In diesem Blog stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Instrumente für die Einbindung von Stakeholdern vor und erläutern, an welcher Stelle des Prozesses der Einbindung von Stakeholdern sie hilfreich sein können.
Wir haben die Liste in die folgenden Phasen der Engagement Journey unterteilt:
- Die Planungsphase
- Die Moderationsphase (persönlich und virtuell)
- Die Follow-up-Phase
Um einfach durch die in diesem Blog behandelten Tools zu springen, können Sie das unten verlinkte Inhaltsverzeichnis verwenden:
Die wichtigsten Tools zur Einbindung von Stakeholdern in der Planungsphase
Die besten Tools zur Einbindung von Stakeholdern für die persönliche Moderationsphase
Die besten Tools zur Einbindung von Stakeholdern für die virtuelle Moderationsphase
Die wichtigsten Tools zur Einbindung von Stakeholdern in der Follow-up-Phase
Die wichtigsten Tools zur Einbindung von Stakeholdern in der Planungsphase
#Nr. 1: Stakeholder Mapping
Wenn Sie mit dem Konzept des Stakeholder-Mappings noch nicht vertraut sind, besuchen Sie unseren Stakeholder-Mapping-Blog, der eine kostenlos herunterladbare Stakeholder-Map-Leinwand enthält.
Die Durchführung einer Stakeholder-Mapping-Übung mit Hilfe einer Stakeholder-Map-Canvas in der Planungsphase des Stakeholder-Engagements wird Ihnen helfen, Ihre Stakeholder besser zu verstehen. Nach dieser Übung können Sie viel besser einschätzen, mit wie vielen Stakeholdern Sie in welchem Umfang in Kontakt treten werden. Dies hilft Ihnen auch bei der Planung des Ressourcenbedarfs, des Budgets und der Taktiken, die Sie für die Einbindung verwenden werden.
#Nr. 2: Öffentlich verfügbare Ressourcen
Fachexperten und Branchenorganisationen stellen regelmäßig kostenlos großartige Ressourcen online zur Verfügung. So können Sie beispielsweise Berichte, Whitepapers und Blogs kostenlos online einsehen und herunterladen. Suchen Sie nach diesen Ressourcen und nutzen Sie sie, um Ihr Denken zu erweitern und neue und spannende Wege zur Einbindung Ihrer Stakeholder zu finden. Die International Association of Public Participation (IAP2) verfügt über eine Fülle von Ressourcen für Engagement-Experten.
Wir bei Jambo haben uns mit einigen führenden Experten für Stakeholder-Engagement zusammengetan, um hilfreiche Blogs mit vielen Tipps und Ratschlägen zu erstellen. Im Folgenden können Sie einige dieser Blogs lesen:
- Fragen Sie den Experten: 7 Tipps für die Planung Ihrer nächsten Online-Veranstaltung zur Einbindung von Stakeholdern
- Fragen Sie den Experten: Ratschläge zum Umgang mit Stakeholder-Problemen
- Fragen Sie den Experten: Die 5 besten Tipps zur Konfliktbewältigung bei der Einbindung von Online-Stakeholdern
- Fragen Sie den Experten: Strategien zur Eingliederung indigener Völker: Wo soll man anfangen?
- Fragen Sie den Experten: Wie wichtig ist eine mehrkanalige, vielschichtige Einbindung von Stakeholdern?
Die wichtigsten Tools zur Einbindung von Stakeholdern in der persönlichen Moderationsphase
#Nr. 3: Haftnotizen
Wenn Sie persönliche Verlobungssitzungen veranstalten, sind einfache Haftnotizen ein hilfreiches Hilfsmittel. Nehmen Sie verschiedenfarbige Blöcke und legen Sie einen Stapel auf jeden Tisch oder verteilen Sie sie direkt zu Beginn der Sitzung an die Teilnehmer. Bitten Sie Ihre Teilnehmer, während der Präsentationen oder Diskussionen ihre Fragen, Kommentare und Überlegungen auf die Haftnotizen zu schreiben. Sammeln Sie die Haftnotizen zwischendurch oder zu einem bestimmten Zeitpunkt während der Veranstaltung ein. Stellen Sie sicher, dass die Haftnotizen ausgestellt werden, oder planen Sie eine Übung zur Beantwortung der Haftnotizen während der Sitzung.
Tipp: Manche Teilnehmer möchten ihre Haftnotizen nicht mit der Gruppe teilen, daher sollten Sie ihnen erlauben, ihre Notizen zu behalten. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie sie nach der Sitzung wieder einsammeln, damit Sie die Informationen noch erfassen können.
Dieses kostengünstige Hilfsmittel kann dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer während der Sitzung engagieren und dass sie sich gehört fühlen, wenn ihre Notizen angesprochen werden. Wenn Sie die Haftnotizen nach der Sitzung durchgehen, kann Ihr Team herausfinden, welche Fragen oder Bedenken im Zusammenhang mit dem Engagement häufig auftauchen. Achten Sie darauf, diese wichtigen Informationen in Ihrem Stakeholder Relationship Management System zu erfassen.
#4 Staffeleien & Papierblöcke
Bestimmen Sie ein Teammitglied, das auf einer Staffelei mit einem Papierblock als Protokollant fungiert. Sie können entweder interessante Punkte notieren, die während der Sitzung diskutiert werden, oder die Fragen und Kommentare von den Haftnotizen nehmen und sie in Form von Aufzählungszeichen aufschreiben, damit alle sie sehen und darauf antworten können. Auf diese Weise fühlen sich Ihre Teilnehmer gehört und bestätigt, und Sie können die wichtigsten Fragen und Kommentare leicht erkennen.
Die wichtigsten Tools zur Einbindung von Stakeholdern in der virtuellen Moderationsphase
#Nr. 5: Webinar-Anmeldeseiten
Webinar-Anmeldeseiten eignen sich hervorragend, um Ihnen mitzuteilen, wer zu Ihrer Veranstaltung kommt. Aber wussten Sie, dass Sie dieses Tool auch nutzen können, um weitere Fragen zu stellen, z. B. "Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren?" oder "Was halten Sie von dieser Veranstaltung?" Diese zusätzlichen Informationen können Ihnen helfen, ein besseres Verständnis für Ihr Projekt, die Stimmung dafür und die Personen, die darüber sprechen, zu entwickeln.
#Nr. 6: Interaktive Webinar-Funktionen
Mittlerweile hat jeder eine Webinar-Software seiner Wahl (Zoom, GoToWebinar, WebEx usw.). Vergewissern Sie sich, dass Sie alle interaktiven Funktionen der Webinar-Software kennen und planen Sie, diese während der virtuellen Sitzungen in vollem Umfang zu nutzen. Die meisten Webinar-Softwareprogramme verfügen über Funktionen wie Umfragen und Whiteboards.
Die Whiteboard-Funktion ist eine großartige Möglichkeit, Notizen zu machen und die stattfindenden Diskussionen visuell zu veranschaulichen. Sie können das Whiteboard auch für die Zusammenarbeit nutzen, so dass die Teilnehmer ihr eigenes Feedback einbringen können. Sie können Optionen auf dem Bildschirm anzeigen und die Teilnehmer können ihre Präferenzen mit einem Aufkleber oder einem einfachen Häkchen kennzeichnen. Am Ende der Sitzung können Sie, je nach Webinar-Software, das Whiteboard als PDF herunterladen, um es in Ihren Sitzungsnotizen oder für Ihren Bericht an die Teilnehmer zu verwenden. Wenn das nicht möglich ist, können Sie auch einen Screenshot machen.
#Nr. 7: Partizipative Präsentationsplattformen
Es gibt einige großartige partizipative Präsentationsplattformen, die helfen, Präsentationen interessanter zu gestalten und gleichzeitig das Interesse Ihrer Stakeholder zu wecken. Sehen Sie sich Mentimeter, Prezi, SlideDog und Genial).
Diese partizipativen Präsentationsplattformen unterscheiden sich geringfügig, aber die meisten bieten ähnliche Funktionen wie Umfragen, Fragen, Wortwolken und Abstimmungen in Echtzeit, um Daten zu sammeln und gleichzeitig die Teilnehmer zu beschäftigen. Diese Funktionen eignen sich hervorragend als Eisbrecher oder während der Nachbereitung der Präsentation. Anschließend können Sie die Daten herunterladen, um sie in Ihren Besprechungsnotizen zu verwenden oder sie mit den Teilnehmern in Ihrem Bericht zu teilen. Die gemeinsame Nutzung dieser Ressourcen ist eine gute Möglichkeit zu zeigen, dass Sie zugehört haben.
Die wichtigsten Instrumente zur Einbindung von Stakeholdern in der Follow-up-Phase
#Nr. 8: Emails
Es klingt einfach, aber E-Mails sind ein Instrument, das Sie in der Nachbereitungsphase des Stakeholder-Engagements einsetzen können. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, die Sie nach einer Beteiligungssitzung an die Teilnehmer senden können, um ihnen für ihre Teilnahme zu danken und sie zu fragen , ob sie auf dem Laufenden gehalten werden möchten und ob sie in zukünftige Sitzungen oder Feedback-Optionen einbezogen werden möchten. Indem Sie den Stakeholdern diese einfachen Fragen stellen, zeigen Sie, dass Sie ihre Meinung und ihre Zeit respektieren.
#Nr. 9: Umfrageplattformen
Nach einer Sitzung zur Einbindung von Stakeholdern (sowohl persönlich als auch virtuell) können Sie eine Umfrage an die Teilnehmer verschicken. Folgende Umfragesoftware können Sie ausprobieren SurveyMonkey, SoGOSurvey, SurveyPlanet, usw. Für virtuelle Veranstaltungen bieten einige Webinar-Softwareprogramme integrierte Umfragefunktionen, die Sie so planen können, dass sie nach dem Ende des Webinars automatisch gesendet werden.
Diese Umfragen können Ihnen in vielerlei Hinsicht helfen:
- Bewerten Sie die gesamte Sitzung
- Gewinnen Sie einen Einblick, was funktioniert hat und was nicht, oder welche Tools die Teilnehmer mögen/ nicht mögen
- Sprechen Sie die Dinge an, zu denen Sie während der Sitzung nicht gekommen sind
- Gelegenheit für ein offenes Feedback bieten, das während der Sitzung vielleicht nicht möglich gewesen wäre
- Stellen Sie wichtige Fragen, um Ihre Stakeholder besser zu verstehen
#Nr. 10: Software für das Management von Stakeholder-Beziehungen (SRM)
Es ist wichtig, dass Sie in jeder Phase des Engagements alle Informationen über die Stakeholder und die Daten der Engagementsitzung an einem zugänglichen Ort speichern. Wo auch immer Sie Ihre Daten speichern, es muss sicher sein (da Sie manchmal mit sensiblen oder persönlichen Informationen zu tun haben). Die Daten müssen auch durchsuchbar sein, damit das gesamte Team sie leicht einsehen kann, da Sie durch die Durchsicht dieser Daten viel über Ihre Stakeholder erfahren können. Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software wie Jambo wurde speziell für die Protokollierung, Verfolgung und Berichterstattung über Stakeholder-Informationen und Stakeholder-Engagement-Aktivitäten entwickelt.
Der Aufbau von Beziehungen und Vertrauen zu Ihren Stakeholdern steht immer an erster Stelle. Ein wichtiges Element in diesem Zusammenhang ist die Einhaltung von Zusagen (auch als Zusagen oder Versprechen bezeichnet). Wir wissen, dass es manchmal hektisch zugeht und Zusagen in der Masse untergehen können, vor allem, wenn nur eine Person (wie der Sitzungsleiter) davon weiß. Um sicherzustellen, dass eine Zusage nie vergessen wird, sollte sie dokumentiert werden. Das Jambo-Zusagenmodul ermöglicht es Ihnen, eine Zusage zu protokollieren und ihren Status zu verfolgen. Teams können die Verpflichtungen gemeinsam überwachen, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen eingehalten werden.
Tipp: Es gibt einen Unterschied zwischen CRM (Customer Relationship Management) und SRM-Software. Ein CRM ist ein Werkzeug für die Verwaltung von Kunden und Verkäufen, während ein SRM ein Werkzeug für die Verwaltung von Stakeholder-Informationen und Stakeholder-Beziehungen ist. Für alle, die sich damit noch nicht auskennen, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen einem CRM und einem SRM, die einen großen Einfluss auf Ihre Projekte haben können.
Wählen Sie die Tools, die Ihr Stakeholder-Engagement verbessern und Stakeholder-Beziehungen aufbauen
Neben dieser Liste gibt es noch weitere Tools für das Stakeholder-Engagement, aber die oben genannten bieten Ihnen einen guten Ausgangspunkt. Software-Tools sind großartig, um Daten und Erkenntnisse zu sammeln, die Ihr Team nutzen kann, um Ihre Engagement-Strategien gezielter einzusetzen. Unabhängig von den verwendeten Tools ist es jedoch wichtig, Ihren Stakeholdern zuzuhören und mit ihnen in Kontakt zu bleiben, um ihnen zu zeigen, dass sie gehört wurden, und um langfristige Beziehungen zu ihnen aufzubauen.
Wenn Sie diesen Blog gelesen haben und mehr über Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software erfahren möchten, sehen Sie sich dieses Video an.
