Daten sind der Schlüssel zu Ihren Stakeholder-Engagement-Projekten, und wie Sie diese Daten verwalten, wird sich auf den Erfolg Ihres Projekts auswirken.
Um Ihre Stakeholder-Daten effektiver zu verwalten, sollten Sie sie organisieren, zentralisieren und zugänglich halten. Auf diese Weise können Sie leicht nachvollziehen, mit wem Sie es zu tun haben (d. h. mit Ihren Stakeholdern), und alles nachverfolgen, was Ihre Stakeholder während des gesamten Prozesses mit Ihnen teilen, sodass Sie diese Daten nutzen können, um stärkere Beziehungen aufzubauen und bessere Projektergebnisse zu erzielen.
Wenn Sie daran interessiert sind, drei Tipps zur Verbesserung Ihres Stakeholder-Datenmanagements zu erhalten, lesen Sie weiter!
Eines der ersten Dinge, die Sie verstehen müssen, ist, mit wem Sie sprechen und was er sagt. Damit Sie diese Fragen beantworten können, muss Ihr Kontaktmanagement organisiert und leicht verständlich sein.
Sie sollten in der Lage sein, Ihre Stakeholder, ihre Kontaktinformationen und die Historie ihres Engagements zusammen mit allen Kommunikationen, Problemen, Verpflichtungen und Aufgaben, die mit diesem Stakeholder verbunden sind, an einem organisierten Ort zu finden, ohne nach Ihren Daten suchen zu müssen.
Hier bietet Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software wie Jambo eine hervorragende Lösung, denn Sie und Ihre Teams haben Zugriff auf alle organisierten Kontakte und alle Interaktionen, die Ihr Unternehmen mit ihnen hatte, in einer zentralen und durchsuchbaren Software. Sie brauchen nicht mehr nach Informationen zu suchen oder Ihre Teams um Aktualisierungen zu bitten, da Ihre Daten alle im SRM verfügbar und organisiert sind.
Möchten Sie mehr über Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software erfahren? Lesen Sie hier unseren umfassenden Blog.
Bei Tabellenkalkulationen ist es nicht ungewöhnlich, dass Teams Daten uneinheitlich eingeben und organisieren, so dass es oft zu einem Durcheinander kommt, bei dem die Teams doppelte Einträge hinzufügen oder Einträge mit Rechtschreibfehlern hinzufügen, usw. Dies kann unprofessionell wirken, wenn man sich an Stakeholder wendet und deren Namen falsch schreibt oder eine veraltete Berufsbezeichnung angibt. Es kann auch die Risiken für Ihr Projekt erhöhen, wenn Sie eine wichtige Aktualisierung verpassen, weil Sie nicht bemerkt haben, dass sie in einem doppelten Arbeitsblatt erfasst wurde, von dem Sie nichts wussten.
Es ist wichtig, mit den Daten Ihrer Stakeholder sehr vorsichtig umzugehen, da sie Ihre Fähigkeit beeinflussen, mit Ihren Stakeholdern in Kontakt zu treten. Wenn sie Ihnen nicht vertrauen oder den Eindruck haben, dass Sie sie nicht ernst nehmen, sind sie oft weniger bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, was sich negativ auf Ihre Datenqualität und das gesamte Projekt auswirkt.
Durch die Verbesserung Ihrer Kontaktverwaltung mithilfe von SRM-Software, die alles organisiert und durchsuchbar macht, haben Sie Zugriff auf alle Ihre Daten, so dass Sie und Ihre Teams effektiver zusammenarbeiten und vertrauensvolle, dauerhafte Beziehungen aufbauen können.
Neben den Kontaktinformationen zu den Stakeholdern sollten Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Teams alle Gespräche mit den Stakeholdern und alle Aktualisierungen protokollieren und nachverfolgen, da Sie nie wissen, welche Informationen für Ihr Projekt entscheidend sein könnten.
Wenn beispielsweise Interessengruppen Bedenken geäußert haben, sollten Sie in der Lage sein, diese zu verfolgen und zu überwachen, da Sie nie wissen, wann sich eines dieser Probleme plötzlich zu einem Problem mit hohem Risiko entwickeln könnte, über das Sie alles wissen müssen.
Sie möchten, dass alle Daten von Anfang an aufgezeichnet und organisiert werden, damit Sie sie später nicht suchen müssen.
Wenn Sie Ihre Stakeholder-Informationen in Tabellenkalkulationen erfassen, jonglieren Sie häufig plötzlich mit mehreren Tabellen und/oder Versionen, was die Nachverfolgung Ihrer Daten und die Erlangung von Aktualisierungen erschwert, wenn nicht gar unmöglich macht.
Sie haben vielleicht eine Tabelle für Kontakte angelegt, während Ihr Team eine andere Tabelle für Verpflichtungen, Probleme, Bedenken usw. erstellt hat. Ehe Sie sich versehen, haben Sie viele Tabellenkalkulationen in Ihrem Unternehmen verteilt, so dass es verwirrend ist, zu wissen, wo neue Aktualisierungen ordnungsgemäß zu protokollieren sind oder wo bereits protokollierte Informationen zu finden sind, was Ihr Stakeholder-Datenmanagement unorganisiert und ineffizient macht.
Selbst wenn Sie und Ihre Teams alles in Ihren Tabellenkalkulationen verfolgen, können Sie nicht erkennen, wie all Ihre Informationen zusammenhängen, um die entscheidenden Erkenntnisse und Einsichten zu gewinnen, die Sie unweigerlich brauchen werden, wenn Ihre Daten nicht organisiert und leicht zu finden sind.
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Mit einem SRM, in dem alle Daten übersichtlich untergebracht sind, können Sie sicherstellen, dass alle Daten konsistent und auf eine organisierte und leicht verständliche Weise verfolgt werden.
Mit dem oben erwähnten Beispiel der Bedenken können Sie mit einem SRM wie Jambo alle Bedenken kennzeichnen, so dass sie leicht zu verfolgen und zu überwachen sind, was besonders wichtig ist, wenn sie sich später zu einem größeren Problem entwickeln.
Wenn ein Anliegen zu einem Problem wird, können Sie mit dem Problemmanagement von Jambo schnell nachvollziehen, welche Probleme wann und von wem angesprochen wurden. Darüber hinaus können Benutzer mit Jambo auch die Auswirkungen und die Priorität jedes Problems mit einer farbcodierten Wesentlichkeitsmatrix und intelligenten Berichtsoptionen identifizieren.
Diese SRM-Datenorganisation der nächsten Stufe hilft Ihnen, Ihre Daten während des gesamten Projekts zu verfolgen, zu überwachen und zu nutzen, auch wenn sich die Dinge unweigerlich ändern, damit Ihre Daten für Sie und Ihre Ziele arbeiten.
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Wenn Sie Ihre Stakeholder-Daten in mehreren ungeordneten Tabellenkalkulationen aufbewahren, ist der Zugriff auf Ihre Daten schwieriger, weniger sicher und für Sie und Ihr Team unnötig frustrierend.
Wenn etwas frustrierend zu benutzen ist, wird Ihr Team es oft ganz vermeiden, es zu benutzen, was unweigerlich zu Datenlücken führt, da Ihr Team seine Daten nicht konsistent (oder überhaupt nicht) eingibt. Diese Datenlücken können Ihr Unternehmen unnötigen Risiken und Herausforderungen aussetzen, da Ihre Daten möglicherweise nicht so zugänglich oder sicher sind, wie Sie es sich wünschen.
Um die Frustrationen zu vermeiden, die durch die Verwendung mehrerer Tabellenkalkulationen entstehen, sollten Sie alle Daten in einer sicheren und zugänglichen Software, wie z. B. einem SRM, zentralisieren, damit Sie alle Daten Ihrer Stakeholder an einem Ort speichern und organisieren können.
Ein SRM wie Jambo ist für Ihr Team und alle Personen, denen Zugang gewährt wurde, zugänglich. Mit seinen fortschrittlichen Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, Einzelanmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierungsoptionen, hilft Jambo, Ihre Daten sicher und für autorisierte Mitglieder Ihres Teams zugänglich zu halten. Jambo sorgt dafür, dass Ihre Stakeholder-Daten organisiert, sicher und zugänglich sind, so dass Sie und Ihr Team immer wissen, wo sie auf alle aktualisierten Stakeholder-Daten zugreifen können, ohne unnötige Frustration oder Verwirrung.
Um das Beste aus diesen drei Tipps herauszuholen, sollte Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software Ihre erste Wahl für Ihr Datenmanagement sein, denn siewurdespeziell für die Verwaltung Ihrer Stakeholder-Beziehungen und aller Daten rund um diese Beziehungen entwickelt. Ob Kommunikation, Probleme, Verpflichtungen, Aufgaben und vieles mehr - SRM ist eine kollaborative, einfache und effektive Lösung, um Ihren Stakeholder-Management-Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Sie Ihre Stakeholder-Daten optimal nutzen können.
Wenn Sie sich fragen, ob es an der Zeit ist, keine Tabellenkalkulationen mehr zu verwenden, laden Sie unsere kostenlose Checkliste mit 10 Fragen herunter: Ist es an der Zeit, keine Tabellenkalkulationen mehr für Ihre Stakeholder-Informationen zu verwenden, indem Sie auf das Bild unten klicken.