Sind die Bedenken und Probleme der Stakeholder immer negativ?
Wenn wir im Zusammenhang mit der Einbindung von Stakeholdern und Gemeinschaften Begriffe wie "Bedenken", "Probleme" und "Beschwerden" hören, neigen wir dazu zu denken, dass sie sich auf negative, risikoreiche Themen beziehen, aber das ist nicht immer der Fall. Bedenken oder Probleme können unterschiedlich schwerwiegend sein. Es kann mit einer Rückmeldung oder sogar einem Kommentar beginnen. Obwohl die Auswirkungen und die Priorität des Anliegens oder Problems unterschiedlich sein können, erfordern sie alle eine Überwachung oder gewisse Maßnahmen von Ihnen, in jedem Fall müssen sie verfolgt werden.
Hier kann Software für das Stakeholder-Engagement helfen, denn sie ermöglicht es Ihnen, alle Bedenken, die während Ihrer Projekte auftreten, klar und effizient zu verwalten. Stakeholder-Engagement-Software ist für die Verwaltung Ihrer Kommunikation und Beziehungen mit Stakeholdern, Gemeinden, Regierungen und Organisationen konzipiert. Sie hilft Ihnen, alle Interaktionen zu organisieren und den gesamten Weg jedes Anliegens, jeder Frage oder Beschwerde zu dokumentieren, die Ihnen zur Kenntnis gebracht werden, unabhängig vom Schweregrad.
Warum ist es wichtig, die Anliegen der Stakeholder im Blick zu behalten?
Nicht alle Bedenken der Stakeholder sind risikoreich, aber einige können sich auf Ihre Fähigkeit auswirken, voranzukommen, Genehmigungen oder Zulassungen zu erhalten, auf den Ruf Ihrer Organisation oder auf Ihre positiven Beziehungen zu den Stakeholdern.
Im Folgenden haben wir einige Gründe untersucht, warum es wichtig ist, alle Anliegen der Stakeholder im Auge zu behalten, und wie Stakeholder Engagement Software dabei helfen kann.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
In manchen Situationen kann es eine gesetzliche Vorschrift geben, die mit der Pflicht zur Schadensbegrenzung oder zu erheblichen Anstrengungen für eine Lösung verbunden ist. Hier ist die Dokumentation entscheidend. Sie müssen in der Lage sein, Aufzeichnungen vorzulegen, die belegen, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende getan haben, um die Ideallösung der Interessengruppe oder der Gemeinschaft zu erreichen, selbst wenn diese Ideallösung außerhalb Ihrer Kontrolle liegt.
Mit der Software für die Einbindung von Stakeholdern können Sie alles protokollieren und nachverfolgen und einen umfassenden Bericht erstellen, der genau aufzeigt, was Sie und Ihr Team in Bezug auf das Anliegen oder Problem kommuniziert und unternommen haben.
Jambo Beispiel: Das Problem-Modul in Jambo verfügt über einen detaillierten Zeitplan, der es Ihnen ermöglicht, alle Probleme zu verfolgen und Ihre Bemühungen zu deren Lösung zu veranschaulichen. Auf diese Weise können Sie auf einfache und verständliche Weise Ihre Fortschritte bei jedem Problem visuell kommunizieren und mitteilen.
Senkung des Projektrisikos
Auch wenn viele Bedenken der Stakeholder als Kleinigkeit beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass sie sich zu größeren, risikoreichen Problemen auswachsen können, wenn sie nicht von Anfang an ernst genommen werden.
Dies kann vor allem dann problematisch sein, wenn Sie nicht jedes Anliegen nachverfolgen, sobald es auftritt. Wenn Ihre Anliegen oder Probleme nicht in der Stakeholder-Engagement-Software erfasst und organisiert sind, kann es schwierig werden, alle gesammelten Daten zu sichten, um die allgemeinen alltäglichen Gespräche von den potenziell risikoreichen Situationen zu trennen. Wenn die Daten nicht an einem Ort gesammelt oder mit dem Stakeholder verknüpft sind, kann man leicht den Überblick über ein Anliegen verlieren, was zu unnötigen Risiken und potenziellem Druck auf Ihre Projektpläne führen kann.
Jambo-Beispiel: Wenn Sie ein Gespräch mit einem Stakeholder geführt haben und zwei der besprochenen Punkte "Bedenken" waren (d. h. sie erfordern eine Aktion von Ihnen), können Sie diese beiden Bedenken als Probleme in Jambo protokollieren. Auf diese Weise können Sie sie überwachen und angehen, bevor sie ernster werden und ein Risiko für Ihr Projekt darstellen.
Suchen Sie nach weiteren Informationen darüber, wie Sie das Risiko Ihres Projekts verringern können? Lesen Sie 'Wie Sie Ihr Projektrisiko mit Stakeholder Relationship Management Software verringern können.'
Aus früheren Problemen lernen
Wenn Ihr Team gegenwärtig mit Stakeholdern oder Gemeinschaften zusammenarbeitet oder dies plant, mit denen Ihre Organisation bereits in der Vergangenheit zu tun hatte, sollten Sie alle Probleme oder Bedenken kennen, die in der Vergangenheit aufgeworfen wurden, da dies Ihnen helfen kann, mögliche zukünftige Gespräche zu antizipieren.
Darüber hinaus erwarten viele Stakeholder und Gemeindemitglieder, die sich in der Vergangenheit mit Ihrer Organisation beschäftigt haben, dass Sie diese früheren Anliegen oder Probleme verstehen, auch wenn Sie nicht daran beteiligt waren, daher ist es wichtig, zurückzublicken und Sitzungsnotizen zu überprüfen.
Mit der Software für die Einbindung von Stakeholdern können Sie die Profile der Stakeholder einsehen, um zu sehen, an welchen Gesprächen und Problemen sie in der Vergangenheit beteiligt waren. Wenn Probleme erfolgreich angegangen und gelöst wurden, erfahren Sie, wie die Teammitglieder an sie herangegangen sind, und entdecken praktikable Lösungen, die Sie vielleicht nicht in Betracht gezogen haben.
Jambo Beispiel: Mit der globalen Ansicht von Jambo können Sie alle Ihre Projekte nach Problemen durchsuchen, die von Ihren aktuellen Stakeholdern oder Gemeinschaften angesprochen wurden. Auf diese Weise haben Sie die benötigten Informationen immer zur Hand, selbst wenn es sich um Probleme oder Bedenken aus Projekten handelt, die vor vielen Jahren abgeschlossen wurden. Wenn Personen ihre Position oder ihren Arbeitsplatz wechseln, bewahrt Jambo die historischen Aufzeichnungen genau auf, so dass Sie die von einzelnen Personen in einer Gemeinschaft oder Organisation vorgebrachten Anliegen sehen können, auch wenn sie nicht mehr dort sind.
Tipps für den Umgang mit Stakeholdern mit Hilfe von Stakeholder Engagement Software
Verfolgen Sie Probleme, sobald sie auftauchen
Um zu verhindern, dass Probleme oder Bedenken eskalieren, sollten Sie sie frühzeitig erkennen und verfolgen, sobald Sie davon erfahren. Wenn Sie z. B. eine E-Mail von einem Stakeholder erhalten und dieser ein Anliegen geäußert hat, stellen Sie sicher, dass Sie dieses Problem sofort in Ihrer Software für die Einbindung von Stakeholdern protokollieren, zusammen mit allen Nachrichten, die Sie als Antwort geteilt haben.
Wenn Probleme in Vergessenheit geraten, können sich Beteiligte oder Mitglieder der Gemeinschaft verärgert oder ignoriert fühlen. Die Protokollierung von Problemen und deren Überwachung, sobald sie auftreten, hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und gemeinsame Themen zu erkennen, die Ihnen dabei helfen können, einzugreifen und eine potenziell riskante Situation zu deeskalieren, wenn dies erforderlich ist.
Beispiel Jambo: Alles in Jambo ist miteinander verbunden. Wenn Sie also neue Problemaktualisierungen hinzufügen, können Sie alles bis zum ursprünglichen Problem und den damit verbundenen Gesprächen zurückverfolgen. Das bedeutet, dass Sie die gesamte Geschichte leicht überprüfen und verstehen können, während sie sich entfaltet. Es ist auch sehr hilfreich, wenn Sie versuchen zu veranschaulichen, wie Sie an der Lösung eines Problems gearbeitet haben.
Erstellen Sie einen Aktualisierungsplan
Wenn Sie sich um Ihre Anliegen und Probleme kümmern, sollten Sie einen Plan mit einem Zeitplan für Aktualisierungen aufstellen und diesen mit den beteiligten Interessengruppen oder Gemeindemitgliedern teilen. Kommunikation ist das A und O. Wenn sie nichts von Ihnen hören oder nicht wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können, sind sie möglicherweise frustriert. Wenn Aktualisierungen erforderlich sind, können Sie in Ihrer Software für die Einbindung von Stakeholdern Aufgaben erstellen, um sie im Blick zu behalten. Sie sollten schnell handeln, um die Dinge voranzutreiben , und gleichzeitig vorsichtig sein, um das soziale Kapital und die positiven Beziehungen zu erhalten, die Sie sich hart erarbeitet haben.
Jambo Beispiel: Mit der Aufgabenfunktion von Jambo können Sie Aufgaben für sich selbst oder Ihr Team im Voraus planen, um sicherzustellen, dass Sie sich regelmäßig melden. Da die Datensätze in Jambo miteinander verbunden sind, ist jede zugewiesene Aufgabe mit dem zugehörigen Problem verknüpft, so dass Teams über den gesamten Kontext und die Historie verfügen, die sie benötigen, um ihre Aufgabe zu erledigen, den Status von Problemen zu kennen und die gesamte Situation zu verstehen.
Regelmäßige Überprüfung von Bedenken
Besprechen Sie die Anliegen und Probleme der Stakeholder regelmäßig, sei es vor einem Treffen mit einem Stakeholder oder einer Gemeinschaft oder zu einem festgelegten Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie immer über die Fortschritte Ihres Teams auf dem Laufenden sind.
Eine regelmäßige Überprüfung der in Ihrer Stakeholder-Engagement-Software gespeicherten Daten kann Ihnen helfen, Lücken zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Stakeholder oder Gemeindemitglied in letzter Zeit nicht über ein von ihm angesprochenes Anliegen oder Problem gesprochen haben, können Sie planen, sich bei ihm zu melden. Oder wenn Sie sich mit einem Stakeholder oder Gemeindemitglied treffen, können Sie alle aktuellen oder früheren Probleme überprüfen, mit denen sie in Verbindung stehen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Kommunikation und Ihre Kernbotschaften vor dem Treffen zu planen.
Diese Art von Einblicken trägt dazu bei, dass Sie sich um die Lösung Ihrer Anliegen und Probleme bemühen und Ihren Stakeholdern und Gemeindemitgliedern zeigen, dass Sie ihnen zugehört und ihre Ansichten ernst genommen haben.
Jambo Beispiel: Vor einem Treffen mit einem Stakeholder können Sie dessen Profil in Jambo einsehen. Wenn es ein Problem oder ein Anliegen im Zusammenhang mit diesem Stakeholder gibt, können Sie den gesamten Zeitplan der Aktualisierungen einsehen, so dass Sie besser vorbereitet in die Besprechung gehen können.
Achten Sie auf gemeinsame Trends, Themen oder Bedenken
Wenn bei Stakeholdern oder Gemeinschaften ähnliche Bedenken geäußert werden, sei es in Bezug auf ein bestimmtes Gebiet oder ein bestimmtes Thema, sollten Sie auf diese Informationen achten, da sie für Ihre Pläne zur Einbindung wichtig sein können. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass zu bestimmten Zeiten im Jahr Fragen aufgeworfen werden, dass es sich um bestimmte Themen handelt oder dass bestimmte Stakeholder oder Gemeindemitglieder dieselben Bedenken oder Fragen äußern.
Software für die Einbindung von Stakeholdern kann Ihnen helfen zu erkennen, wann diese Trends oder Themen in Ihren Projekten auftauchen. Wenn Sie diese Art von Informationen kennen, können Sie Ihre Schlüsselbotschaften besser vorbereiten, um die Erwartungen Ihrer Stakeholder und der Gemeinschaft zu erfüllen, Ihren Plan bei Bedarf anpassen und Ressourcen vorbereiten, wenn Sie allgemeine Bedenken feststellen, die Sie nicht vorhergesehen hatten.
Möchten Sie erfahren, wie Sie das Beste aus Ihren Stakeholder- und Community-Daten herausholen können? Sehen Sie sich unsere Expertentipps an!
Beispiel Jambo: Mit einer Stakeholder-Engagement-Software wie Jambo stehen Ihnen viele verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Datensätze einfach hinzufügen und organisieren können, um mehr über Ihre Stakeholder, Gemeinschaften und Projekte zu erfahren. So können Sie beispielsweise Tags zu den Daten hinzufügen, die Sie verfolgen, um gemeinsame Themen oder Trends zu finden. Diese Zuordnung ermöglicht es Ihnen, Informationen, Aktualisierungen oder Probleme zu gruppieren und hilft Ihnen dabei, Trends, Themen oder aufkommende Probleme innerhalb oder zwischen Ihren Projekten zu erkennen.
Nutzen Sie alle in Ihrer Stakeholder Engagement Software verfügbaren Tools und Module
Wenn Sie eine Software für die Einbindung von Stakeholdern verwenden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die verschiedenen Tools kennenzulernen, die Ihnen dabei helfen können, den Überblick über die Anliegen Ihrer Stakeholder und der Gemeinschaft zu behalten.
Versuchen Sie, Ihre Daten zu organisieren und zu verknüpfen. Wie wir wissen, gibt es selten nur ein einziges Gespräch, das mit einem Problem in Verbindung steht. Daher ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, mehrere Gespräche mit einem einzigen Problem zu verknüpfen, um alle Ihre Informationen zu organisieren. Wenden Sie sich an Ihr Kundenerfolgsteam, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial Ihrer Software ausschöpfen.
Jambo Beispiel: Das Themenmodul in Jambo ermöglicht es Ihnen, Ihre wechselseitigen Gespräche mit Raum zu verfolgen, um zu aktualisieren, was Sie gehört haben, wie Sie darauf reagiert haben und welche Maßnahmen Sie ergriffen haben. Wenn mehrere Stakeholder oder Mitglieder der Gemeinschaft dasselbe Problem ansprechen, können Sie mehrere Personen und viele verschiedene Gespräche zu einem einzigen Problem hinzufügen, damit Sie die Auswirkungen besser verstehen können. Wenn das Problem im Laufe der Zeit für einige gelöst wird, aber nicht für alle, können Sie die Personen, die mit dem Problem in Verbindung stehen, entfernen und eine Notiz über den Fortschritt hinzufügen.
Möchten Sie mehr über Software für das Stakeholder-Engagement erfahren und was sie für Ihr Unternehmen tun kann? Sehen Sie sich unseren umfassenden Leitfaden an!
Nächste Schritte: Erfahren Sie mehr über Stakeholder Engagement Software
Software für die Einbindung von Stakeholdern kann Ihnen helfen, Ihre Projektanliegen und -probleme effektiver zu verwalten. Sie hilft Ihnen, alle Interaktionen und Kommunikationen zu verfolgen, Probleme zu verstehen, sie nach Auswirkung und Prioritätsstufe zu ordnen und als zentraler Ort für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu fungieren, um Ihre Projekte voranzutreiben.
Unsere Plattform für die Einbindung von Stakeholdern, Jambo, wurde entwickelt, um Sie bei der möglichst stressfreien und effektiven Bewältigung auftretender Bedenken oder Probleme zu unterstützen. Um mehr über Jambo zu erfahren und unser Problemlösungsmodul in Aktion zu sehen, buchen Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem Jambo-Experten!
