Wenn Sie zu einer Behörde, einem Amt, einer Agentur oder einem staatlichen Unternehmen gehören und sich für die Einbindung von Bürgern und Stakeholdern engagieren, dann sollte der Aufbau von Vertrauen und positiven Beziehungen oberste Priorität haben.
In unserem Blog finden Sie 3 Gründe, warum Stakeholder-Beziehungen der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens sind .
Unabhängig davon, ob Ihr Team gesetzliche oder politische Anforderungen erfüllen oder ein transparenteres, integrativeres und kooperativeres Engagement anstreben möchte, sind die Beziehungen zu Ihren Stakeholdern von entscheidender Bedeutung für die Erzielung positiver Projekt- und Programmresultate.
Sind Sie daran interessiert, Ihr Stakeholder-Engagement integrativer zu gestalten? Besuchen Sie unseren Blog!
Wir wissen jedoch, dass es für Regierungsteams schwierig sein kann, positive Beziehungen zu den Stakeholdern aufzubauen, zumal das Vertrauen in einige staatliche Institutionen gesunken ist (Endelman Trust Barometer, 2021).
Um diese Herausforderungen zu meistern und den Teams für Regierungsbeziehungen und Public Affairs zu helfen, bessere Beziehungen aufzubauen, zeigen wir, wie unsere Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software Jambo dabei helfen kann, positivere, langfristige Beziehungen zu den Stakeholdern aufzubauen, um bessere Projekt- und Programmergebnisse zu erzielen.
Wie Jambo hilft #1: Stakeholder-Profile zur Vorbereitung auf Stakeholder-Sitzungen
Jeder Stakeholder, den Sie oder Ihr Team in Jambo anmelden, hat ein Stakeholder-Profil. Im Stakeholder-Profil können Sie auf eine Vielzahl von Informationen über diesen Stakeholder zugreifen, wie zum Beispiel:
- Kontaktinformationen
- Aufzeichnungen über die Kommunikation mit ihnen
- Von Ihnen oder Ihrem Team protokollierte Notizen zu diesem Stakeholder
- Alle Fragen, die der Stakeholder aufgeworfen hat oder an denen er beteiligt ist
- Alle Verpflichtungen gegenüber diesem Stakeholder
- Etc.
Mit dem Profil haben Sie alle Informationen, die Sie über Ihre Stakeholder benötigen, immer griffbereit. Der Zugriff auf diese Informationen an einem zentralen Ort bedeutet, dass Sie wissen, dass Sie die aktuellsten Informationen Ihres Teams über diesen Stakeholder einsehen können, sodass Sie nicht mehr raten müssen. Auf diese Weise sind Sie immer für alle Datenanfragen oder anstehende Engagements und Meetings gerüstet.
Außerdem können Sie und Ihr Team auf diese Weise auf einen Blick die Anliegen und Interessen der Gruppen erkennen, denen der Stakeholder möglicherweise angehört, und sich so ein umfassenderes Bild von diesem Stakeholder und allen anderen, mit denen er in Verbindung steht, machen.
Wie die Stakeholder-Profile von Jambo Ihnen helfen werden, bessere Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen
Mit dem Zugriff auf all diese Informationen können Sie und Ihr Team viel mehr über Ihre Stakeholder erfahren. So können Sie sich auf die für sie wichtigsten Themen konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie keine Probleme oder Verpflichtungen (d. h. Versprechen) vergessen.
Jambo sorgt dafür, dass Sie bei Besprechungen mit Interessenvertretern nicht mit Überraschungen konfrontiert werden. Sie können die Software im Vorfeld einfach aufrufen, um schnell den letzten Kontaktpunkt, Notizen zum Stakeholder und andere wichtige Informationen zu sehen, die Sie für die Vorbereitung Ihrer Sitzungen benötigen.
Dies hilft Ihren Stakeholdern zu verstehen, dass Ihr Team ihnen zuhört, sie ernst nimmt und sich für positive Ergebnisse einsetzt - eine entscheidende Komponente für den Aufbau von Vertrauen und positiven Stakeholder-Beziehungen!
Geschichte des Engagements
Ganz gleich, ob Sie das Engagement und die Konsultationen Ihres Teams mit indigenen Gemeinschaften, einer anderen Regierungsbehörde, einem ansässigen Landeigentümer oder wem auch immer hervorheben möchten, mit Jambo können Sie alle Ihre protokollierten Engagements organisieren, rationalisieren und durchsuchen.
Anhand dieses Verlaufs können Sie Ihre Daten auswerten, um ein tieferes Verständnis für Ihr Programm und das Engagement Ihres Teams zu erlangen, so dass Sie verstehen, was bereits geschehen ist und was in Zukunft geschehen muss, um die Beziehungen zu verbessern.
Wie Jambo hilft #2: Auf Stakeholder ausgerichtete Arbeitsabläufe zur Bewältigung Ihrer Herausforderungen im Stakeholder-Management
Jambo verfügt über mehrere auf Interessengruppen ausgerichtete Arbeitsabläufe, die es Ihnen ermöglichen, alle protokollierten Informationen im System schnell zu erfassen, damit Sie sie verstehen oder als Teil Ihrer Bemühungen um die Einbindung von Bürgern und Interessengruppen aufzeichnen können. Diese Workflows stellen sicher, dass Sie alles, was Sie tun müssen, zum richtigen Zeitpunkt tun können, ohne zusätzliche Schwierigkeiten oder Frustrationen.
Hinter den Kulissen von Jambo läuft eine sorgfältig konzipierte Automatisierung ab, die sicherstellt, dass Sie schnell alle Aktualisierungen erhalten, die Sie an Ort und Stelle benötigen, da alle Ihre Informationen miteinander verbunden sind. So können Sie zum Beispiel ganz einfach eine Problemaktualisierung einsehen und die mit diesem Problem verbundene Kommunikation sehen. Sie können auch ein Stakeholder-Engagement untersuchen und alle Teamaufgaben im Zusammenhang mit diesem Engagement einsehen. Mit Jambo können Sie immer sehen, wie Ihre Informationen miteinander verbunden sind, um die ganze Geschichte zu erzählen.
Wie die auf die Interessengruppen ausgerichteten Arbeitsabläufe von Jambo Ihnen helfen werden, bessere Beziehungen zu den Interessengruppen aufzubauen
Diese Jambo-Workflows sind einzigartig, weil sie Ihnen helfen, Engagements auf natürliche Weise so zu erfassen, wie sie im wirklichen Leben ablaufen - es geht nicht nur um das Letzte, was gesagt wurde; Sie müssen alles rund um den Stakeholder verstehen und was er mit Ihnen oder Ihrem Team in diesem oder einem früheren Programm geteilt hat, um eine positive Beziehung zu ihm aufzubauen. Mit Jambo ist alles, was Sie brauchen, im System organisiert und verständlich, so dass Sie das Gesamtbild sofort verstehen können, ohne Zeit oder Ressourcen mit dem Versuch zu verschwenden, verstreute Informationen zusammenzusetzen.
Wie sieht es mit einem CRM aus?
Einige Behörden versuchen vielleicht immer noch, sich mit einem CRM zu behelfen, aber ein CRM ist nicht das beste Werkzeug für den Aufbau von Stakeholder-Beziehungen, denn ein CRM ist für die Verwaltung von Kunden und Verkäufen gedacht, nicht für die Beziehungen zu Stakeholdern und die Kommunikation mit diesen. Mit einem SRM wie Jambo können Sie stattdessen Ihre Gespräche auf natürliche Weise erfassen und sie so organisieren, dass sie für Ihr gesamtes Team sinnvoll sind.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum ein CRM nicht das richtige Instrument für das Stakeholder-Engagement ist, lesen Sie unseren Blog!
Wie Jambo hilft #3: Ihre Stakeholder-Informationen sind für Ihr Team zugänglich und bleiben gleichzeitig im SRM sicher.
Mit Jambo werden alle Informationen Ihrer Stakeholder zentral und sicher in unserer Cloud-basierten Software gespeichert. Auf diese Weise sind Ihre Daten für Ihr Team zugänglich und gleichzeitig geschützt und sicher, um Ihre strengen Datensicherheitsanforderungen zu erfüllen.
Wir bieten automatische Prüfprotokolle und Protokollierung, damit Ihre IT-Teams zufrieden sind und sich darauf verlassen können, dass Ihre Daten sicher sind. Wir bieten auch Single Sign-on (SSO)-Optionen für Unternehmenskunden, die ihre eigenen Authentifizierungssysteme wie Microsoft Azure AD einbinden möchten.
Wenn Sie mehr über unsere staatlich anerkannten Sicherheitsmaßnahmen erfahren möchten, rufen Sie unser Team einfach an und wir beantworten Ihnen alle Ihre Fragen!
Wie die Zentralisierung und Sicherheit Ihrer Daten in Jambo zum Aufbau besserer Beziehungen zu den Interessengruppen beiträgt
Da alle Ihre Bürger- und Stakeholder-Engagements in einem sicheren System zentralisiert sind, wissen Sie und Ihr Team immer, dass Sie die aktuellsten Informationen über Ihre Stakeholder einsehen können. Auf diese Weise müssen Sie nie nach den benötigten Informationen suchen oder sich Sorgen machen, dass diese irgendwo gespeichert wurden, wo sie nicht sicher oder für Ihr Team nicht zugänglich sind.
Für Teams, die Fragen zum Datenschutz und zur Sicherheit haben, ist Jambo ein sicheres SRM, das branchenübliche Sicherheitsprozesse einsetzt. Informationen werden sicher verwaltet und verschlüsselt, sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung. Die Informationen werden in Jambo sicher aufbewahrt und sicher gesichert, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass nur die Personen in Ihrem Team darauf zugreifen können, denen ein entsprechender Zugriff gewährt wurde. Und mit Jambo behalten Sie immer das Eigentum an Ihren Daten.
Wenn Sie mehr über Dateneigentum erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog darüber, warum Sie Eigentümer Ihrer Stakeholder-Daten sein sollten!
Wie Jambo hilft #4: Nie wieder eine Ausgabe verpassen oder eine Verpflichtung gegenüber einem Stakeholder vergessen
Bei der Einbindung von Bürgern und Interessengruppen werden immer wieder Probleme und Verpflichtungen auftauchen. Ganz gleich, ob jemand ein Problem mit einer Richtlinie in Ihrem Programm anspricht oder Sie bittet, eine Aufgabe weiterzuverfolgen, Sie müssen über jedes Problem und jede Verpflichtung auf dem Laufenden bleiben.
Wie das Management von Problemen und Verpflichtungen von Jambo Ihnen helfen wird, bessere Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen
Eine Sache, die für Engagement-Praktiker frustrierend ist, ist, wenn sie sich mit einem Stakeholder treffen und dieser sagt: "Ich habe Ihren Leuten letzte Woche von diesem Problem erzählt, reden Sie nicht?" Um dies zu vermeiden, müssen Sie und Ihr Team vor den Treffen mit den Stakeholdern über bestehende Probleme und Verpflichtungen Bescheid wissen. Wenn Sie nicht über diese Probleme und Verpflichtungen informiert sind, wirft das ein schlechtes Licht auf Ihr gesamtes Unternehmen.
Mit Jambo sind Sie über alle aktuellen und vergangenen Probleme und Verpflichtungen auf dem Laufenden. Sie können vor der Besprechung schnell in ein Stakeholder-Profil schauen, um zu sehen, welche Probleme angesprochen wurden oder welche Verpflichtungen überfällig sind, und diese während der Besprechung ansprechen, was zeigt, dass Sie zuhören und Ihr ganzes Team sich der Zusammenarbeit mit ihnen widmet.
Ein taktvoller und zeitnaher Umgang mit Problemen und Verpflichtungen zeigt Ihren Stakeholdern, dass Sie ihre Anliegen ernst nehmen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten (jetzt und in Zukunft).
Jambo's Wesentlichkeitsmatrix
Um Ihr Issues-Management so effizient und einfach wie möglich zu gestalten, bietet Jambo auch eine Issues-Materiality-Matrix, mit der Sie die Auswirkungen und die Priorität der einzelnen Issues leicht ermitteln können, um zu verstehen, welche Issues das größte Risiko für Ihr Unternehmen darstellen. So können Sie sich strategisch darauf konzentrieren, die risikoreichen Probleme zuerst zu lösen, was die beteiligten Interessengruppen zu schätzen wissen.
Verwaltung der Aufgaben
Darüber hinaus können Sie mit der Aufgabenverwaltung von Jambo sich selbst oder Ihrem Team Aufgaben zuweisen und deren Status und Fortschritt über das Dashboard überwachen.
Ein einzigartiger und wichtiger Zusatz, den Jambo kürzlich hinzugefügt hat, ist die Möglichkeit, Aufgaben mit allen zugehörigen, im System protokollierten Verpflichtungen zu verbinden. Wenn Sie oder Ihr Team sich also eine Verpflichtung ansehen, können Sie auch die Aufgaben für diese Verpflichtung einsehen.
Da Verpflichtungen für Regierungsteams, die stärkere Beziehungen aufbauen wollen, so wichtig sind, können Sie mit der Aufgabenfunktion konkrete Schritte innerhalb des Systems erstellen, die Sie und Ihre Teams darüber informieren, was, von wem und bis wann zu tun ist. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und Ihre Programme und Projekte kommen voran.
Wie Jambo hilft #5: Erstellen Sie prägnante, detaillierte und transparente Berichte für Informationsanfragen
Unabhängig davon, ob Sie versuchen, eine Anfrage zur Informationsfreiheit (FOI) oder eine Informations-/Statusanfrage von hohen Beamten oder einer anderen Regierungsbehörde zu beantworten, müssen Sie in der Lage sein, diese Anfragen umfassend und schnell zu beantworten.
Wie die Berichte von Jambo Ihnen helfen, bessere Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen
Informationsanfragen sind in der Verwaltung weit verbreitet und es kann viel Mühe und Arbeit kosten, sie so zusammenzustellen, wie es erwartet wird. Mit Jambo können Sie jedoch in wenigen Minuten organisierte und detaillierte Berichte erstellen.
Unabhängig davon, ob Sie einer Anfrage nachkommen oder der Geschäftsleitung, Führungskräften oder anderen gewählten Regierungsvertretern die aktuellen Probleme, Verpflichtungen oder die Geschichte des Engagements zeigen möchten, können Sie diese Berichte in Jambo erstellen, um die Art der Gespräche zu veranschaulichen, die Sie in der Gemeinde führen. Auf diese Weise können alle, die diese Informationen benötigen, schnell und einfach eingebunden werden.
Wenn es um die Beziehungen zu den Stakeholdern geht, trägt die Fähigkeit, angemessen und transparent mitzuteilen, was vor sich geht, dazu bei, das Vertrauen in Ihr Unternehmen zu stärken und zu zeigen, dass Sie und Ihr Team sich für ein transparentes und respektvolles Engagement einsetzen.
Nächste Schritte: Jambo für die Regierung
Um den Gesamtwert zu verstehen, den Jambo Ihrem Team bieten kann, besuchen Sie unsere Seite Jambo für Behörden oder buchen Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem Jambo-Experten!
