7 wichtige Schritte im Management von Stakeholder-Beziehungen

Unter Stakeholder Relationship Management versteht man das Management der Beziehungen zu verschiedenen Interessengruppen und Gemeinschaften.

It's common to hear the term "stakeholder management," but it’s important to remember that you're managing the relationship, not the actual stakeholder. The term stakeholder relationship management focuses on those relationships, which is vital as positive, long-term stakeholder relationships are at the core of successful projects.

Was sind die Vorteile des Stakeholder Relationship Management?

Der Aufbau und die Pflege positiver Beziehungen zu den Stakeholdern bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem:

• Beitrag zur Verringerung der Projektrisiken
• Aufbau des Rufs Ihres Projekts oder Ihrer Organisation
• Nützliche Akzeptanz gewinnen
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
• Erzielung von Wettbewerbsvorteilen
• und mehr

Nachdem wir nun die Definition von Stakeholder Relationship Management kennen und wissen, warum es von Vorteil ist, stellt sich die Frage, welche Schritte zum Aufbau und zur Verwaltung Ihrer Stakeholder-Beziehungen gehören. Je nach Projekt, Stakeholdern oder Situation kann es noch weitere Schritte geben, aber im Folgenden werden sieben allgemeine Schritte des Stakeholder-Beziehungsmanagements beschrieben.

7 wichtige Schritte im Management von Stakeholder-Beziehungen

1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Bevor Sie sich mit den Details der Beziehungen befassen, müssen Sie wissen, mit wem Sie Beziehungen aufbauen und verwalten werden, d. h. Sie müssen alle möglichen Interessengruppen ermitteln.

Nehmen Sie sich dazu etwas Zeit, um gemeinsam mit Ihrem Team ein Brainstorming über alle möglichen Interessengruppen durchzuführen, die von Ihrem Projekt (positiv oder negativ) betroffen sein könnten oder die andere Interessen an Ihrem Projekt haben könnten.

Brauchen Sie Hilfe beim Brainstorming Ihrer Stakeholder? In unserem Blog finden Sie eine Liste von Fragen, die Ihnen helfen, Ihre möglichen Stakeholder zu identifizieren!

2. Kartieren Sie Ihre Stakeholder

Wenn Sie mit dem Konzept der "Kartierung Ihrer Stakeholder" noch nicht vertraut sind, handelt es sich um eine Übung, bei der Sie Ihre Stakeholder kategorisieren, nachdem Sie sie identifiziert haben.

Ein beliebtes Stakeholder-Mapping-Canvas ist die Mendelow-Macht-Interessen-Matrix, die Ihnen hilft, die Stakeholder auf der Grundlage ihres Interesses (hoch/niedrig) und ihres Einflusses (hoch/niedrig) auf Ihr Unternehmen oder Projekt zu kategorisieren.

Wenn Sie wissen, welche Stakeholder zu den einzelnen Kategorien gehören, können Sie besser einschätzen, wie viele Ressourcen Sie für die Einbindung Ihrer Stakeholder aufwenden sollten, wie viel Budget dafür erforderlich ist und wie Sie die einzelnen Einbindungstaktiken (d. h. die Art und Weise der Einbindung) wählen können.

In der Regel werden Sie beispielsweise mehr Anstrengungen unternehmen, um Beziehungen zu den Stakeholdern in Ihrer Gruppe mit hohem Interesse/hohem Einfluss aufzubauen, als zu den Stakeholdern in Ihrer Gruppe mit geringem Interesse/geringem Einfluss. Der Grund dafür ist, dass die Stakeholder mit hohem Interesse und hohem Einfluss Ihr Projekt mit größerer Wahrscheinlichkeit positiv oder negativ beeinflussen werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie keine Beziehungen zu den Stakeholdern in den verschiedenen Kategorien aufbauen werden; es hilft Ihnen und Ihrem Team lediglich, Ihre Pläne zu fokussieren.

Eine ausführliche Anleitung zur Durchführung einer Stakeholder-Mapping-Übung finden Sie in unserem Blog!

3. Lernen Sie Ihre Stakeholder kennen

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert und kartiert (oder kategorisiert) haben, ist es an der Zeit, mehr über sie zu erfahren.

Zu den Dingen, die Sie über Ihre Stakeholder in Erfahrung bringen möchten, gehören u. a:

• Wirkt sich Ihr Projekt positiv oder negativ auf sie aus?
• Wie sehen sie Ihre Organisation oder Ihr Projekt derzeit?
• Welche Interessen haben sie an Ihrem Projekt (z. B. finanzielle, ökologische, emotionale)?

Diese Informationen sind wichtig, weil Sie auf dieser Grundlage entscheiden können, wie sie zu Ihrem Projekt stehen (d. h. Unterstützung, Ablehnung, Vorbehalt, Unentschlossenheit, Neutralität). Mit diesem Wissen können Sie besser herausfinden, was Ihren Stakeholdern wichtig ist. So können Sie Ihre Botschaften (wenn Sie sich engagieren) so ausrichten, dass Sie die Themen ansprechen, die ihnen am wichtigsten sind, was zum Aufbau von Vertrauen und stärkeren Beziehungen beiträgt.

4. Planen Sie mit Ihrem Team, wie Sie strategisch vorgehen wollen

Planung ist etwas, das während des gesamten Prozesses stattfinden sollte. Sobald Sie jedoch wissen, wer Ihre Stakeholder sind und worauf sie Wert legen, ist es an der Zeit, sich mit Ihrem Team auszutauschen und Ihre Pläne anzupassen oder zu verbessern.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, mit Ihrem Team strategisch zu planen, können Sie verstehen, welche Ressourcen während dieses Prozesses erforderlich sein könnten. Wenn Ihr Team beispielsweise mehr über Ihre Stakeholder erfährt, stellt es vielleicht fest, dass sich bei einem oder mehreren Stakeholdern ein potenzielles Problem abzeichnet. Mit diesem Wissen können Sie dieses potenzielle Problem einplanen und die erforderlichen Ressourcen vorbereiten, was Ihnen hilft, Ihre Risiken zu verringern und die Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern bei diesen Problemen effektiver zu gestalten und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, diese Beziehungen zu erhalten oder aufzubauen.

Neben der Planung der Ressourcenzuweisung können Sie gemeinsam mit Ihrem Team auch strategische Botschaften und Kommunikationstaktiken festlegen, entscheiden, wie mit aktuellen Problemen verfahren werden soll, und bestimmen, wer in Ihrem Team für Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Stakeholdern zuständig sein wird. Diese Planung stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und effektiver zusammenarbeiten können, um bessere Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen.

5. Engagieren Sie sich effektiver mit Ihren Stakeholdern

Wenn es an der Zeit ist, mit Ihren Stakeholdern in Kontakt zu treten, müssen Sie Elemente wie diese berücksichtigen:

• Was wollen die Stakeholder von Ihrer Organisation hören?
• Müssen alle Ihre Stakeholder die gleichen Botschaften hören?
• Wie oft werden Sie sich mit den Beteiligten austauschen?
• Wie werden Sie mit den Betroffenen in Kontakt treten? (z. B. Broschüren, Bürgerversammlungen, E-Mails usw.)

Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist die Wahl der Ebene, auf der Sie Ihre Stakeholder-Kategorien beteiligen wollen. Das Spektrum der Öffentlichkeitsbeteiligung, das von der International Association for Public Participation (IAP2 ) entwickelt wurde, unterscheidet fünf verschiedene Ebenen der Beteiligung: informieren, konsultieren, einbeziehen, zusammenarbeiten und befähigen -ein wertvolles Instrument, das Ihnen bei der Einbindung Ihrer Stakeholder hilft.

Sobald Sie mit Ihren Stakeholdern in Kontakt treten, könnten Sie Themen wie diese behandeln:

• Vermittlung von Schlüsselbotschaften, die für die Perspektiven, Interessen und Anliegen Ihrer Stakeholder relevant sind
• Bereitstellung relevanter Projektaktualisierungen (oder sogar Aktualisierungen, warum es keine Aktualisierungen gibt)
• Beantwortung ihrer Fragen und Anliegen
• Umgang mit aktuellen oder potenziellen Problemen
• Etc.

Ein Engagement kann zwar überwältigend sein, aber wenn es respektvoll, absichtlich und konsequent durchgeführt wird, bauen Sie das Vertrauen der Stakeholder und bessere Beziehungen auf, so dass Ihre Stakeholder wissen, dass sie sich mit ihren Fragen oder Anliegen an Sie wenden können.

Tipps zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern finden Sie in unserem Blog!

6. Überwachen Sie Ihre Interessengruppen

Sie müssen Ihre Stakeholder während des gesamten Prozesses überwachen, da sich die Dinge schnell ändern können und Sie auf dem Laufenden sein wollen, sobald Änderungen eintreten. Berücksichtigen Sie bei der Überwachung Dinge wie:

• Haben sich die Meinungen der Beteiligten geändert? (z. B. von Befürwortern zu Gegnern Ihres Projekts)
• Gibt es neue Interessengruppen, die Sie ursprünglich nicht erkannt hatten?
• Sind die Beteiligten in andere Kategorien gewechselt?

Auch wenn Sie anfangs vielleicht nicht viel mit einigen Stakeholdern zu tun haben, werden Sie mit der Zeit vielleicht regelmäßig mit ihnen zu tun haben. Daher sollten Sie immer wissen, wie die Interessengruppen zu Ihrem Projekt stehen, und die notwendigen Ressourcen für den Aufbau, den Erhalt und die Pflege von Beziehungen zu ihnen bereitstellen, wenn dies sinnvoll ist.

For tips on effective stakeholder engagement tracking, visit our blog.

7. Bericht über Ihre Stakeholder-Informationen

Im Laufe dieses Prozesses werden Sie viele Informationen über die Beteiligten sammeln, z. B:

• Kontaktdaten der Interessenvertreter
• Aufzeichnungen über die Kommunikation mit Interessengruppen
• Fragen von Interessengruppen
• Karten von interessanten Gebieten oder Einsatzorten
• Anmerkungen zu Ihren Interessengruppen
• Verpflichtungen (oder Versprechen) der Interessengruppen
• Ihnen und Ihrem Team zugewiesene Aufgaben

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie alle Ihre Stakeholder-Informationen organisiert und zugänglich halten, da Sie unweigerlich Berichte über diese Informationen erstellen müssen. Vielleicht müssen Sie Berichte erstellen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, Entscheidungsträger und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten oder um mit Ihrem Team auf dem gleichen Stand zu bleiben. Die Möglichkeit, leicht verständliche und aufschlussreiche Berichte zu erstellen, hilft Ihnen dabei, Ihre Bemühungen im Stakeholder Relationship Management transparent zu machen und ein besseres Verständnis für die Perspektiven Ihrer Stakeholder und Ihr Engagement-Projekt insgesamt zu schaffen.

Sind Sie neu im Bereich Stakeholder-Engagement? Dieser praktische Leitfaden ist der perfekte Startpunkt. Klicken Sie auf das Bild, um Ihr kostenloses Exemplar herunterzuladen.

Wie halten Sie all Ihre Informationen über Ihre Interessengruppen organisiert?

Nachdem wir nun die sieben allgemeinen Schritte für das Stakeholder Relationship Management behandelt haben, ist es wichtig, darüber zu sprechen, wie dieser Prozess einfacher und effektiver gestaltet werden kann, indem alles mit der richtigen Software rationalisiert und organisiert wird.

Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder sogar eines CRM zur Verwaltung Ihrer Stakeholder-Informationen mag zwar praktisch erscheinen, doch sind diese Optionen nicht nachhaltig, wenn Sie zukunftsorientierte, langfristige Stakeholder-Beziehungen aufbauen wollen.

Die Entwicklung eines wiederholbaren und skalierbaren Prozesses für das Stakeholder Relationship Management ist für den Aufbau starker Stakeholder-Beziehungen unerlässlich. Dieser Prozess muss eine kollaborative Datenbank mit allen Informationen über Ihre Stakeholder umfassen. Die Erstellung dieser Datenbank mit der richtigen Software ist ein einfacher und effektiver Weg, um wichtige Informationen zusammenzustellen und zu speichern. Die beste Software für diesen Prozess ist die Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software.

Was ist Stakeholder Relationship Management Software?

Stakeholder Relationship Management (SRM) ist ein Tool, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Stakeholder-Beziehungen und der Kommunikation mit den Stakeholdern unterstützt.

Mit einem SRM haben Sie und Ihr Team einen zentralen Ort für die Erfassung von Stakeholder-Informationen, so dass jeder immer genau weiß, wo er alles findet, was er braucht. Organisierte Daten vereinfachen den Prozess des Stakeholder Relationship Management, so dass er nicht überwältigend oder unüberschaubar wird, und ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, die eingegebenen Informationen zu nutzen, um informiert zu bleiben, konsistenter und effektiver zu kommunizieren und sich auf den Aufbau sinnvoller und vertrauensvoller Stakeholder-Beziehungen zu konzentrieren, um bessere Projektergebnisse zu erzielen.

In unserem Blog erfahren Sie, wie Software für das Stakeholder Relationship Management das Vertrauen und die Beziehungen zwischen den Stakeholdern verbessern kann .

Nächste Schritte: Tipps zum Engagement

Nachdem wir nun die Grundlagen des Stakeholder Relationship Managements behandelt haben, ist es an der Zeit, sich mehr darauf zu konzentrieren, wie Sie sich engagieren werden.

Kim Hyshka von Dialogue Partners, einem vertrauenswürdigen Jambo-Partner, hat in Zusammenarbeit mit uns diese Informationen über ihre 4 besten Tipps für die Einbindung von Stakeholdern zusammengestellt. Sie können die kostenlose Ressource herunterladen, indem Sie auf das Bild unten klicken.