Die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Stakeholdern (alle mit individuellen Anliegen und Sichtweisen) bedeutet, dass Sie auf dem Weg dorthin wahrscheinlich auf einige Probleme stoßen werden. Es ist wichtig, auf die Probleme der Stakeholder einzugehen, sobald sie auftauchen, denn Stakeholder, die sich ungehört oder ignoriert fühlen, können die Probleme eskalieren lassen und sich möglicherweise negativ auf Ihr Projekt und Ihr Unternehmen auswirken.
In der Planungs-, Vorentwicklungs- und Betriebsphase eines Projekts ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Stakeholdern gegenüber rechenschaftspflichtig sind, indem Sie auf ihre Probleme eingehen. Um sicherzustellen, dass Sie während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts auf dem Laufenden bleiben und alle Probleme bewältigen können, ist es eine gute Idee, spezielle Software zu verwenden, die für die Verfolgung und Verwaltung von Stakeholder-Problemen entwickelt wurde, z. B. Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software.
Ein SRM wurde entwickelt, um Sie und Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten und sicherzustellen, dass Sie sich auf die effektivste Art und Weise engagieren und dabei die besten Praktiken des Stakeholder-Managements anwenden, damit Sie nie vergessen, ein Problem anzusprechen!
In diesem Blog werden wir darüber berichten:
- Was ist Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software?
- Why is data organization is key?
- What are the Benefits of Stakeholder Relationship Management software?
- How does an SRM help manage stakeholder issues?
- How do you choose an SRM?
What is Stakeholder Relationship Management software (SRM)?
Ein SRM ist eine Software für die Verwaltung all Ihrer Stakeholder-Beziehungen und der Kommunikation mit den Stakeholdern.
Mit einem SRM haben Sie und Ihr Team einen zentralen Ort, um Informationen über die Einbindung von Stakeholdern zu protokollieren, so dass jeder immer genau weiß, wo er alles findet, was er braucht. Organisierte Daten vereinfachen den Prozess des Stakeholder-Managements, sodass er nicht überwältigend oder unüberschaubar wird.
To learn about the difference between SRM software and CRM software, visit our blog!
Why is data organization is key?
With all your data centralized and organized, you’re better able to track and manage essential information about your stakeholders and engagement projects. These insights help you understand what your stakeholders care about, build relationships with them, and learn from them for better project outcomes, which is vital in issues management because missing even one issue can send your project and your relationships off the rails.
Wenn Sie mit den verschiedenen Interessengruppen und ihren Problemen jonglieren, werden Sie feststellen, dass ein definierter und gemeinschaftlich genutzter Raum für diese Informationen Ihnen dabei hilft, sicherzustellen, dass alle Probleme leicht gelöst werden können.
Some issues are time-sensitive, while others may not need to be addressed until much later in the project. Having this information logged accordingly and having the ability to task manage the issue follow-up means your team doesn’t have to worry about forgetting to address an issue.
Knowing the materiality of an issue – its level of impact vs its priority – allows you to better sort through what puts your project most at risk and communicate it to your team and management. Some systems allow you to visualize this as part of your tracking and reporting, which can be a big time-saver.
A McKinsey Report on external engagement reveals that 56% of high-performing organizations use software to map external issues that could affect the business.
Wie gut Sie mit Problemen umgehen, wirkt sich in der Regel erheblich auf die Beziehungen zu den Beteiligten und deren Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen bei aktuellen und künftigen Projekten aus.
To learn about 3 tips for data management, visit our blog!
What are the benefits of Stakeholder Relationship Management software?
Der Einsatz eines SRM bietet zahlreiche Vorteile, von denen hier nur einige genannt werden sollen:
- An engagement history so you always know where things left off with stakeholders
- Centralized and accessible data, so all your information is easy to find and is searchable
- The ability to save time on stakeholder management tasks
- Increased user collaboration
- Verwaltung der Mittelbindungen
- Verwaltung von Problemen
- Added security like two-factor authentication
- A report builder for creating reports that illustrate engagement and consultation efforts
- The ability to limit the risk of project data loss and the potential risk to projects by helping you to understand your current liabilities
- Bessere Beziehungen zu den Stakeholdern
How does an SRM help manage stakeholder issues?
Making information accessible and understandable
An SRM allows you to manage stakeholder contact information and create a stakeholder profile, so you and your team have easy access to all your communications with a stakeholder. With ideal software, any issues associated with the stakeholder would be auto-linked to their stakeholder profile, so it’s easy to build a full picture of the history of engagement with them (you should never have to dig through software to find stakeholder issue information!).
Building stakeholder relationships
Es ist frustrierend, wenn man sich mit einem Stakeholder trifft und der Stakeholder sagt: "Ich habe Ihren Leuten letzte Woche/Monat/Jahr davon erzählt, reden Sie nicht?" Wenn man über bestehende Probleme Bescheid weiß, kann man sich besser auf ein Gespräch mit einem Stakeholder vorbereiten und Vertrauen aufbauen, weil man zeigt, dass man zuhört.
Eine taktvolle und prompte Behandlung von Problemen trägt auch dazu bei, dass Ihre Stakeholder wissen, dass Sie ihre Bedenken ernst nehmen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und trägt dazu bei, das wichtige Vertrauen der Stakeholder zu erhalten oder sogar aufzubauen.
Understanding any risks to help lower liability
An SRM with an issues management module ensures your stakeholder issues are front and centre and easy to track, meaning your team won't lose sight of them and can collaboratively work towards addressing (and hopefully resolving) every single one.
Jambo SRM has an easy to understand issues timeline included as part of their issues management module, which allows teams to monitor any current or previous issues that have arisen during engagement with a stakeholder, and the steps taken to address them. The issues timeline feature is hugely beneficial for teams who need an easy and understandable way to stay up to speed with project updates.
Außerdem können Sie die Wesentlichkeit jedes Problems sehen, die die Auswirkungen und die Priorität des Problems auf einen Blick erkennen lässt, so dass Sie wissen, welche Probleme das größte Risiko für Ihr Projekt darstellen.
A history of all issues to tell the whole story
SRMs make it easy to gain an overview of all issues, including the ability to search your data to find issues associated with specific stakeholders or organizations in one project or across all of them.
Die mit dem Problem verbundenen Kommunikationsaufzeichnungen sind als Teil des Gesamtproblemprofils leicht zu sehen. Diese zeitliche Abfolge von Informationen ist wichtig, denn wenn Sie beispielsweise in eine Situation geraten, in der es Unstimmigkeiten über die Behandlung eines Problems gibt, können Sie schnell alle notwendigen Informationen abrufen, um die genaue(n) Kommunikation(en) aufzuzeigen, die stattgefunden hat, was dazu beiträgt, dass jeder zur Verantwortung gezogen und geschützt wird.
Tags to keep important data connected and organized
Mithilfe von Markierungen können Sie den Überblick über die Stakeholder behalten, die Fragen gestellt haben oder die möglicherweise Fragen stellen könnten, so dass Sie den Überblick über vergangene, aktuelle und künftige Fragen behalten.
Ein SRM mit einer Tag-Funktion kann Ihnen und Ihrem Team helfen, Ihre Stakeholder-Informationen nach bestimmten Interessen, Anliegen, Wichtigkeit und aufkommenden Themen zu organisieren. Dank dieser Fähigkeit, Ihre Stakeholder-Informationen besser zu verwalten und zu klassifizieren, können Sie Ihre Daten effektiver auswerten und analysieren.
Tracking emerging themes and trends
Tags sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie bestimmte Beteiligte verfolgen wollen. Mit dieser Funktion können Sie den wichtigsten Stakeholdern Tags hinzufügen, um sie nach Wichtigkeit, Anliegen, Interessen usw. zu identifizieren. Sie können Ihre Tags auch filtern und durchsuchen, um alle Engagements mit getaggten Stakeholdern zu finden und Berichte mit Tags als Filter zu erstellen.
Mit einem benutzerdefinierten Tagging-System können Sie Stakeholder und Engagement-Datensätze mit Tags versehen, die für Ihren Engagement- oder Projektmanagementprozess sinnvoll sind, um Ihre Datentrends oder wichtige Qualifikationen besser zu verfolgen und zu identifizieren.
Traceability to link everything together for better management and understanding
Die Rückverfolgbarkeit innerhalb eines SRM ist von entscheidender Bedeutung, denn sie hilft Ihnen zu verstehen, wie Ihre Informationen miteinander verknüpft sind (d. h. wann ein Problem ursprünglich aufgetreten ist, was in einer Besprechung besprochen wurde oder welche Aufgabe vor dem nächsten Einsatz ansteht).
Die Nachvollziehbarkeit ist eine wichtige SRM-Funktion, denn wenn jede Kommunikation, jedes Problem, jede Verpflichtung und jede Aufgabe automatisch miteinander verknüpft wird, erleichtert das nicht nur Ihre Arbeit, sondern hilft Ihnen auch, ein umfassendes Verständnis für Ihre Stakeholder, ihre Meinungen und den Status Ihrer Projekte zu entwickeln und herauszufinden, wo ein Problem oder eine Verpflichtung zum ersten Mal aufgetaucht ist (ganz zu schweigen davon, dass es zu einer besseren Benutzerfreundlichkeit beiträgt).
Die Rückverfolgbarkeit ist nicht bei allen SRMs gegeben. Prüfen Sie daher die Möglichkeiten der Software zur Verknüpfung von Informationen, bevor Sie sich für ein SRM entscheiden.
To learn more about how SRM traceability will help you see the bigger picture in stakeholder engagement, check out our blog!
How do you choose an SRM?
Now that we've discussed how an SRM is instrumental in your stakeholder issue management, how do you choose the right Stakeholder Relationship Management software?
Nicht jedes SRM ist gleich konzipiert oder wird gleich unterstützt (beachten Sie den Implementierungsprozess), und nicht jedes SRM umfasst die oben beschriebenen Funktionen für das Problemmanagement. Eine Software, die für ein Unternehmen geeignet ist, ist möglicherweise nicht die richtige Option für ein anderes. Nehmen Sie sich also die Zeit, das beste SRM für Ihr Unternehmen zu prüfen und auszuwählen.
Nächste Schritte
Um ein SRM gründlich zu untersuchen und zu verstehen, wie es Ihnen helfen kann, Ihre Bemühungen zur Einbindung von Stakeholdern zu optimieren, buchen Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem Jambo-Experten!
