Einsatz von Software für das Management von Stakeholder-Beziehungen (SRM) zur Verwaltung von Stakeholder-Problemen
Die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Stakeholdern (alle mit individuellen Anliegen und Sichtweisen) bedeutet, dass Sie auf dem Weg dorthin wahrscheinlich auf einige Probleme stoßen werden. Es ist wichtig, auf die Probleme der Stakeholder einzugehen, sobald sie auftauchen, denn Stakeholder, die sich ungehört oder ignoriert fühlen, können die Probleme eskalieren lassen und sich möglicherweise negativ auf Ihr Projekt und Ihr Unternehmen auswirken.
In der Planungs-, Vorentwicklungs- und Betriebsphase eines Projekts ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Stakeholdern gegenüber rechenschaftspflichtig sind, indem Sie auf ihre Probleme eingehen. Um sicherzustellen, dass Sie während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts auf dem Laufenden bleiben und alle Probleme bewältigen können, ist es eine gute Idee, spezielle Software zu verwenden, die für die Verfolgung und Verwaltung von Stakeholder-Problemen entwickelt wurde, z. B. Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software.
Ein SRM wurde entwickelt, um Sie und Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten und sicherzustellen, dass Sie sich auf die effektivste Art und Weise engagieren und dabei die besten Praktiken des Stakeholder-Managements anwenden, damit Sie nie vergessen, ein Problem anzusprechen!
In diesem Blog werden wir darüber berichten:
- Was ist Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software?
- Warum Datenorganisation der Schlüssel ist
- Was sind die Vorteile von Software für das Stakeholder Relationship Management?
- Wie hilft ein SRM bei der Bewältigung von Stakeholder-Problemen?
- Wie wählt man ein SRM aus?
Was ist Stakeholder Relationship Management Software (SRM)?
Ein SRM ist eine Software für die Verwaltung all Ihrer Stakeholder-Beziehungen und der Kommunikation mit den Stakeholdern.
Mit einem SRM haben Sie und Ihr Team einen zentralen Ort, um Informationen über die Einbindung von Stakeholdern zu protokollieren, so dass jeder immer genau weiß, wo er alles findet, was er braucht. Organisierte Daten vereinfachen den Prozess des Stakeholder-Managements, sodass er nicht überwältigend oder unüberschaubar wird.
Um mehr über den Unterschied zwischen SRM-Software und CRM-Software zu erfahren, besuchen Sie unseren Blog!
Warum Datenorganisation der Schlüssel ist!
Wenn alle Daten zentralisiert und organisiert sind, können Sie wichtige Informationen über Ihre Stakeholder und Engagementprojekte besser verfolgen und verwalten. Diese Einblicke helfen Ihnen zu verstehen, was Ihren Stakeholdern wichtig ist, Beziehungen zu ihnen aufzubauen und von ihnen zu lernen, um bessere Projektergebnisse zu erzielen. Dies ist für das Problemmanagement von entscheidender Bedeutung, denn wenn Sie auch nur ein Problem übersehen, können Ihr Projekt und Ihre Beziehungen aus den Fugen geraten.
Wenn Sie mit den verschiedenen Interessengruppen und ihren Problemen jonglieren, werden Sie feststellen, dass ein definierter und gemeinschaftlich genutzter Raum für diese Informationen Ihnen dabei hilft, sicherzustellen, dass alle Probleme leicht gelöst werden können.
Einige Probleme sind zeitkritisch, während andere vielleicht erst viel später im Projekt behandelt werden müssen. Wenn diese Informationen entsprechend protokolliert werden und Sie die Möglichkeit haben, die Nachverfolgung von Problemen zu verwalten, muss sich Ihr Team keine Sorgen machen, dass es vergisst, ein Problem zu lösen.
Die Kenntnis der Wesentlichkeit eines Problems - der Grad seiner Auswirkung im Vergleich zu seiner Priorität - ermöglicht es Ihnen, besser zu erkennen, was Ihr Projekt am meisten gefährdet, und dies Ihrem Team und der Geschäftsführung mitzuteilen. Einige Systeme ermöglichen es Ihnen, dies als Teil Ihrer Verfolgung und Berichterstattung zu visualisieren, was eine große Zeitersparnis sein kann.
Wie gut Sie mit Problemen umgehen, wirkt sich in der Regel erheblich auf die Beziehungen zu den Beteiligten und deren Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen bei aktuellen und künftigen Projekten aus.
Besuchen Sie unseren Blog, um mehr über die 3 Tipps zur Datenverwaltung zu erfahren!
Was sind die Vorteile von Software für das Stakeholder Relationship Management?
Der Einsatz eines SRM bietet zahlreiche Vorteile, von denen hier nur einige genannt werden sollen:
- Eine Engagement-Historie, damit Sie immer wissen, wie es mit den Beteiligten weiterging
- Zentralisierte und zugängliche Daten, so dass alle Ihre Informationen leicht zu finden und durchsuchbar sind
- Zeitersparnis bei der Verwaltung von Interessengruppen
- Verbesserte Zusammenarbeit der Benutzer
- Verwaltung der Mittelbindungen
- Verwaltung von Problemen
- Zusätzliche Sicherheit wie Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Ein Berichtsersteller zur Erstellung von Berichten, die Engagement und Konsultationsbemühungen veranschaulichen
- Die Fähigkeit, das Risiko des Verlusts von Projektdaten und das potenzielle Risiko für Projekte zu begrenzen, indem wir Ihnen helfen, Ihre aktuellen Verbindlichkeiten zu verstehen
- Bessere Beziehungen zu den Stakeholdern
Wie hilft ein SRM bei der Bewältigung von Stakeholder-Problemen?
Informationen leicht zugänglich und verständlich machen
Mit einem SRM können Sie die Kontaktinformationen der Stakeholder verwalten und ein Stakeholder-Profil erstellen, so dass Sie und Ihr Team einfachen Zugriff auf die gesamte Kommunikation mit einem Stakeholder haben. Bei einer idealen Software werden alle mit dem Stakeholder verbundenen Probleme automatisch mit dem Stakeholder-Profil verknüpft, so dass Sie sich leicht ein vollständiges Bild von der Historie des Engagements mit dem Stakeholder machen können (Sie sollten sich nie durch die Software wühlen müssen, um Informationen zu Problemen des Stakeholders zu finden!)
Aufbau von Stakeholder-Beziehungen
Es ist frustrierend, wenn man sich mit einem Stakeholder trifft und der Stakeholder sagt: "Ich habe Ihren Leuten letzte Woche/Monat/Jahr davon erzählt, reden Sie nicht?" Wenn man über bestehende Probleme Bescheid weiß, kann man sich besser auf ein Gespräch mit einem Stakeholder vorbereiten und Vertrauen aufbauen, weil man zeigt, dass man zuhört.
Eine taktvolle und prompte Behandlung von Problemen trägt auch dazu bei, dass Ihre Stakeholder wissen, dass Sie ihre Bedenken ernst nehmen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und trägt dazu bei, das wichtige Vertrauen der Stakeholder zu erhalten oder sogar aufzubauen.
Risiken verstehen, um die Haftung zu verringern
Ein SRM mit einem Modul für das Problemmanagement stellt sicher, dass die Probleme Ihrer Stakeholder im Mittelpunkt stehen und leicht zu verfolgen sind. Das bedeutet, dass Ihr Team sie nicht aus den Augen verliert und gemeinsam daran arbeiten kann, jedes einzelne Problem anzugehen (und hoffentlich zu lösen).
Jambo SRM verfügt über eine leicht verständliche Issues-Timeline, die Teil des Issues-Management-Moduls ist und es den Teams ermöglicht, aktuelle oder frühere Issues, die während der Zusammenarbeit mit einem Stakeholder aufgetreten sind, sowie die zu ihrer Lösung unternommenen Schritte zu überwachen. Die Issues-Zeitleiste ist von großem Nutzen für Teams, die eine einfache und verständliche Möglichkeit benötigen, um bei Projektaktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben.
Außerdem können Sie die Wesentlichkeit jedes Problems sehen, die die Auswirkungen und die Priorität des Problems auf einen Blick erkennen lässt, so dass Sie wissen, welche Probleme das größte Risiko für Ihr Projekt darstellen.
Eine Geschichte aller Themen, um die ganze Geschichte zu erzählen
SRMs erleichtern den Überblick über alle Probleme, einschließlich der Möglichkeit, Ihre Daten zu durchsuchen, um Probleme zu finden, die mit bestimmten Beteiligten oder Organisationen in einem Projekt oder in allen Projekten verbunden sind.
Die mit dem Problem verbundenen Kommunikationsaufzeichnungen sind als Teil des Gesamtproblemprofils leicht zu sehen. Diese zeitliche Abfolge von Informationen ist wichtig, denn wenn Sie beispielsweise in eine Situation geraten, in der es Unstimmigkeiten über die Behandlung eines Problems gibt, können Sie schnell alle notwendigen Informationen abrufen, um die genaue(n) Kommunikation(en) aufzuzeigen, die stattgefunden hat, was dazu beiträgt, dass jeder zur Verantwortung gezogen und geschützt wird.
Tags zum Verbinden und Organisieren wichtiger Daten
Mithilfe von Markierungen können Sie den Überblick über die Stakeholder behalten, die Fragen gestellt haben oder die möglicherweise Fragen stellen könnten, so dass Sie den Überblick über vergangene, aktuelle und künftige Fragen behalten.
Ein SRM mit einer Tag-Funktion kann Ihnen und Ihrem Team helfen, Ihre Stakeholder-Informationen nach bestimmten Interessen, Anliegen, Wichtigkeit und aufkommenden Themen zu organisieren. Dank dieser Fähigkeit, Ihre Stakeholder-Informationen besser zu verwalten und zu klassifizieren, können Sie Ihre Daten effektiver auswerten und analysieren.
Aufkommende Themen und Trends aufspüren
Tags sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie bestimmte Beteiligte verfolgen wollen. Mit dieser Funktion können Sie den wichtigsten Stakeholdern Tags hinzufügen, um sie nach Wichtigkeit, Anliegen, Interessen usw. zu identifizieren. Sie können Ihre Tags auch filtern und durchsuchen, um alle Engagements mit getaggten Stakeholdern zu finden und Berichte mit Tags als Filter zu erstellen.
Mit einem benutzerdefinierten Tagging-System können Sie Stakeholder und Engagement-Datensätze mit Tags versehen, die für Ihren Engagement- oder Projektmanagementprozess sinnvoll sind, um Ihre Datentrends oder wichtige Qualifikationen besser zu verfolgen und zu identifizieren.
Rückverfolgbarkeit, um alles miteinander zu verbinden und besser zu verwalten und zu verstehen
Die Möglichkeit, alle Informationen miteinander zu verknüpfen, nennt man Rückverfolgbarkeit.
Die Rückverfolgbarkeit innerhalb eines SRM ist von entscheidender Bedeutung, denn sie hilft Ihnen zu verstehen, wie Ihre Informationen miteinander verknüpft sind (d. h. wann ein Problem ursprünglich aufgetreten ist, was in einer Besprechung besprochen wurde oder welche Aufgabe vor dem nächsten Einsatz ansteht).
Die Nachvollziehbarkeit ist eine wichtige SRM-Funktion, denn wenn jede Kommunikation, jedes Problem, jede Verpflichtung und jede Aufgabe automatisch miteinander verknüpft wird, erleichtert das nicht nur Ihre Arbeit, sondern hilft Ihnen auch, ein umfassendes Verständnis für Ihre Stakeholder, ihre Meinungen und den Status Ihrer Projekte zu entwickeln und herauszufinden, wo ein Problem oder eine Verpflichtung zum ersten Mal aufgetaucht ist (ganz zu schweigen davon, dass es zu einer besseren Benutzerfreundlichkeit beiträgt).
Die Rückverfolgbarkeit ist nicht bei allen SRMs gegeben. Prüfen Sie daher die Möglichkeiten der Software zur Verknüpfung von Informationen, bevor Sie sich für ein SRM entscheiden.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Rückverfolgbarkeit von SRM Ihnen hilft, das Gesamtbild des Stakeholder-Engagements zu sehen, besuchen Sie unseren Blog!
Wie wählt man ein SRM aus?
Nachdem wir nun erörtert haben, inwiefern ein SRM für Ihr Stakeholder-Problemmanagement von Bedeutung ist, stellt sich die Frage, wie Sie die richtige Stakeholder Relationship Management-Software auswählen.
Nicht jedes SRM ist gleich konzipiert oder wird gleich unterstützt (beachten Sie den Implementierungsprozess), und nicht jedes SRM umfasst die oben beschriebenen Funktionen für das Problemmanagement. Eine Software, die für ein Unternehmen geeignet ist, ist möglicherweise nicht die richtige Option für ein anderes. Nehmen Sie sich also die Zeit, das beste SRM für Ihr Unternehmen zu prüfen und auszuwählen.
Nächste Schritte
Um ein SRM gründlich zu untersuchen und zu verstehen, wie es Ihnen helfen kann, Ihre Bemühungen zur Einbindung von Stakeholdern zu optimieren, buchen Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem Jambo-Experten!
