5 wichtige Schritte für einen Plan zur Einbindung von Stakeholdern

Mit zusätzlichen Tipps und Ressourcen, die Ihnen helfen, einen strategischen Plan für bessere Projektergebnisse zu erstellen.

Was ist ein Plan zur Einbeziehung von Interessengruppen?

Ein Plan zur Einbindung von Stakeholdern ist ein strategischer Schritt-für-Schritt-Prozess, wie Sie und Ihr Team mit Ihren Stakeholdern kommunizieren werden, um positive Projektergebnisse zu erzielen.

Sind Sie neu im Bereich Stakeholder-Engagement? Unser kostenloser praktischer Leitfaden hilft Ihnen auf die Sprünge!

Die Erstellung eines strategischen Plans zur Einbindung von Stakeholdern hat unter anderem folgende Vorteile:

• Reduzierung der Projektrisiken
• Effizientere Verwaltung Ihrer Ressourcen
• Erleichterung der Zusammenarbeit im Team
• Akzeptanz gewinnen
• Zeitpläne einhalten
• Aufbau von Vertrauen und besseren Beziehungen zu Interessengruppen und Gemeinschaften

Um Sie bei der Entwicklung Ihres Plans zur Einbindung von Stakeholdern zu unterstützen, stellen wir Ihnen heute fünf wesentliche Schritte für einen Plan zur Einbindung von Stakeholdern vor und geben Ihnen einige zusätzliche Tipps und Ressourcen, die Sie auf Ihrem Weg zur Einbindung von Stakeholdern unterstützen.

5 wichtige Schritte für einen Plan zur Einbindung von Stakeholdern

Schritt 1: Klären Sie das Ziel Ihres Plans und alle Anforderungen, die Sie erfüllen müssen

Um den besten Plan für Ihr Team und Ihr Projekt zu erstellen, müssen Sie die gewünschten Ergebnisse (oder Ziele) für diesen Plan kennen (z. B. Aufbau positiver Beziehungen zu den Stakeholdern, Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, Erreichen von Genehmigungen usw.).

Dies ist ein wichtiger erster Schritt, denn ein Plan zur Einbindung der Stakeholder, der mit Blick auf Ihre Ziele und die notwendigen Anforderungen erstellt wurde, hilft Ihnen und Ihrem Team, abgestimmte und strategische Entscheidungen zu treffen, die zu positiveren Projektergebnissen führen.

Tipp: Überdenken Sie alle früheren Pläne und Projekte

Wenn Sie in der Vergangenheit ein Projekt durchgeführt haben, gibt es irgendwelche Erkenntnisse, die Sie aus Ihren früheren Plänen mitnehmen können, um dieses Projekt zu unterstützen? Was ist mit den Mitgliedern Ihres Teams?

• Hat etwas besonders gut funktioniert?
• Sind Sie auf unerwartete Hindernisse gestoßen?
• Waren bestimmte Teammitglieder für bestimmte Rollen und Aufgaben besonders gut geeignet?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse als Leitfaden, um Ihren nächsten Plan zu stärken!

Schritt 2: Durchführen einer Stakeholder-Analyse

Sobald Sie verstanden haben, was Sie mit diesem Plan erreichen wollen, ist es an der Zeit, sich auf die Stakeholder und Gemeinschaften zu konzentrieren, die Sie einbeziehen wollen, indem Sie eine Stakeholder-Analyse durchführen.

Sie möchten mehr über Stakeholder-Analysen erfahren? Besuchen Sie unseren Blog!

Die Stakeholder-Analyse kann zwar aus mehreren Teilen bestehen, aber drei Schlüsselelemente gehören dazu:

• Identifizierung der Stakeholder
• Stakeholder-Mapping
• Verständnis für Ihre Interessengruppen

Identifizierung der Stakeholder

Bevor Sie mit dem Engagement beginnen können, müssen Sie herausfinden, wer Ihre Interessengruppen sind, und dieser Prozess muss gründlich durchgeführt werden.

Um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Interessengruppen und Gemeindemitglieder ermitteln, empfehlen wir immer, dies zu einer Teamübung zu machen und jede Person oder Gruppe zu berücksichtigen, die von Ihrem Projekt betroffen oder daran interessiert sein könnte, sei es im positiven oder im negativen Sinne.

Brauchen Sie Hilfe bei der Identifizierung Ihrer Stakeholder? Lesen Sie unseren Blog über 9 Fragen zur Identifizierung Ihrer Stakeholder!

Stakeholder-Mapping

Jetzt, da Sie wissen, wer Ihre Stakeholder sind, ist es an der Zeit, ihnen Prioritäten zu setzen, indem Sie Ihre Stakeholder in Gruppen einteilen.

Ein beliebtes Stakeholder-Mapping-Canvas ist die Mendelow-Macht-Interessen-Matrix, mit deren Hilfe Sie die Stakeholder auf der Grundlage ihres Interesses (hoch/niedrig) und ihres Einflusses (hoch/niedrig) auf Ihr Unternehmen oder Projekt kategorisieren können.

Möchten Sie mehr über Stakeholder-Mapping erfahren? Lesen Sie unseren Blog über die Durchführung einer Stakeholder-Mapping-Übung!

Verstehen Sie Ihre Stakeholder

Nachdem Sie die Stakeholder identifiziert und kartiert haben, müssen Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Stakeholder genauer zu verstehen. Sie müssen deren Perspektiven, Interessen, Bedenken und Meinungen zu Ihrer Organisation und Ihrem Projekt kennenlernen.

Sobald Sie ihre Perspektive kennen, können Sie einschätzen, wie sie zu Ihrem Projekt stehen (d. h. Unterstützung, Ablehnung, Vorbehalt, Unentschlossenheit oder Neutralität). Mit diesen Informationen haben Sie eine bessere Vorstellung von den Schlüsselbotschaften, die sie hören müssen, und davon, wie Sie am besten strategisch vorgehen können.

Tipp: Nutzen Sie Software, um Ihre Stakeholder zu verstehen

Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software dient Ihrem Team als zentrale Quelle für alle Informationen über die Einbindung von Stakeholdern, was in vielen Situationen von Vorteil ist, z. B. wenn Sie sich auf die Einbindung eines Stakeholders vorbereiten, mit dem Sie bereits bei früheren Projekten kommuniziert haben.

Wenn Sie ein SRM wie Jambo verwenden, um Ihre Stakeholder-Informationen zu organisieren und zu verwalten, haben Sie Zugriff auf alle Daten, die Sie und Ihr Team für jedes Projekt Ihrer Organisation erfasst haben. Wenn Sie mit einem Stakeholder sprechen, der an einem früheren Projekt beteiligt war, können Sie schnell im SRM nachsehen, welche Informationen er bereits mitgeteilt hat (z. B. was er schätzt, welche Bedenken er hat, welche Perspektiven er hat, welche Probleme er angesprochen hat usw.). Der Zugriff auf diesen Verlauf des Engagements hilft Ihnen, einen Schritt voraus zu sein und zu verstehen, welche Art von Gesprächen für dieses Projekt wichtig sein könnte.

Möchten Sie erfahren, wie SRM-Software Ihnen helfen kann, Ihre Stakeholder besser zu verstehen? Besuchen Sie unseren Blog!

Schritt 3: Bestimmen Sie, wie Sie mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten werden

Bei der Planung der Einbindung von Stakeholdern gibt es mehrere Aspekte zu berücksichtigen:

• Wie werden Sie die Interessengruppen einbinden? (d. h. welche Taktiken werden Sie einsetzen, wie z. B. E-Mail, Broschüre, Fokusgruppe, Umfrage, Website, persönliche Treffen usw.)
• Wie oft werden Sie sich mit den Interessengruppen austauschen?
• Wie werden Sie den Beteiligten über Aktualisierungen, Änderungen und Fragen Bericht erstatten?
• Wie können Interessengruppen Sie oder Ihre Organisation erreichen?

Eine nützliche Methode, um Ihr Engagement zu steuern, ist die Auswahl von Engagementstufen für Ihre Stakeholder-Kategorien (d. h. die Kategorien aus Ihrer Stakeholder-Zuordnung).

Ein hervorragendes Instrument, um herauszufinden, welche Ebene der Beteiligung für Ihre Stakeholder-Kategorien am besten geeignet ist, ist das Spektrum der Öffentlichkeitsbeteiligung, das von der International Association for Public Participation (IAP2) entwickelt wurde. Das IAP2-Spektrum unterscheidet fünf verschiedene Ebenen der Beteiligung: informieren, konsultieren, einbeziehen, zusammenarbeiten und befähigen.

Sobald Sie sich für einen Grad des Engagements entschieden haben, können Sie Ihre spezifischen Taktiken für das Engagement auswählen (d. h. wie Sie mit den Stakeholdern in Kontakt treten).

Tipp: Erstellen Sie Schlüsselbotschaften

Vergessen Sie Ihre Schlüsselbotschaften nicht! Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Engagement-Kategorie Ihrer Stakeholder (d. h. den Grad ihres Interesses/Einflusses) sowie ihre Perspektiven und den Grad ihres Engagements, den Sie für jede Kategorie gewählt haben, zu berücksichtigen, damit Sie wissen, welche Informationen jeder Stakeholder von Ihrer Organisation hören möchte.

Schlüsselbotschaften sollten frühzeitig festgelegt werden und klar und prägnant sein, damit jeder in Ihrem Team sie verstehen und verwenden kann. Die Verwendung strategischer Schlüsselbotschaften kann Ihnen und Ihrem Team helfen, konsistent mit den Stakeholdern zu kommunizieren, was dazu beitragen kann, Vertrauen in Ihr Unternehmen aufzubauen.

Tipp: Nutzen Sie zweiseitige Kommunikationskanäle

Wenn wir von "zweiseitigen Kommunikationskanälen" sprechen, meinen wir damit eine Kommunikation, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Stakeholder zu erreichen und ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihnen zu antworten.

Das Versenden einer Broschüre an die Stakeholder, die keine Informationen darüber enthält, wie sie mit Ihnen in Kontakt treten können, wird als einseitige Kommunikationsmethode betrachtet, da Sie zwar mit den Stakeholdern in Kontakt treten können, diese aber nicht mit Ihnen. Einseitige Kommunikationsmethoden können in manchen Situationen sicherlich nützlich sein, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass Ihre Stakeholder wertvolle Informationen und Meinungen zu Ihren Projekten haben können, und es ist von Vorteil, ihr Feedback zu hören.

Weitere Tipps zur Verbesserung des Engagements von Interessengruppen und Gemeinden finden Sie in unserem Blog, besuchen Sie unseren Blog!

Schritt 4: Erstellen Sie einen klaren Schritt-für-Schritt-Prozess

Jetzt, da Sie das Ziel Ihres Projekts kennen und ein klareres Verständnis davon haben, wer Ihre Stakeholder sind, welche Perspektiven sie haben und wie Sie mit ihnen zusammenarbeiten werden, müssen Sie anhand der bereits ermittelten Informationen einen schrittweisen Prozess entwickeln. Dieser Prozess ist die Blaupause für Sie und Ihr Team, um Ihren Plan in die Praxis umzusetzen.

Enthalten Sie Elemente wie:

• Die Ziele Ihres Plans zur Einbindung von Stakeholdern
• Alle zu erfüllenden gesetzlichen Anforderungen
• Ihre Informationen zur Stakeholder-Analyse
• Wie Sie sich engagieren werden

Vergessen Sie nicht, Elemente zu berücksichtigen wie:

• Ihr Budget
• Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihr Team
• Zeitpläne und Fristen
• Die wichtigsten Botschaften
• Mögliche Probleme, die auftreten könnten, und wie Sie darauf reagieren werden

Tipp: Überwachen und bei Bedarf aktualisieren

Die Einbindung von Stakeholdern kann kompliziert sein, und die Dinge können sich schnell ändern. Daher müssen Sie Ihren Plan regelmäßig anpassen und aktualisieren und sicherstellen, dass Sie diese Aktualisierungen an Ihr Team weitergeben.

Schritt 5: Legen Sie fest, wie Sie die Einbindung Ihrer Stakeholder dokumentieren wollen, und planen Sie Berichte

As you begin engaging with your stakeholders and communities, you’ll be collecting a lot of information. You need to ensure this information is well-organized, accessible and easy to find for your team, as you’ll likely need to share updates on your engagement information and use it to guide your plan.

Check out our blog, 8 Steps to effective stakeholder engagement tracking, to ensure you have a proactive tracking plan in place.

Es gibt einige Situationen, in denen Sie von organisierten Stakeholder-Informationen und der Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, profitieren werden:

• Weitergabe von Fortschritten an Ihr Team oder andere Teams in Ihrer Organisation (insbesondere in Bezug auf ein bestimmtes Thema, ein Problem oder eine Verpflichtung)
• Austausch von Fortschritten und Aktualisierungen mit dem Management
• Nachweis, dass Sie die aufsichtsrechtlichen Anforderungen oder andere Anforderungen wie Umwelt-, Sozial- und Governance-Anforderungen (ESG) oder Corporate Social Responsibility (CSR) erfüllen
• Austausch von Aktualisierungen mit Interessengruppen
• Gewinnen Sie wertvolle Einblicke in Ihr Projekt (z. B. wie viele Personen werden angesprochen? Wo engagieren Sie sich? Wie viele Fragen wurden aufgeworfen? usw.)

Tabellenkalkulationen für die Erfassung des Engagements von Stakeholdern

Viele Unternehmen versuchen immer noch, ihre Stakeholder-Informationen mit Hilfe von Tabellenkalkulationen zu verwalten. Dies ist jedoch nicht die beste Methode für das Stakeholder-Management, da Tabellenkalkulationen Sie, Ihr Team und Ihr Projekt unnötigen Risiken und Herausforderungen aussetzen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum Tabellenkalkulationen nicht die beste Option für die Erfassung des Stakeholder-Engagements sind, lesen Sie unseren Blog über 10 Gründe, warum es Zeit ist, sich von Tabellenkalkulationen zu trennen!

Software für das Stakeholder Relationship Management (SRM) zur Erfassung des Stakeholder-Engagements

Die beste Möglichkeit, alle Ihre Stakeholder-Beziehungen und die Kommunikation mit den Stakeholdern zu verwalten, ist eine Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software.

Unser SRM, Jambo, hilft Ihnen, Ihren Stakeholder-Management-Prozess auf die nächste Stufe zu heben, indem es Ihre Stakeholder-Informationen organisiert, zugänglich, durchsuchbar und leicht verständlich macht. Dank der Fähigkeit von Jambo, präzise Berichte in Minutenschnelle zu erstellen, können Sie Zeit sparen und sich auf das Erreichen Ihrer Projektziele konzentrieren.

Möchten Sie mehr über SRM-Software erfahren und warum sie die beste Option ist? Lesen Sie unseren umfassenden Blog zum Thema Was ist SRM?

Nächste Schritte: Laden Sie Ihre kostenlose Ressource herunter, die Sie bei der Erstellung Ihres Plans zur Einbindung von Stakeholdern unterstützt

Nachdem Sie nun einige der wichtigsten Elemente eines Plans zur Einbindung von Stakeholdern kennen, haben wir eine kostenlose Ressource entwickelt, die Ihnen den Einstieg erleichtern soll!

Da das Stakeholder-Mapping ein wichtiger und wertvoller Schritt ist, haben wir diese kostenlose, ausdruckbare Vorlage für das Stakeholder-Mapping erstellt. Klicken Sie auf das Bild unten, um Ihr kostenloses Exemplar zu erhalten!