3 Wege, wie Jambo Ihnen bei der Einbindung von Stakeholdern in Ihr Projekt hilft

Bei der Einbindung der Stakeholder steht die Akzeptanz des Projekts oft an erster Stelle. Das ist sinnvoll, denn ohne sie könnte sich Ihr Projekt verzögern, seinen Ruf verschlechtern oder sogar ganz eingestellt werden.

Wenn wir über die Beteiligung an einem Projekt nachdenken, konzentrieren wir uns in der Regel in erster Linie auf die externen Stakeholder, aber was ist mit den internen Stakeholdern? Auch wenn Sie nicht an einem unternehmensweiten Änderungsmanagementplan oder an einem Projekt arbeiten, das interne Stakeholder direkt betrifft, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass Sie mit externen und internen Stakeholdern effektiv über Ihr Projekt kommunizieren können. Denken Sie daran, dass interne Stakeholder Auswirkungen auf den Zugang zu Ressourcen wie Finanzmitteln, die Einhaltung von Zeitplänen oder die Erlaubnis zur Fortsetzung des Projekts haben können.

Es dauert seine Zeit, bis die Menschen Ihr Projekt akzeptieren und annehmen. Daher ist es unglaublich wichtig, die Interessengruppen frühzeitig zu ermitteln und mit ihnen zu kommunizieren. Am besten beginnen Sie damit, gemeinsam mit Ihrem Team ein Brainstorming über alle möglichen Stakeholder-Gruppen (externe und interne) durchzuführen. Wenn Sie Hilfe bei der Identifizierung Ihrer Stakeholder benötigen, finden Sie hier eine Liste mit Fragen.

Welche Möglichkeiten gibt es also, um die Zustimmung der Beteiligten zu einem Projekt zu erleichtern und zu gewinnen?

Kommunizieren Sie klar und konsequent mit ihnen

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Schlüsselbotschaften schon zu Beginn des Projekts festlegen, denn Sie wollen, dass Ihre Kommunikation gut durchdacht, verständlich und konsistent ist. (Denken Sie daran: Konsistente und ehrliche Kommunikation schafft Vertrauen).

Frühzeitige, ehrliche und häufige Kontaktaufnahme mit ihnen

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert und Ihre Schlüsselbotschaften entwickelt haben, ist es an der Zeit, mit der Kommunikation zu beginnen. Ihre Stakeholder möchten sich einbezogen fühlen und mehrere Gelegenheiten haben, sich zu Ihrem Projekt zu äußern. Deshalb ist eine zweiseitige Kommunikationstaktik so wichtig (denken Sie daran: Menschen unterstützen, was sie mitgestalten). Legen Sie einen Zeitplan für die Kommunikation fest und halten Sie ihn ein, um Vertrauen aufzubauen.

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Hören Sie ihnen zu

Ihren Stakeholdern zuzuhören ist genauso wichtig wie die Weitergabe Ihrer Schlüsselbotschaften, da es für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend ist, die Meinungen, Bedenken und Perspektiven der Stakeholder zu verstehen. (Denken Sie daran: "Wenn wir wollen, dass man uns vertraut, müssen wir darauf vertrauen, dass die Menschen, mit denen wir sprechen, etwas Wertvolles zu sagen haben."- Kim Hyshka)

Helfen Sie ihnen zu verstehen

Das Verständnis der Interessengruppen für Ihr Projekt ist ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz Ihres Projekts. Um das Verständnis der Stakeholder zu optimieren, ist es wichtig, dass Sie Ihre Informationen auf verschiedene visuelle und benutzerfreundliche Weise weitergeben können, z. B. durch übersichtliche Berichte, Bilder und Karten, um ein besseres Verständnis für Ihr Projekt zu schaffen.

Mit ihnen arbeiten

Wir wissen, dass die Einbindung von Stakeholdern am besten durch den Aufbau positiver Stakeholder-Beziehungen gelingt, bei denen alle Beteiligten das Gefühl haben, dass sie während des gesamten Prozesses gehört, respektiert und berücksichtigt werden (auch wenn das Ergebnis nicht ihren Wünschen entspricht). Wir wissen, dass wir Vertrauen zu unseren Stakeholdern aufbauen müssen, indem wir während unserer Projekte mit ihnen zusammenarbeiten, auch wenn wir unterschiedliche Visionen haben, um gute Beziehungen zu ihnen aufzubauen. 

Zeigen Sie Ihren Stakeholdern, dass Sie ihre Meinung zu Ihrem Projekt berücksichtigt haben. Zeigen Sie, dass Sie zuhören und sich an frühere Gespräche erinnern, indem Sie immer die Kommunikationsnotizen vor den Engagement-Sitzungen überprüfen.

3 Wege, wie Jambo den Aufbau von Beziehungen für die Akzeptanz von Interessengruppen unterstützt

Mit unserer Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software Jambo schließen Sie die Lücke zwischen Ihren Projekten, Ihren Teams und Ihren Stakeholdern und bringen alles in einer organisierten Plattform zusammen, um Ihren Stakeholder-Management-Plan zu optimieren.

Im Folgenden werden einige der Möglichkeiten aufgezeigt, wie Jambo bei der Projektbeteiligung hilft:

1. Jambo hilft Ihnen zu planen und zu verstehen, worauf Sie Ihre Bemühungen und Ressourcen konzentrieren sollten

Probleme mit Stakeholdern sind eine Realität bei der Einbindung von Stakeholdern und können sich auf die Akzeptanz auswirken. Angenommen, Sie versäumen es, ein Problem anzuerkennen oder auf ein Stakeholder-Engagement einzugehen; dies könnte sich negativ auf die Beziehungen zu den Stakeholdern auswirken und ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit Ihnen beeinträchtigen.

Probleme können auch zu Projektverbindlichkeiten werden. Je mehr Verbindlichkeiten Sie haben, desto weniger bereit sind die internen Stakeholder, Ihr Projekt zu unterstützen oder zu genehmigen, was sich auf Ihre Fähigkeit auswirken kann, auf die notwendigen Ressourcen zuzugreifen und die Ziele zu erreichen, und auch das Vertrauen der Stakeholder beeinträchtigt.

Das Jambo-Modul für die Verwaltung von Problemen umfasst eine farbcodierte Wesentlichkeitsmatrix und eine leicht verständliche Zeitleiste für Probleme, so dass Sie den Status und den Schweregrad von Problemen schnell überprüfen können. Dies alles führt zu einem schnelleren und fundierteren Problemmanagement.

Probleme, die erst Jahre später gelöst werden können, können Sie so verwalten, dass sie nie in Vergessenheit geraten. Wenn neue Mitarbeiter zum Team stoßen, können sie sich auf das Problem und alle damit verbundenen Mitteilungen beziehen, so dass alle auf dem Laufenden bleiben, unabhängig davon, wann das Problem gelöst werden muss.

2. Jambo hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter schnell und einfach auf dem Laufenden zu halten, um die Kommunikation mit den Stakeholdern zu verbessern.

"Gib mir alles"

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Manager, Entscheidungsträger oder Aufsichtsbehörden einen Bericht über "alles" verlangen. Ohne eine zentrale SRM-Software, in der alle Informationen organisiert, durchsuchbar und zugänglich sind, kann die Erstellung dieser umfassenden Berichte Stunden dauern (ohne dass Sie jemals sicher sein können, dass Sie alles haben). Dies kann zu einer Belastung werden, wenn Sie jemals einen Nachweis über alle erfolgten Aufträge oder Beratungen erbringen müssen.

Mit Jambo können Sie innerhalb weniger Minuten detaillierte Berichte über alle eingegebenen Stakeholder-Informationen erstellen.

Verstehen Ihrer Kernaussagen und des Projektfortschritts

Wenn Sie zu einer Besprechung mit einem wichtigen Interessenvertreter gehen, ist es wichtig, dass Sie über die gesamte bisherige Kommunikation mit ihm und den aktuellen Stand Ihres Projekts informiert sind.

Das Projekt-Dashboard von Jambo ist ein nützliches Werkzeug, mit dem Sie sich schnell einen Überblick über wichtige Informationen zu Ihrem Projekt verschaffen können. Über das Kommunikationsmodul können Sie auch Ihre bisherigen Kontakte mit dem jeweiligen Stakeholder einsehen, so dass Sie vor Ihren Stakeholder-Treffen immer gut vorbereitet sind und die zuvor übermittelten Schlüsselbotschaften beibehalten können, um zu zeigen, dass Sie zuhören.

3. Jambo hilft Ihnen, transparenter zu sein, damit Sie besser Rechenschaft ablegen und besser verstehen können

Transparenz und Rechenschaftspflicht sind bei der Einbindung von Stakeholdern von entscheidender Bedeutung. Die Stakeholder wollen das Gefühl haben, dass Organisationen ehrlich und vertrauenswürdig handeln, daher ist es für die Akzeptanz der Stakeholder und den Projekterfolg wichtig, dass die Einbindungsmaßnahmen so transparent wie möglich sind.

Rechenschaftspflicht bei Problemen

Wie wir bereits erwähnt haben, können Probleme mit Stakeholdern manchmal eine Herausforderung darstellen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihren Stakeholdern gegenüber rechenschaftspflichtig sind und mit ihnen zusammenarbeiten, um ein geeignetes Ergebnis zu finden. Mit Jambo behalten Sie den Überblick und verstehen alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Probleme.

Rechenschaftspflicht mit Verpflichtungen

Mit Jambo können Sie die Verpflichtungen in all Ihren Projekten nachvollziehen, unabhängig davon, ob sie allgemeiner, finanzieller oder ähnlicher Natur sind. Sie können auch nach Verpflichtungen nach Status suchen, um zu verstehen, wo Sie Versprechungen gemacht haben und worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten müssen.

Wenn all diese Informationen in einem SRM-System wie Jambo organisiert sind, ist es einfacher zu verstehen, wofür Ihr Unternehmen verantwortlich ist, und es wird sichergestellt, dass Sie nie eine Verpflichtung vergessen, was dazu beiträgt, dass sich Ihre Stakeholder anerkannt und respektiert fühlen.

Rechenschaftspflicht durch Informationsaustausch

Manchmal müssen Sie die Informationen, die Sie sammeln, weitergeben und überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie richtig zugehört haben.

Mit Jambo können Sie Berichte über Kommunikationsaufzeichnungen erstellen, um genau zu zeigen, was Sie protokollieren, um sicherzustellen, dass es sich um eine genaue Darstellung dessen handelt, was Ihnen mitgeteilt wurde - dies trägt dazu bei, Vertrauen zu schaffen, da Sie Ihre Bereitschaft zur ehrlichen Zusammenarbeit zeigen.

Nächste Schritte

Mit Jambo rationalisieren wir den Prozess des Stakeholder-Managements, indem wir sicherstellen, dass Sie Ihre Daten einfach protokollieren und bei Bedarf durchsuchen und auswerten können, um Ihre Informationen, Teams und Stakeholder für bessere Ergebnisse zu verbinden.

Besuchen Sie unsere Produktseite, um mehr über unsere SRM-Software zu erfahren und darüber, wie Ihr Team und Ihr Unternehmen von ihren Funktionen profitieren können. Oder sehen Sie sich unser einminütiges Erklärvideo an, indem Sie unten klicken!