Die 5 Risiken des Einsatzes von Tabellenkalkulationen für die Einbeziehung von Stakeholdern

Stakeholder-Engagement ist der Prozess des Beziehungsmanagements und der Kommunikation mit Einzelpersonen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse an den Aktivitäten, Entscheidungen oder Ergebnissen einer Organisation haben.  

Besuchen Sie unseren Blog, um mehr über die 7 wichtigsten Schritte der Stakeholder-Einbeziehung zu erfahren!

Die effektive Einbindung von Stakeholdern ist entscheidend für den Erfolg von Organisationen und Regierungen, da sie es ihnen ermöglicht, die Bedürfnisse und Anliegen ihrer Stakeholder zu verstehen und zu berücksichtigen.

Das Management der Einbindung von Stakeholdern ist jedoch ein komplexer und dynamischer Prozess, der sorgfältige Planung, Koordination und Überwachung erfordert. Tipps zur Verbesserung des Umgangs mit Stakeholdern finden Sie in unserem Blog!

Traditionell verwenden Organisationen und Behörden Tabellenkalkulationen, um die Einbeziehung von Stakeholdern zu verwalten. Glauben Sie uns, wir verstehen die Anziehungskraft. Es ist eine unkomplizierte Möglichkeit, alle Informationen an einem Ort zusammenzuführen - denn wer hat nicht schon einmal eine Tabellenkalkulation verwendet?  

Aber glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass es ein großes Risiko darstellt, sich bei der Verwaltung des Stakeholder-Engagements auf Tabellenkalkulationen zu verlassen.  

Ist es für Sie an der Zeit, sich von Tabellenkalkulationen zu trennen? Besuchen Sie unseren Blog und erfahren Sie mehr.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, warum das so ein Risiko ist und welche Alternativen es für die Verwaltung Ihrer Stakeholder-Daten gibt.

1. Begrenzte Funktionalität und Skalierbarkeit

Tabellenkalkulationen sind für die Verwaltung numerischer Daten gedacht, nicht für die Einbindung von Stakeholdern.  

Tabellenkalkulationen können zwar zum Speichern von Stakeholder-Informationen verwendet werden, haben aber nur begrenzte Funktionen, wenn es darum geht, diese Informationen zu analysieren, nachzuverfolgen und Berichte zu erstellen.  

Wenn Organisationen und Behörden wachsen, werden ihre Aktivitäten zur Einbindung von Stakeholdern immer komplexer. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Grenzen von Tabellenkalkulationen deutlicher werden.  

Tabellenkalkulationen können unhandlich werden, so dass es schwierig ist, große Datenmengen zu verwalten oder die Beziehungen zu mehreren Interessengruppen zu verfolgen. Dies kann zu Ineffizienzen, Fehlern oder verpassten Gelegenheiten für ein Engagement führen.

Wenn Sie mehr über die eingeschränkte Funktionalität und Skalierbarkeit von Tabellenkalkulationen erfahren möchten, besuchen Sie unseren Blog.

2. Menschliches Versagen

Tabellenkalkulationen sind berüchtigt für ihr Potenzial für menschliche Fehler.  

Bei so vielen Daten, die eingegeben und bearbeitet werden müssen, können leicht Fehler gemacht werden, die erhebliche Folgen haben können.  

Fehler in den Daten zum Stakeholder-Engagement können zu Missverständnissen, verpassten Chancen und beschädigten Beziehungen führen.  

Ein einfacher Tabellenkalkulationsfehler kostete TransAlta 24 Millionen Dollar. Der Vorstandsvorsitzende Steve Snyder sagte, die Panne sei "buchstäblich ein Cut-and-Paste-Fehler in einer Kalkulationstabelle, den wir nicht entdeckt haben, als wir unsere endgültige Sortierung und Einstufung der Angebote vor der Einreichung vornahmen", berichtet Reuters. 

Der Vorteil von sauberen Stakeholder-Daten ist, dass Sie Erkenntnisse über Ihre Stakeholder und Ihr Projekt gewinnen, Ihre Stakeholder-Probleme und -Verpflichtungen im Auge behalten und Ihr Projektrisiko senken können! Tipps, wie Sie Ihre Stakeholder-Daten sauber halten, besuchen Sie unseren Blog.

3. Risiken für die Datensicherheit

Tabellenkalkulationen werden häufig zur Speicherung sensibler Informationen verwendet, z. B. von Kontaktinformationen und Feedback von Interessengruppen. 

Wenn diese Informationen in die falschen Hände geraten, kann dies zu Rufschädigung, rechtlichen Problemen oder dem Verlust des Vertrauens der Interessengruppen führen. 

Tabellenkalkulationen sind nicht für die Sicherheit ausgelegt. Sie können leicht an Unbefugte weitergegeben werden und verfügen nicht über die Verschlüsselungs- und Zugangskontrollfunktionen, die zum Schutz sensibler Daten erforderlich sind.  

Dies kann Unternehmen anfällig für Datenschutzverletzungen und andere Sicherheitsrisiken machen. Dies kann nicht nur ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen, sondern auch einen Verstoß gegen die Branchenvorschriften zur Einbindung von Stakeholdern bedeuten.  

4. Fehlende Zusammenarbeit

Die Einbindung von Stakeholdern ist ein dynamischer Prozess, der eine Zusammenarbeit und Koordination in Echtzeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen innerhalb einer Organisation oder Behörde erfordert.  

Tabellenkalkulationen hingegen werden in der Regel von jeweils einer Person verwendet (erfordern aber die Mitwirkung vieler Personen).  

Obwohl mehrere Personen gleichzeitig auf ein Arbeitsblatt zugreifen und es aktualisieren können, kann es schwierig werden, den Überblick über Änderungen zu behalten und sicherzustellen, dass alle mit den aktuellsten Informationen arbeiten.  

Diese fehlende Zusammenarbeit in Echtzeit kann zu Missverständnissen, Doppelarbeit, Dateninkonsistenzen und Fehlern führen.  

Wenn Sie mehr über die Vorteile einer zentralen Erfassung Ihrer Stakeholder-Engagement-Daten erfahren möchten, besuchen Sie unseren Blog!

5. Ineffizient und zeitaufwendig

Das Sammeln, Organisieren und Analysieren von Stakeholder-Informationen kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn die Zahl der Stakeholder wächst.  

Dies kann den Prozess der Einbindung der Stakeholder verlangsamen, was den Aufbau positiver Beziehungen und das Erreichen der Projektziele erschwert. 

Tabellenkalkulationen bieten auch nur begrenzte Möglichkeiten der Berichterstattung, wenn es um die Einbeziehung von Stakeholdern geht.  

Das Zusammenstellen von Berichten aus mehreren Streuköpfen kann Tage dauern.  

Eine Alternative zur Tabellenkalkulation

Tabellenkalkulationen haben ihre Vorteile - vor allem Kosteneffizienz und Benutzerfreundlichkeit -, aber wenn es um die Einbeziehung von Stakeholdern geht, schaden sie mehr als sie nützen.  

Von den menschlichen Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, bis hin zu Sicherheits- und Kompatibilitätsproblemen - Tabellenkalkulationen sind in der Tat eine riskante Angelegenheit. Aus diesen Gründen sollten Stakeholder-Engagement-Experten nach alternativen Lösungen suchen, die eine bessere Kontrolle und einen besseren Schutz ihrer wertvollen Daten bieten. 

Software für das Stakeholder-Engagement (oder SRM-Software) ist speziell für die Verwaltung von Stakeholder-Informationen und -Einbindungsaktivitäten konzipiert. Sie bietet spezielle Funktionen wie Stakeholder-Profile, Kommunikationsverfolgung, Problemmanagement und Tools für die Zusammenarbeit, die Organisationen und Behörden bei der effektiven Verwaltung von Stakeholder-Beziehungen helfen können.  

Die Software für die Einbindung von Stakeholdern verfügt außerdem über erweiterte Berichtsfunktionen, mit denen Sie schnell Berichte erstellen und Daten in Echtzeit analysieren können. 

Wenn Sie mehr über Software für Stakeholder-Engagement erfahren möchten, besuchen Sie unseren Blog!

Darüber hinaus ist Stakeholder-Engagement-Software wie Jambo äußerst sicher und cloudbasiert, was bedeutet, dass der Zugriff von überall und zu jeder Zeit möglich ist. 

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