Tabellenkalkulationen sind nicht die beste Option für die Verwaltung Ihrer Stakeholder-Informationen beim Aufbau von Stakeholder-Beziehungen. Lesen Sie unseren Blog, um zu erfahren, warum.
Die effektive Verwaltung von Informationen über die Einbindung Ihrer Stakeholder ist von entscheidender Bedeutung, da Sie dadurch Ihre Stakeholder besser verstehen und wichtige Termine (d. h. Verpflichtungen und Probleme) verfolgen können.
Tabellenkalkulationen scheinen zwar eine gute Option für Ihren Stakeholder-Engagement-Plan zu sein, aber sie sind keine nachhaltige Lösung, wenn Sie zukunftsorientierte, langfristige Stakeholder-Beziehungen aufbauen wollen, und es gibt viele Dinge, die Sie damit für Ihren Stakeholder-Management-Plan nicht tun können.
Für die heutigen Erwartungen an das Stakeholder-Engagement sind Tabellenkalkulationen nur eine vorübergehende Lösung. Für eine wachstumsorientiertere Option ist eine speziell für das Stakeholder-Management konzipierte Software wie die Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software die ideale Lösung.
Sehen Sie sich die folgende Liste mit 10 Gründen an, warum es an der Zeit ist, sich von Tabellenkalkulationen zu trennen - klicken Sie, um weiterzuspringen!
- Mehrere Tabellenkalkulationen sind unübersichtlich und kompliziert zu verwalten
- Inkonsistente Eingabemethoden sind bei Tabellenkalkulationen üblich
- Tabellenkalkulationsberichte sind verwirrend und zeitraubend
- Wo sind Ihre Daten?
- Tabellenkalkulationsmanagement verschwendet Zeit
- Tabellenkalkulationen erhöhen das Risiko, wichtige Fristen und Verpflichtungen zu verpassen
- Zusammenarbeit bei Tabellenkalkulationen ist schwierig
- Der Aufbau von Stakeholder-Beziehungen kann mit Tabellenkalkulationen kompliziert sein
- Bei Tabellenkalkulationen ist es schwierig zu erkennen, wann die Daten aktualisiert wurden
- Tabellenkalkulationen sind für die Benutzer nicht intuitiv (d.h. schwer zu navigieren und zu verstehen)
Nächste Schritte
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1. Mehrere Tabellenkalkulationen sind unübersichtlich und kompliziert zu verwalten
Es gibt selten nur ein Arbeitsblatt.
Sie beginnen mit einer Tabelle für die Kontaktinformationen der Stakeholder, aber dann erstellen Sie eine weitere für die Kommunikation, eine weitere für Verpflichtungen und eine weitere für Probleme. Plötzlich haben Sie mehrere Tabellenkalkulationen und Ihre Daten sind überall verstreut.
Bei mehreren Tabellenkalkulationen ist es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, den Überblick zu behalten.
Auch eine einzelne Tabelle kann Verwirrung stiften und zu Missverständnissen führen, da sie oft lang ist und viele langweilige Informationen enthält. Man blättert und blättert durch eine Tabelle, ohne jemals sicher zu sein, dass man ihren Inhalt versteht.
Neben unübersichtlichen und verwirrenden Daten gibt es auch das Problem der Anhänge. Was passiert mit zusätzlichen Dokumenten, die Ihre Tabellenkalkulationsdaten ergänzen?
Vielleicht haben Sie Bilder von interessanten Bereichen oder eine Audiodatei von einer wichtigen Besprechung. Bei Tabellenkalkulationen gibt es keine klare Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen, wodurch Sie und Ihr Team Gefahr laufen, wichtige Erkenntnisse oder kritische Daten zu verpassen, was kontraproduktiv ist, wenn Sie versuchen, Ihre Stakeholder-Informationen effektiv zu verwalten.
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2. Inkonsistente Eingabemethoden sind bei Tabellenkalkulationen üblich
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Leider entwickeln Ihre Teammitglieder bei Tabellenkalkulationen oft unabhängige Eingabestile, wodurch die Daten in der Kalkulationstabelle uneinheitlich und kompliziert werden. Plötzlich ist das, was für die eine Person sinnvoll ist, für die andere unsinnig. Das funktioniert nicht, wenn Sie Daten im Team gemeinsam nutzen und versuchen, konsistente Erkenntnisse zu gewinnen und regelmäßige Berichte zu erstellen.
Ein weiteres Problem bei der Eingabe in Tabellenkalkulationen sind menschliche Fehler (z. B. Rechtschreibfehler). Sie können sich zwar auf die Rechtschreibprüfung verlassen, aber sie hilft Ihnen nicht, wenn es um die Eingabe von Informationen wie Stakeholdernamen geht, und wir müssen Ihnen nicht sagen, wie wichtig es ist, Ihre Stakeholder mit dem richtigen Namen anzusprechen, wenn Sie versuchen, Beziehungen zu ihnen aufzubauen.
3. Tabellenkalkulationsberichte sind verwirrend und zeitraubend
Die Berichterstattung über Ihre Stakeholder-Informationen ist unerlässlich, sei es aus rechtlichen Gründen, um Ihrem Team wertvolle Erkenntnisse mitzuteilen oder um Sie und Ihr Team über die Meinungen Ihrer Stakeholder zu Ihrem Projekt zu informieren.
Es kann jedoch schwierig sein, alle Ihre Tabellenkalkulationsdaten in einem einzigen Bericht zusammenzufassen. Wenn Sie sich durch mehrere Tabellenkalkulationen wühlen, ohne genau zu wissen, ob Sie die benötigten Informationen zusammengestellt haben, ob die Informationen aktualisiert sind oder ob sie richtig eingegeben wurden, besteht die Gefahr, dass Sie wichtige Informationen übersehen und einen unvollständigen Bericht erhalten.
4. Wo sind Ihre Daten?
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Wenn der Eingabeprozess undefiniert oder unangenehm ist, finden Sie Ihre Informationen oft an verschiedenen Stellen, weil Ihre Teamkollegen den mühsamen Prozess vermeiden.
Die Daten können sich auf den Desktops, Laptops, USB-Sticks, externen Laufwerken oder sogar auf Post-it-Notizen Ihrer Teammitglieder befinden.
Abgesehen von der Schwierigkeit, nicht zu wissen, wo Ihre Daten gespeichert sind, besteht auch die Gefahr, dass Informationen verloren gehen, wenn Mitarbeiter das Projekt wechseln oder Ihr Unternehmen verlassen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Informationen "verschwinden", wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Bei Tabellenkalkulationen ist es schwer zu wissen, ob alle Informationen vorhanden sind, und das ist problematisch, weil man nie weiß, wann ein Manager, ein wichtiger Interessenvertreter oder eine Behörde nach Ihren Unterlagen fragen könnte, und in solchen Situationen sind unvollständige Daten keine Option.
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5. Tabellenkalkulation vergeudet Zeit
Zwischen der Verwaltung von Terminen, Aufgaben, Berichten und allem, was sonst noch anfällt, haben Sie nicht den Luxus von "zusätzlicher" Zeit, so dass die stundenlange Eingabe von langweiligen Informationen nicht ideal ist. Aber es ist nicht nur die Zeit, die durch die Eingabe verloren geht, sondern auch die Zeit, die durch die Suche nach Informationen verloren geht.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie stehen kurz vor einem Treffen mit einem wichtigen Stakeholder und möchten Ihren Gesprächsverlauf überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was zuvor besprochen wurde. Ihre Informationen sind jedoch in langen Tabellen verstreut.
Plötzlich wird aus dem "schnellen Überprüfen" des Verlaufs Ihrer Stakeholder-Beteiligung ein endloses Suchen und Scrollen, und Sie treffen sich mit dem Stakeholder, ohne sich vorbereitet zu fühlen.
6. Tabellenkalkulationen erhöhen das Risiko, wichtige Fristen und Verpflichtungen zu versäumen
Wenn Sie mit Stakeholdern zusammenarbeiten, wissen Sie, wie wichtig es ist, Vertrauen aufzubauen, um die Beziehungen zu den Stakeholdern zu festigen, und es gibt keinen sichereren Weg, Vertrauen zu zerstören, als sich nicht an vereinbarte Fristen zu halten, insbesondere wenn es um Verpflichtungen oder Probleme geht.
Problematisch wird es jedoch, wenn Sie sich nicht sicher sein können, was versprochen wurde, weil Sie in Ihren Tabellen keine eindeutigen Antworten finden.
Ohne einen schnellen Überblick über Ihre Stakeholder-Informationen oder eine Möglichkeit, den Fortschritt von Verpflichtungen, Problemen oder anderen Aufgaben zu verfolgen, bleiben Sie im Ungewissen über Ihre Stakeholder-Historie oder den Status von Fristen und Verpflichtungen, was nicht nur unprofessionell ist, sondern auch eine Belastung darstellt.
7. Zusammenarbeit bei Tabellenkalkulationen ist schwierig
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Sie verlassen sich darauf, dass Ihre Teammitglieder Aufgaben erledigen, die Unternehmenswerte aufrechterhalten und zusammenarbeiten, um Termine einzuhalten. Bei Tabellenkalkulationen ist es jedoch schwierig zu erkennen, wer wann und warum Änderungen vorgenommen hat, da es kein gemeinsames Dashboard zur Anzeige von Aktualisierungen gibt.
Ein Teamkollege hat Ihnen vielleicht gesagt, dass er sich um ein Problem kümmert, aber Sie wissen nicht, ob es erledigt ist, ohne dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, um nachzufragen, was den Arbeitsablauf unterbricht und Zeit verschwendet.
Abgesehen von der Herausforderung, die Arbeitsbelastung im Team zu bewältigen, ist es auch schwierig, konsistente Schlüsselbotschaften an Ihre Stakeholder zu übermitteln, wenn Sie und Ihre Teamkollegen nicht auf derselben Seite stehen. Sie können nicht sicher sein, was Ihre Teamkollegen kommunizieren, was problematisch ist, wenn jeder Ihr Unternehmen einheitlich vertreten soll.
Möchten Sie erfahren, warum Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software das beste Tool für die Zusammenarbeit ist? Lesen Sie den Blog!
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8. Der Aufbau von Stakeholder-Beziehungen kann mit Tabellenkalkulationen kompliziert sein
Es ist wichtig, mehr über Ihre Stakeholder zu erfahren, denn wenn Sie ihre Wünsche, Ängste und Bedürfnisse kennen, können Sie sich besser einbringen, tiefer einsteigen und dauerhafte, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen aufbauen.
Die Nachvollziehbarkeit ist für das Kennenlernen Ihrer Stakeholder und den Aufbau von Stakeholder-Beziehungen von entscheidender Bedeutung, denn sie hilft Ihnen zu wissen, wie Ihre Informationen miteinander verknüpft sind. Jede Kommunikation, jedes Problem, jede Verpflichtung und jede Aufgabe sollte miteinander verknüpft sein, damit Sie ein umfassendes Verständnis für Ihre Stakeholder entwickeln können - idealerweise mit nur einem Blick.
Wenn Sie jedoch nicht alle Daten zu Ihrem Stakeholder-Engagement finden oder verstehen können oder nicht wissen, welche Informationen miteinander verbunden (oder korrekt) sind, wird das Lernen über Ihre Stakeholder zu einer Herausforderung und nimmt viel Zeit in Anspruch.
Wenn Sie wissen möchten, wie die Rückverfolgbarkeit Ihnen helfen kann, das Gesamtbild des Stakeholder-Engagements zu sehen, lesen Sie den Blog!
9. Bei Tabellenkalkulationen ist es schwierig zu erkennen, wann die Daten aktualisiert wurden
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Tabellenkalkulationen haben keinen Prüfpfad, d. h. Sie wissen nicht, wann und von wem die Informationen aktualisiert wurden und ob das Dokument, das Sie gerade prüfen, die aktuellste Version ist, was für die Berichterstattung besonders problematisch ist.
Weitere Probleme entstehen, wenn eine Kalkulationstabelle nach dem Hinzufügen von Aktualisierungen nicht korrekt gespeichert wird oder wenn Daten nicht rechtzeitig hinzugefügt werden, was riskant ist, wenn Sie versuchen, sich mit Interessengruppen zu treffen oder wichtige Berichte zu erstellen.
Tabellenkalkulationsprogramme können auch Fehlfunktionen aufweisen, z. B. wenn ein großes Dokument zwangsweise beendet wird. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch problematisch, wenn Sie nicht gespeichert haben (oder die automatische Speicherung nicht funktioniert hat). Ohne ein Backup oder in der Cloud gesammelte Informationen sind Sie bei dieser Art von Störung anfällig für Datenlücken. Sie können die Daten zwar noch einmal eingeben, aber das ist reine Zeitverschwendung.
10. Tabellenkalkulationen sind für die Benutzer nicht intuitiv (d.h. schwer zu navigieren und zu verstehen)
Tabellenkalkulationen sind klobig und uninteressant, und die meisten Menschen mögen sie nicht, weil sie nicht benutzerfreundlich oder intuitiv sind.
Aufgrund des hohen Zeitaufwands für die Dateneingabe, der mangelnden abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und der Frustration bei der Suche nach benötigten Informationen sind Tabellenkalkulationen nicht gerade benutzerfreundlich.
Wenn den Menschen etwas nicht gefällt, meiden sie es. Das bedeutet, dass Sie niedrige Akzeptanzraten feststellen, was zu unvollständigen Informationen über das Stakeholder-Engagement führt. Wenn das passiert, ist es schwierig, sich auf Ihre Daten zu verlassen, was Ihr Stakeholder-Engagement-Programm gefährden kann.
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Nächste Schritte
Ersparen Sie sich und Ihrem Team diesen Ärger, indem Sie auf eine Software umsteigen, die darauf ausgelegt ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Ihre Anforderungen an das Stakeholder-Engagement zu erfüllen. Wenn Sie mehr über den Wechsel von Tabellenkalkulationen zu Stakeholder Relationship Management-Software erfahren möchten, lesen Sie unser eBook!
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