In diesem Blog befassen wir uns mit fünf Best Practices zur Verbesserung des Stakeholder-Engagements, aber auch die bloße Durchführung dieser Recherche ist bereits eine Best Practice!
How do I improve stakeholder engagement?
It’s easy to get stuck in the monotony of your activities and do the same things each day, especially as your project gets busy. However, it’s vital to remember that environments are constantly changing, as are your stakeholders, world events, and the issues faced by the communities you are engaging with. It's also important to remember that keeping stakeholder engagement effective is crucial to your project and organization's success. So, it’s always important to re-evaluate your processes to see what’s working well and be open to ideas that might work better.
Denken Sie daran, dass es beim Stakeholder-Engagement um kontinuierliche Verbesserung geht. Was Sie letztes Jahr oder bei Ihrem letzten Projekt gemacht haben, funktioniert dieses Mal vielleicht nicht. Seien Sie offen dafür, aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen und nach anderen bewährten Verfahren zu suchen, die Ihr Projekt in Zukunft verbessern könnten.
When to apply best practices?
Über bewährte Praktiken sollten Sie während der gesamten Dauer Ihres Projekts nachdenken. Die Einbindung von Stakeholdern verläuft in Phasen. Wenn Sie also in eine neue Phase eintreten oder eine neue Taktik ausprobieren, ist dies eine gute Gelegenheit, Ihre Prozesse oder Strategien zu bewerten und zu reflektieren und kritisch zu prüfen, was funktioniert hat und was nicht.
Je häufiger Sie reflektieren, desto mehr Möglichkeiten haben Sie, auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen, Feedback einzuarbeiten und Risiken zu minimieren, sobald sie auftreten.
5 Best practices to improve stakeholder engagement
1. Define what success looks like
Definieren Sie zu Beginn Ihres Projekts Ihre Ziele und wie der Erfolg aussehen soll.
Oft beginnen wir damit, dass wir uns ansehen, was wir tun müssen (z. B. die Standards, die wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften erfüllen müssen, oder interne Ziele, die von Ihrer Organisation festgelegt wurden). Aber ist die Erfüllung dieser Anforderungen der Maßstab für den Erfolg, oder geht es um mehr?
Fragen Sie sich über die Anforderungen hinaus, wie der Erfolg aus der Sicht Ihrer Gemeinschaften und Interessengruppen aussehen könnte? Wie würde der Erfolg aus der Sicht einer Organisation aussehen, die ihre Ziele und Prioritäten erreichen will?
Wie Sie Erfolg definieren können:
- Ihre Interessengruppen und Gemeinschaften fühlen sich in Ihr Projekt einbezogen.
- Sie haben eine dauerhafte Partnerschaft mit Ihren Interessengruppen und Gemeinschaften aufgebaut.
- KPIs oder organisatorische Ziele werden nachverfolgt und erreicht.
- Verpflichtungen zur Einbindung von Gemeinschaften auf einem bestimmten Niveau werden erfüllt (z. B. eine Verpflichtung zu Sponsoring oder sozialer Verantwortung in der Gemeinschaft).
Wie auch immer Sie Erfolg definieren, stellen Sie sicher, dass er frühzeitig klar definiert wird, damit Sie Ihr Projekt und Ihr Engagement darauf ausrichten können.
A tip from our stakeholder engagement specialist: Discussing what success looks like with your stakeholders right from the beginning of your project is a great opportunity to help you build mutual understanding early on. This shared vision of success can help build social capital, which could help protect your organization and your partnerships as things change or issues arise.
2. Identify your stakeholders and communities
Die Identifizierung Ihrer Interessengruppen und Gemeinschaften ist einer der wichtigsten Schritte, die Sie zu Beginn Ihres Projekts unternehmen müssen. Denken Sie dabei nicht nur an die Menschen, die in dem Gebiet leben, in dem Sie tätig sind. Denken Sie an alle, die von Ihrem Projekt betroffen sein könnten, und an diejenigen, die möglicherweise andere Interessen oder Verbindungen zu den Gemeindemitgliedern oder der Gemeinde selbst haben, die Sie möglicherweise verstehen und verwalten müssen.
Fragen zur Identifizierung Ihrer Interessengruppen und Gemeinschaften:
- Gibt es bestimmte Interessengruppen, die einbezogen werden sollten?
- In welcher Art von Gebiet befinden Sie sich? Sind Sie in einem sozialen Dienstleistungszentrum für verschiedene Gemeinschaften, die Sie einbeziehen sollten?
- Gehört zu Ihrer demografischen Gruppe eine alternde Bevölkerung? Gibt es Familienmitglieder oder Pfleger, die Sie einbeziehen müssen?
- Wer könnte von Ihrem Projekt betroffen oder daran interessiert sein, an den Sie noch nicht gedacht haben?
A tip from our stakeholder engagement specialist: Be open to adding new stakeholders and communities throughout this process as you learn more and talk to different people. The stakeholders you have at the beginning may look different than those you have at the end—growth will happen to your audience throughout your project.
Stakeholder-Mapping ist eine wertvolle Übung, die Ihnen hilft, alle Ihre Stakeholder und Gemeinschaften zu identifizieren. Erfahren Sie, wie Sie ein Stakeholder-Mapping durchführen können.
3. Set a schedule for communicating
Legen Sie einen Zeitplan für die Kommunikation mit Ihren Gemeinschaften und Interessengruppen fest, damit Sie sich darauf konzentrieren können, Vertrauen aufzubauen und bei jeder Interaktion nützliche Informationen zu erhalten. Ohne einen festen Zeitplan vergisst man die Leute leicht, wenn man mitten im Projekt steckt. Wochen und Monate vergehen wie im Flug, und plötzlich stellen Sie fest, dass Sie vergessen haben, sich zu melden!
Legen Sie stattdessen einen Zeitplan fest und halten Sie ihn ein, um Ihren Stakeholdern und Gemeinschaften zu zeigen, dass sie mit regelmäßigen Updates von Ihnen rechnen können (auch wenn es nichts Neues zu berichten gibt - keine Neuigkeiten sind immer noch Neuigkeiten!)
Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihres Zeitplans:
- Wie oft werden Sie sich engagieren?
- Welchen Zeitrahmen werden Sie für Aktualisierungen vorsehen?
- Wie stellen Sie sicher, dass Sie in all Ihren Botschaften konsistent und ehrlich sind?
- Wie sieht Ihr Plan für die Kommunikation in Notfällen oder dringenden Situationen aus? Dies wird über Ihren festen Zeitplan hinausgehen.
A tip from our stakeholder engagement specialist: Consistency and honesty are essential throughout all your engagements. If you said the project will be completed in the fall after you already said it’ll be completed in the summer, you need to let stakeholders and communities know why this change occurred. Acknowledge the change, let them know why it’s changed, and show them you’re committed to keeping them updated throughout the change.
4. Keep track of all your promises
Sie müssen alle Versprechen (oder Verpflichtungen/Anpassungen), die Sie Ihren Interessengruppen und Gemeinschaften gegeben haben, einhalten.
Ganz gleich, ob Sie in der Planungsphase große Versprechen gegeben haben, die Sie erst nach Abschluss des Projekts einhalten können, oder ob Sie während der Verlobungszeit kleine Versprechen gegeben haben - es ist wichtig, dass Sie sie einhalten. Wenn Sie alle Ihre Versprechen aufzeichnen, können Sie sicherstellen, dass Sie keines vergessen.
Wie Sie den Überblick behalten und Ihre Versprechen einhalten können:
- Stellen Sie sicher, dass sie protokolliert werden, damit sie erfüllt werden können, egal wer das Versprechen gegeben hat.
- Log all interactions with your stakeholders and communities (not just the promises), so you have a full history of engagement to learn from and use when promises do come up.
- Verwenden Sie ein Tool zur Einbindung von Stakeholdern, wie z. B. Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software, um den Status von Zusagen zu überwachen.
- Die Berichterstattung ist bei der Einbindung von Stakeholdern unvermeidlich. Erleichtern Sie die Berichterstattung über Ihre Versprechen, indem Sie alles an einem Ort verfolgen und organisieren.
A tip from our stakeholder engagement specialist: If you have a team that tends to change often or you have multiple contributors, ensure you can keep track of every promise so it can be remembered no matter who made it.
Die Integration Ihrer Versprechen in die Berichterstattung über Ihr Stakeholder-Engagement kann eine gute Möglichkeit sein, den Überblick zu behalten und zu verstehen, was noch zu tun ist. Wenn Sie viele Informationen verwalten oder verschiedene Berichte erstellen müssen, kann ein SRM Ihnen helfen, diese Berichte schnell und einfach zu erstellen.
5. Remove barriers to participation
Das Verständnis und die Beseitigung von Hindernissen für die Beteiligung Ihrer Gemeinschaften und Stakeholder kann die Quantität und Qualität Ihres Engagements erheblich verbessern.
Überlegen Sie, wie Sie Hindernisse für die Teilnahme beseitigen können:
- Wie können Sie Ihre Zielgruppen besser verstehen?
- Wie kommen sie mit Ihnen in Kontakt? Als Teil ihres Arbeitstages oder in ihrer Freizeit?
- Wie können Sie Ihre Kommunikation besser auf Ihre Zielgruppen abstimmen?
- Können Sie Ihre Engagements integrativer gestalten?
- Können Sie andere Technologien oder Taktiken einsetzen, die Ihr Publikum bevorzugen würde?
Sie haben Ihre Stakeholder und Gemeinschaften als wichtigen Teil Ihres Projekts identifiziert und wissen, dass ihre Sichtweisen wertvoll sind. Wie können Sie ihnen also helfen, sich an der Diskussion zu beteiligen?
Praktische Optionen für die Beteiligung Ihres Publikums:
- Eine virtuelle Komponente bereitstellen
- Meetings an mehreren Tagen oder zu mehreren Zeiten durchführen
- Lebensmittel bereitstellen
- Gehen Sie zu Ihren Stakeholdern und in Ihre Gemeinden, um sich zu engagieren
- Wählen Sie zugängliche und bequeme Orte
- Verwenden Sie eine integrative Sprache
A tip from our stakeholder engagement specialist: If you’re not getting the kind of participation, you thought you would, you can always ask people, “how do you want to be engaged? Do you have any ideas or suggestions? Do you know what works well for your community?” You can also ask your stakeholders for feedback and input on your engagement process and adjust your tactics accordingly.
Scheuen Sie sich nicht, etwas auszuprobieren, was Sie noch nie gemacht haben. Wenn Sie etwas Neues ausprobieren, können Sie dies Ihren Stakeholdern mitteilen, indem Sie sagen: "Wir probieren ein neues Format aus und würden gerne Ihr Feedback hören. Findet ihr das gut?"
Next steps: continue learning about trends and best practices in stakeholder engagement
Die Einbindung von Stakeholdern entwickelt sich ständig weiter. Daher ist es für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung, Ihre Fortschritte zu reflektieren und sich kontinuierlich über bewährte Verfahren zu informieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Stakeholder-Engagement immer sinnvoll ist; Tipps finden Sie in unserem Blog!
Wenn Sie mehr über fünf wichtige Trends bei der Einbindung von Stakeholdern erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog mit Kim Hyshka von Dialogue Partners und erhalten Sie Tipps von Experten zu weiteren Best Practices .
