5 Wege, wie Stakeholder Relationship Management Software Ihnen hilft, effektiv mit Stakeholdern zu kommunizieren

Wie ein SRM dabei helfen kann, die Kommunikation mit Ihren Stakeholdern zu verbessern und die Beziehungen zu ihnen zu festigen

Eine effektive Kommunikation mit den Stakeholdern während des Stakeholder-Engagements ist unerlässlich. Neben vielen anderen Vorteilen kann sie Ihnen helfen:

• Verstehen Sie Ihre Projekte und Ihre Stakeholder besser.
• Verhinderung von Wissenslücken.
• Reduzieren Sie Risiken.
• Aufbau dauerhafter, positiver Beziehungen zu den Interessengruppen.
• Genehmigung des Bauprojekts.

Aber wie kann eine Software für das Stakeholder Relationship Management (SRM) Ihnen helfen, besser zu kommunizieren?

Was ist Stakeholder Relationship Management Software (SRM)?

SRM steht für Stakeholder Relationship Management, und ein SRM ist eine Software zur Verwaltung all Ihrer Stakeholder-Beziehungen und der Kommunikation mit den Stakeholdern.

Mit einem SRM haben Sie und Ihr Team einen zentralen Ort, an dem Sie Informationen über die Einbindung von Stakeholdern protokollieren können, so dass jeder immer genau weiß, wo er alles findet, was er braucht. Organisierte Daten vereinfachen den Prozess des Stakeholder-Managements, sodass er nicht überwältigend oder unüberschaubar wird, und ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, die eingegebenen Informationen zu nutzen, um informiert zu bleiben, konsistenter und effektiver zu kommunizieren und sich auf den Aufbau sinnvoller und vertrauensvoller Stakeholder-Beziehungen zu konzentrieren.

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5 Wege, wie Stakeholder Relationship Management Software Ihnen hilft, effektiv mit Stakeholdern zu kommunizieren:

1. Profile von Interessenvertretern
2. E-Mail-Integration
3. Rückverfolgbarkeit
4. Protokollierung der Rollen der Beteiligten
5. Tracking-Einstellungen

1. Profile von Interessenvertretern

Die meisten SRMs ermöglichen Ihnen die Verwaltung von Stakeholder-Kontaktinformationen, aber einige bieten Ihnen auch die Möglichkeit, detailliertere Stakeholder-Profile einzusehen. Die Stakeholder-Profile sind ein zentraler und organisierter Ort für Sie und Ihr Team, an dem Sie wichtige Informationen über die gesamte Kommunikation mit Ihren Stakeholdern oder Organisationen einsehen können:

• Was wurde besprochen, und mit wem?
• Wurden irgendwelche Probleme angesprochen? Wie ist der Status der Probleme (wurden sie gelöst)?
• Wurden irgendwelche Verpflichtungen eingegangen? Wurden die Verpflichtungen erfüllt?
• Welche Anliegen oder Interessen hat der Stakeholder?
• Welchen Interessengruppen oder Klassifizierungen gehören sie an?

Wenn Sie sich mit einem bestimmten Stakeholder treffen, können Sie sich leicht auf das Treffen vorbereiten, indem Sie sein Stakeholder-Profil durchgehen, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Mit diesem Überblick können Sie sicherstellen, dass Sie ihnen nicht dieselben Fragen stellen, die ihnen schon einmal gestellt wurden, und dass Sie besser über ihre Situation informiert sind (z. B. ob es Probleme gibt, die von diesem Stakeholder aufgeworfen wurden und die noch nicht behandelt oder gelöst wurden). Auf diese Weise können Sie den Stakeholdern zeigen, dass Ihre Organisation ihnen zugehört und ihre Ansichten ernst genommen hat, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie auch in Zukunft mit Ihnen kommunizieren möchten.

2. E-Mail-Integration

Zu verstehen, was den Stakeholdern zuvor gesagt wurde, ist entscheidend für den Aufbau positiver Beziehungen in der Zukunft. Die Protokollierung aller Aufzeichnungen der Kommunikation mit Ihren Stakeholdern in einem SRM kann dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

E-Mail ist ein gängiges Kommunikationsmittel für die Kontaktaufnahme mit Interessengruppen. Mit einem SRM, das es Ihnen ermöglicht, Kommunikationsdatensätze per E-Mail direkt in die Plattform zu senden, können Sie Datensätze schnell und einfach protokollieren. Ein SRM wie Jambo kann sogar noch einen Schritt weiter gehen, indem es die Systemlogik nutzt, um Ihre E-Mails in einen vollständigen und verständlichen Kommunikationsdatensatz zu übersetzen, wobei auch Anhänge intakt und mit dem Datensatz verbunden bleiben. Auf diese Weise sind alle Beteiligten stets auf dem Laufenden und Ihr Team kann entscheiden, was als Nächstes getan werden muss.

Die Möglichkeit, Kommunikationsdatensätze einfach an Ihr SRM zu senden, bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass wichtige Informationen in den E-Mails verschiedener Teammitglieder verbleiben, wodurch das Risiko von Datenlücken bei der Einbindung von Stakeholdern verringert wird.

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3. Rückverfolgbarkeit

Nicht alle Stakeholder interessieren sich für dieselben Dinge oder benötigen dieselben Informationen. Um sicherzugehen, dass Sie mit jedem Stakeholder gut kommunizieren, ist es wichtig, ihre individuelle Sichtweise auf Ihr Projekt zu verstehen, und dabei kann die Rückverfolgbarkeit helfen.

Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass alle Stakeholder-Informationen in Ihrem SRM einfach miteinander verknüpft werden können, um die "ganze Geschichte" Ihres Projekts und Ihrer Stakeholder zu erzählen. Die Nachvollziehbarkeit ist eine hervorragende SRM-Funktion, denn durch die Verknüpfung von Kommunikation, Problemen, Verpflichtungen und Aufgaben können Sie sich sehr schnell ein umfassendes Bild von Ihren Stakeholdern und deren Sichtweise auf Ihr Projekt machen, ohne lange suchen zu müssen. Dank dieses umfassenden Verständnisses können Sie und Ihr Team effektiver kommunizieren und sicher sein, dass Sie die wichtigsten Themen ansprechen, die für Ihre Stakeholder am wichtigsten sind.

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4. Protokollierung der Stakeholder-Rollen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie auf Personen stoßen, die in Ihrem Engagementprogramm mehrere Stakeholder-Rollen oder Perspektiven vertreten.

Ein Stakeholder kann beispielsweise gleichzeitig ein privater Geschäftsinhaber, ein Mitglied des örtlichen Geschichtsvereins und ein Angestellter einer Organisation sein. Wenn Sie also verstehen, welche Rolle der Stakeholder zu dem Zeitpunkt, an dem er mit Ihrer Organisation in Kontakt tritt, vertritt, können Sie wichtige Informationen erhalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihr SRM die Aufzeichnung ermöglicht:

1. dass ein Stakeholder-Kontakt mit mehreren Organisationen verbunden ist und;
2. welche Organisation der Stakeholder-Kontakt bei jedem Engagement vertrat.

Mit dieser Funktion können Sie leicht feststellen, welche Rolle ein Stakeholder vertritt und welche Themen oder Verpflichtungen mit dem Stakeholder und der jeweiligen Organisation verbunden sind. Dies ist für Ihre Datensätze von Vorteil, da der ursprüngliche Datensatz sowohl mit dem Stakeholder als auch mit der ursprünglichen Organisation verknüpft bleibt. So bleibt die Integrität Ihrer historischen Daten erhalten, während gleichzeitig die sich verändernde Natur Ihrer Stakeholder und ihre Beziehungen zu ihrer Gemeinschaft, Gruppen und Organisationen hervorgehoben werden.

Diese zusätzlichen Erkenntnisse über Ihre Stakeholder und ihre verschiedenen Rollen können Ihrem Team den Kontext liefern, den es braucht, um die Kommunikation relevant, aktuell und zielgerichtet zu halten.

Wie Jambo dazu beiträgt, das Risiko bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern zu senken, erfahren Sie in unserem Blog, besuchen Sie unseren Blog!

5. Tracking-Einstellungen

Wenn Sie die Vorlieben Ihrer Stakeholder kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie so kommunizieren, wie es für sie am besten ist, und gleichzeitig zeigen, dass Sie zuhören, was sie bereits mitgeteilt haben. 

Um Präferenzen festzuhalten, verwenden Sie ein SRM mit einem internen Notizbereich, in dem Sie Informationen wie Erreichbarkeitszeiten, bevorzugter Name, Lieblingsgetränk usw. festhalten. Sie und Ihr Team können diese Informationen dann nutzen, um die Kommunikation oder persönliche Treffen zu personalisieren, um zu zeigen, dass Sie zugehört haben und sich um ihre Perspektiven und Vorlieben kümmern, was dazu beiträgt, Ihre Stakeholder-Beziehungen zu stärken.

Nächste Schritte

Beim Aufbau von Beziehungen und bei der Umsetzung Ihres Plans zur Einbindung von Stakeholdern kommt es nicht nur darauf an, wie Sie sich einbringen, sondern auch darauf, was Sie mit den Informationen über die Einbindung tun, die einen großen Unterschied ausmachen können. Lesen Sie unseren Blog, um zu erfahren, warum ein effektives Stakeholder-Engagement so wichtig ist !

Die Entwicklung eines wiederholbaren und skalierbaren Prozesses für das Stakeholder-Engagement-Management ist für eine effektive Kommunikation und den Aufbau starker Stakeholder-Beziehungen unerlässlich. Deshalb ist der Einsatz von Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software so wichtig!

Um Ihre Stakeholder-Kommunikation zu verbessern, ist es an der Zeit, die beste Stakeholder Relationship Management-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen. Laden Sie unsere kostenlose Checkliste herunter, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen SRM hilft!