In diesem Blog befassen wir uns mit fünf Best Practices zur Verbesserung des Stakeholder-Engagements, aber auch die bloße Durchführung dieser Recherche ist bereits eine Best Practice!
It’s easy to get stuck in the monotony of your activities and do the same things each day, especially as your project gets busy. However, it’s vital to remember that environments are constantly changing, as are your stakeholders, world events, and the issues faced by the communities you are engaging with. It's also important to remember that keeping stakeholder engagement effective is crucial to your project and organization's success. So, it’s always important to re-evaluate your processes to see what’s working well and be open to ideas that might work better.
Denken Sie daran, dass es beim Stakeholder-Engagement um kontinuierliche Verbesserung geht. Was Sie letztes Jahr oder bei Ihrem letzten Projekt gemacht haben, funktioniert dieses Mal vielleicht nicht. Seien Sie offen dafür, aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen und nach anderen bewährten Verfahren zu suchen, die Ihr Projekt in Zukunft verbessern könnten.
Über bewährte Praktiken sollten Sie während der gesamten Dauer Ihres Projekts nachdenken. Die Einbindung von Stakeholdern verläuft in Phasen. Wenn Sie also in eine neue Phase eintreten oder eine neue Taktik ausprobieren, ist dies eine gute Gelegenheit, Ihre Prozesse oder Strategien zu bewerten und zu reflektieren und kritisch zu prüfen, was funktioniert hat und was nicht.
Je häufiger Sie reflektieren, desto mehr Möglichkeiten haben Sie, auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen, Feedback einzuarbeiten und Risiken zu minimieren, sobald sie auftreten.
Definieren Sie zu Beginn Ihres Projekts Ihre Ziele und wie der Erfolg aussehen soll.
Oft beginnen wir damit, dass wir uns ansehen, was wir tun müssen (z. B. die Standards, die wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften erfüllen müssen, oder interne Ziele, die von Ihrer Organisation festgelegt wurden). Aber ist die Erfüllung dieser Anforderungen der Maßstab für den Erfolg, oder geht es um mehr?
Fragen Sie sich über die Anforderungen hinaus, wie der Erfolg aus der Sicht Ihrer Gemeinschaften und Interessengruppen aussehen könnte? Wie würde der Erfolg aus der Sicht einer Organisation aussehen, die ihre Ziele und Prioritäten erreichen will?
Wie Sie Erfolg definieren können:
Wie auch immer Sie Erfolg definieren, stellen Sie sicher, dass er frühzeitig klar definiert wird, damit Sie Ihr Projekt und Ihr Engagement darauf ausrichten können.
A tip from our stakeholder engagement specialist: Discussing what success looks like with your stakeholders right from the beginning of your project is a great opportunity to help you build mutual understanding early on. This shared vision of success can help build social capital, which could help protect your organization and your partnerships as things change or issues arise.
Die Identifizierung Ihrer Interessengruppen und Gemeinschaften ist einer der wichtigsten Schritte, die Sie zu Beginn Ihres Projekts unternehmen müssen. Denken Sie dabei nicht nur an die Menschen, die in dem Gebiet leben, in dem Sie tätig sind. Denken Sie an alle, die von Ihrem Projekt betroffen sein könnten, und an diejenigen, die möglicherweise andere Interessen oder Verbindungen zu den Gemeindemitgliedern oder der Gemeinde selbst haben, die Sie möglicherweise verstehen und verwalten müssen.
Fragen zur Identifizierung Ihrer Interessengruppen und Gemeinschaften:
A tip from our stakeholder engagement specialist: Be open to adding new stakeholders and communities throughout this process as you learn more and talk to different people. The stakeholders you have at the beginning may look different than those you have at the end—growth will happen to your audience throughout your project.
Stakeholder-Mapping ist eine wertvolle Übung, die Ihnen hilft, alle Ihre Stakeholder und Gemeinschaften zu identifizieren. Erfahren Sie, wie Sie ein Stakeholder-Mapping durchführen können.
Legen Sie einen Zeitplan für die Kommunikation mit Ihren Gemeinschaften und Interessengruppen fest, damit Sie sich darauf konzentrieren können, Vertrauen aufzubauen und bei jeder Interaktion nützliche Informationen zu erhalten. Ohne einen festen Zeitplan vergisst man die Leute leicht, wenn man mitten im Projekt steckt. Wochen und Monate vergehen wie im Flug, und plötzlich stellen Sie fest, dass Sie vergessen haben, sich zu melden!
Legen Sie stattdessen einen Zeitplan fest und halten Sie ihn ein, um Ihren Stakeholdern und Gemeinschaften zu zeigen, dass sie mit regelmäßigen Updates von Ihnen rechnen können (auch wenn es nichts Neues zu berichten gibt - keine Neuigkeiten sind immer noch Neuigkeiten!)
Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihres Zeitplans:
A tip from our stakeholder engagement specialist: Consistency and honesty are essential throughout all your engagements. If you said the project will be completed in the fall after you already said it’ll be completed in the summer, you need to let stakeholders and communities know why this change occurred. Acknowledge the change, let them know why it’s changed, and show them you’re committed to keeping them updated throughout the change.
Sie müssen alle Versprechen (oder Verpflichtungen/Anpassungen), die Sie Ihren Interessengruppen und Gemeinschaften gegeben haben, einhalten.
Ganz gleich, ob Sie in der Planungsphase große Versprechen gegeben haben, die Sie erst nach Abschluss des Projekts einhalten können, oder ob Sie während der Verlobungszeit kleine Versprechen gegeben haben - es ist wichtig, dass Sie sie einhalten. Wenn Sie alle Ihre Versprechen aufzeichnen, können Sie sicherstellen, dass Sie keines vergessen.
Wie Sie den Überblick behalten und Ihre Versprechen einhalten können:
A tip from our stakeholder engagement specialist: If you have a team that tends to change often or you have multiple contributors, ensure you can keep track of every promise so it can be remembered no matter who made it.
Die Integration Ihrer Versprechen in die Berichterstattung über Ihr Stakeholder-Engagement kann eine gute Möglichkeit sein, den Überblick zu behalten und zu verstehen, was noch zu tun ist. Wenn Sie viele Informationen verwalten oder verschiedene Berichte erstellen müssen, kann ein SRM Ihnen helfen, diese Berichte schnell und einfach zu erstellen.
Das Verständnis und die Beseitigung von Hindernissen für die Beteiligung Ihrer Gemeinschaften und Stakeholder kann die Quantität und Qualität Ihres Engagements erheblich verbessern.
Überlegen Sie, wie Sie Hindernisse für die Teilnahme beseitigen können:
Sie haben Ihre Stakeholder und Gemeinschaften als wichtigen Teil Ihres Projekts identifiziert und wissen, dass ihre Sichtweisen wertvoll sind. Wie können Sie ihnen also helfen, sich an der Diskussion zu beteiligen?
Praktische Optionen für die Beteiligung Ihres Publikums:
A tip from our stakeholder engagement specialist: If you’re not getting the kind of participation, you thought you would, you can always ask people, “how do you want to be engaged? Do you have any ideas or suggestions? Do you know what works well for your community?” You can also ask your stakeholders for feedback and input on your engagement process and adjust your tactics accordingly.
Scheuen Sie sich nicht, etwas auszuprobieren, was Sie noch nie gemacht haben. Wenn Sie etwas Neues ausprobieren, können Sie dies Ihren Stakeholdern mitteilen, indem Sie sagen: "Wir probieren ein neues Format aus und würden gerne Ihr Feedback hören. Findet ihr das gut?"
Die Einbindung von Stakeholdern entwickelt sich ständig weiter. Daher ist es für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung, Ihre Fortschritte zu reflektieren und sich kontinuierlich über bewährte Verfahren zu informieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Stakeholder-Engagement immer sinnvoll ist; Tipps finden Sie in unserem Blog!
Wenn Sie mehr über fünf wichtige Trends bei der Einbindung von Stakeholdern erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog mit Kim Hyshka von Dialogue Partners und erhalten Sie Tipps von Experten zu weiteren Best Practices .