuchen Sie unseren Blog!

Sag Hallo zu Jambo

Jambo ist der schnellste und einfachste Weg für Organisationen und Behörden, ihre Stakeholder-Informationen, Stakeholder-Kommunikation und ihre Stakeholder-Engagement-Projekte zu verwalten.

In diesen Zeiten des Wandels werden Change-Management-Projekte in allen Branchen immer beliebter. Jambo hilft den Leitern von Change-Management-Projekten bei der Bewältigung vieler der einzigartigen Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind.

Wenn Sie mehr über Jambo erfahren möchten und darüber, wie es die Einbindung von Stakeholdern in Ihrem Unternehmen vereinfachen kann, buchen Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem Jambo-Experten!