Was ist Stakeholder Relationship Management Software?

Geschrieben von Britney Blomquist | 30. Juli 2020

Jambo's vollständiger Leitfaden für Software zum Management von Stakeholder-Beziehungen

Das Management von Stakeholder-Beziehungen ist heute eine entscheidende Komponente für ein effektives Stakeholder-Engagement. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Stakeholder-Beziehungen so gut wie möglich verwalten, ist der Einsatz spezieller Software. Aber was ist eine Software für das Stakeholder Relationship Management (oder SRM), und wie trägt sie zu Ihren Bemühungen um das Stakeholder-Engagement bei?

SRM steht für Stakeholder Relationship Management, und ein SRM ist eine Software zur Verwaltung all Ihrer Stakeholder-Beziehungen und der Kommunikation mit den Stakeholdern.

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Für diejenigen, die mit der Verwaltung von Stakeholder-Beziehungen betraut sind oder im Bereich Stakeholder-Engagement und -Konsultation tätig sind, ist SRM-Software ein zentraler Ort zur Speicherung aller Stakeholder-bezogenen Informationen. Diese Informationen können Kontaktinformationen zu den Stakeholdern, Aufzeichnungen über die Einbindung, Probleme mit den Stakeholdern, Verpflichtungen, Berichte und andere stakeholderbezogene Notizen umfassen.

Mit einem SRM haben Sie und Ihr Team einen zentralen Ort, um Informationen zu protokollieren, so dass jeder immer genau weiß, wo er alles findet, was er braucht. Organisierte Daten vereinfachen den Prozess des Stakeholder-Managements, sodass er nicht überwältigend oder unüberschaubar wird.

Stakeholder können erkennen, wenn ein Team unorganisiert ist. Dies kann sich auf ihre Wahrnehmung von Ihnen und Ihrem Unternehmen auswirken und ihre Bereitschaft beeinträchtigen, sich zu engagieren und an Ihrem Engagementprogramm mitzuarbeiten, wodurch Sie anfälliger für erhöhte Projektrisiken werden. Mit einem hochwertigen SRM können Sie sicherstellen, dass Ihre Stakeholder-Informationen organisiert, zugänglich, durchsuchbar und leicht verständlich sind, sodass Sie sich auf den Aufbau sinnvoller und vertrauensvoller Stakeholder-Beziehungen konzentrieren können.

Damit Sie sich ein umfassendes Bild von SRM-Software machen können und wissen, wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann, seine Engagementziele zu erreichen, haben wir diesen umfassenden Blog zusammengestellt, der Ihnen die Grundlagen der Stakeholder Relationship Management-Software vermittelt.

In diesem Blog werden wir folgende Themen behandeln:

1. Was ist Stakeholder Relationship Management Software?

Die Software für das Stakeholder Relationship Management verbindet und organisiert alle Informationen über Ihre Stakeholder auf einer Plattform, die es Ihnen ermöglicht, alle Beziehungen und die Kommunikation Ihres Unternehmens mit den Stakeholdern zu verwalten.

Ein SRM hilft den Teams, Interaktionen mit Stakeholdern, Probleme und Verpflichtungen zu verfolgen und darüber Bericht zu erstatten, und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams, die an Stakeholder-Engagement-Projekten arbeiten.

Möchten Sie erfahren, wie sich SRM von CRM unterscheidet? Besuchen Sie unseren Blog!

Mit der Stakeholder Relationship Management-Software können Sie:

Optimieren Sie Ihre Eingaben, Ihr Engagement und die Verwaltung Ihrer Engagement-Programme
Verstehen Sie Ihre Stakeholder und Ihr Projekt, indem Sie sehen, wie alle Ihre Stakeholder-Informationen zusammenhängen
Zusammenstellung hilfreicher und übersichtlicher Projekt-Updates für Ihr Team, Ihre Interessengruppen und/oder Entscheidungsträger
Vereinfachung des Stakeholder-Management-Prozesses für den Aufbau positiver Stakeholder-Beziehungen
Effektivere Zusammenarbeit mit Ihrem Team und externen Auftragnehmern

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2. Wer nutzt Stakeholder Relationship Management Software?

Software für das Management von Stakeholder-Beziehungen ist für jede Organisation nützlich, die mit der Verwaltung großer Mengen von Stakeholder-Informationen betraut ist.

Die Einbeziehung von Interessengruppen ist ein wichtiger Bestandteil in der Forstwirtschaft, im Bergbau, im Energiesektor, im Bauwesen usw. Regierungen, öffentliche Einrichtungen, Finanzinstitute und Organisationen des Gesundheitswesens müssen häufig externe und interne Stakeholder als Teil eines politischen Entwicklungsprozesses oder einer Veränderungsstrategie einbeziehen.

SRM kann für fast jeden Sektor ein wichtiges Instrument für das Stakeholder-Management sein.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Team ein SRM gebrauchen kann, fragen Sie sich selbst:

Wird mehr als ein Teammitglied mit den Stakeholdern in Kontakt treten? Wäre es nützlich, auf die Historie des Stakeholder-Engagements zuzugreifen, damit Sie immer wissen, was gesagt wurde und zu wem?
Ist Teamarbeit wichtig? Müssen die Informationen Ihrer Stakeholder leicht zugänglich sein, um die Kooperation und Zusammenarbeit Ihres Teams zu verbessern?
Wäre es nützlich, alle Informationen über Ihre Interessenvertreter an einem Ort zu haben?
Was passiert, wenn Sie auf schwierige Stakeholder treffen? Benötigen Sie die Fähigkeit, Probleme und Verpflichtungen der Stakeholder zu managen, um das Projektrisiko zu verringern?
Werden Sie Berichte gemeinsam nutzen? Wäre es für Ihr Team, Ihre Stakeholder oder Ihre Entscheidungsträger wichtig, schnell über alle Ihre Stakeholder-Informationen berichten zu können?
Müssen Sie Ihre Bemühungen im Stakeholder-Management auswerten? Wären Aktualisierungen, Berichte und Analysen zu Ihren Engagementbemühungen wertvoll für Sie und Ihr Team?

Wenn Sie derzeit mit Tabellenkalkulationen arbeiten und erfahren möchten, warum ein SRM eine bessere Möglichkeit zur Verwaltung Ihrer Stakeholder-Beziehungen darstellt, lesen Sie unseren Blog!

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3. Was leistet Stakeholder Relationship Management Software?

Nachdem wir nun wissen, was Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software ist, wollen wir uns ansehen, was sie leisten kann.

Auch wenn SRMs in ihrem technologischen Angebot variieren können, verfügt ein hochwertiges SRM über Funktionen, die Ihnen die Protokollierung und Verwaltung ermöglichen:

- - Kontaktinformationen für Interessenvertreter
  - Aufzeichnungen über die Kommunikation mit Interessengruppen
  - Anmerkungen zu Ihren Interessengruppen
  - Fragen von Interessengruppen
  - Verpflichtungen der Stakeholder (andere Begriffe für Verpflichtungen sind z. B. Anpassungen, Abschwächungen und Versprechen)
  - Ihnen und Ihrem Team zugewiesene Aufgaben
  - Karten von interessanten Gebieten oder Einsatzorten
  - Berichte über die von Ihnen eingegebenen Daten

Die Möglichkeit, auf diese Stakeholder-Informationen einfach zuzugreifen und sie zu durchsuchen, ist sehr vorteilhaft, aber es ist die Art und Weise, wie Ihre Informationen innerhalb eines SRM-Systems miteinander verbunden sind, die die Stakeholder Relationship Management-Software so wertvoll macht. Die Möglichkeit, alle Informationen miteinander zu verbinden, wird als Rückverfolgbarkeit bezeichnet.

Die Rückverfolgbarkeit innerhalb eines SRM ist von entscheidender Bedeutung, denn sie hilft Ihnen zu verstehen, wie Ihre Informationen miteinander verknüpft sind, damit Sie ein umfassenderes Verständnis für Ihre Stakeholder und Ihre Projekte entwickeln können.

Bei einigen SRMs können Sie beispielsweise auf ein Stakeholder-Profil klicken, um auf alle früheren Informationen über die Beteiligung zuzugreifen, z. B. auf die Kommunikation mit dem Stakeholder, auf Details zu Problemen, an denen er beteiligt war, auf Zusagen, die Sie ihm gegenüber gemacht haben, oder auf Teamaufgaben, die mit ihm verbunden sind.

Wenn Sie mehr über die Bedeutung der Rückverfolgbarkeit erfahren möchten, besuchen Sie unseren Blog!

Diese Geschichte des Engagements ist in vielerlei Hinsicht hilfreich:

Einfacher Zugriff auf Stakeholder-Profile und alle damit verbundenen Informationen, einschließlich Kommunikation, Probleme und Verpflichtungen, damit Sie auf die Kommunikation mit Stakeholdern vorbereitet sind (und in einem Stakeholder-Meeting nicht überrumpelt werden)
Es kann Ihnen helfen, Ihre Stakeholder zu verstehen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie am besten vorgehen, was für den Aufbau von Vertrauen und guten Beziehungen zu Ihren Stakeholdern entscheidend ist.
Sie können zeigen, wie der Input der Stakeholder in die Entscheidungsfindung eingeflossen ist, indem Sie über die Schritte berichten, die Sie zur Berücksichtigung des Inputs unternommen haben.

Im Folgenden werden einige SRM-Vorteile näher erläutert.

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4. Beispiele für die Vorteile eines SRM

Die Vorteile eines SRM können folgende sein

Prüfpfad: Mit einem nachvollziehbaren Prüfpfad Ihrer Informationen wissen Sie immer, wo Sie mit den Beteiligten aufgehört haben, und Sie haben immer Zugang zu Ihren vollständigen, aktuellen Aufzeichnungen, was ein optimales Verfahren zur Risikominderung ist.
Vertrauen aufbauen: Durch die Bündelung Ihrer Stakeholder-Informationen können Sie Ihre Projekte und Ihre Stakeholder besser verstehen, was Sie und Ihr Team in die Lage versetzt, sich effektiver einzubringen und das Vertrauen und die Beziehungen zu den Stakeholdern zu stärken. Ganz gleich, ob Sie an einem Änderungsmanagementprozess mit internen Stakeholdern oder an einem Programm zur Einbindung externer Stakeholder beteiligt sind - Vertrauen ist unerlässlich.
Akzeptanz: Die Möglichkeit, leicht verständliche Projektberichte weiterzugeben, kann dazu beitragen, die Zustimmung der Entscheidungsträger zu gewinnen.
Zentralisiert und zugänglich: Wenn alle Informationen über die Einbindung und Konsultation von Stakeholdern auf einer Plattform zusammengeführt werden, sind die Daten für alle Teams (oder für jeden mit einem Benutzerkonto) zugänglich und durchsuchbar.
Cloud-basiert: Mit einem sicheren Cloud-basierten SRM ist Ihre Software bei Bedarf von jedem Ort der Welt aus über das Internet zugänglich, so dass Sie nicht immer im Büro sein müssen, um auf Informationen zuzugreifen und über Updates informiert zu sein.
Zusammenarbeit: Mit zentralisierten, aktuellen Daten können Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern. Ein SRM mit Aufgabenzuweisungsfunktionen ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen und zu sehen, wann Aufgaben abgeschlossen sind, um die Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb Ihres Teams zu verbessern.
Verpflichtungsmanagement: Mit der Möglichkeit, die Verpflichtungen der Stakeholder zu verfolgen und mit leicht verständlichen Statusaktualisierungen, werden Sie nie wieder eine Verpflichtung vergessen, was dazu beiträgt, die Verantwortlichkeit zu verbessern und die Einhaltung zu gewährleisten.
Kontaktlisten: Die Möglichkeit, schnell Listen von Stakeholder-Kontakten zu erstellen, vereinfacht die Erstellung von Massenkommunikationskampagnen wie E-Mail- und Mailing-Kampagnen.
E-Mail-Integration: Je nach SRM können Sie die E-Mail-Kommunikation zu einem bestimmten Projekt mit Beteiligten automatisch über CC/BCC/FWD protokollieren.
Verwaltung von Problemen: Leicht verständliche Aktualisierungen helfen Ihnen, alle Probleme der Beteiligten zu überwachen und zu verwalten bis zu einer eventuellen Lösung.
Karten: Die Kartenfunktionen bieten visuelle Hinweise auf interessante Orte und Beratungsbereiche.
Mobil: Mit den mobilen Funktionen können Sie von unterwegs auf die Software zugreifen, was nach einem Stakeholder-Meeting nützlich ist, wenn Sie Ihr Engagement schnell protokollieren möchten.
Überblick: Der Zugriff auf Projektübersichten auf höchster Ebene mit Dashboard-Analysen und Berichten hilft Ihnen, Größe und Status Ihres Projekts mit einem Blick zu erfassen.
Berichte: Erstellen Sie Berichte, die Ihrem Team, den Stakeholdern und Entscheidungsträgern die Bemühungen um Engagement und Konsultation veranschaulichen. Dies ermöglicht eine bessere Transparenz und trägt zu einem besseren Verständnis der Perspektive Ihrer Stakeholder, ihrer Probleme, ihres Engagements und des gesamten Engagementprogramms bei.
Geringere Risiken: Ein SRM hilft Ihnen, das Risiko eines Datenverlusts zu verringern und das Projektrisiko zu reduzieren, indem es Ihnen hilft, Ihre aktuellen Verbindlichkeiten zu verstehen.
Sparen Sie Zeit: Mit der rationalisierten und einfach zu bedienenden SRM-Software sparen Sie viel Zeit bei der Eingabe und Ausgabe.
Nachvollziehbarkeit: Durch die Verknüpfung aller Mitteilungen, Probleme, Verpflichtungen und Aufgaben können Sie sich sehr schnell ein umfassendes Bild von Ihren Beteiligten und Ihren Projekten machen.

Warum sind diese Vorteile wichtig?

Mit all diesen SRM-Funktionen machen Sie den Weg frei für:

Effektivere Zusammenarbeit mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern
Geringere Projektrisiken und Verbindlichkeiten
Bauen Sie mehr Vertrauen bei Ihren Stakeholdern auf
Aufbau von zukunftsorientierten, bedeutsamen Beziehungen zu den Stakeholdern
Akzeptanz bei den Entscheidungsträgern gewinnen
Arbeit an nachhaltigen Lösungen
Erfüllen Sie Ihre rechtlichen Anforderungen
Erstellung einer genauen und aktuellen Aufzeichnung über die Zusammenarbeit mit Interessengruppen
Mehr Transparenz bei den Projektplänen
Erreichen Sie Ihre Ziele für das Stakeholder-Engagement

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5. SRM für Teamzusammenarbeit

Wenn es darum geht, Informationen über Ihre Stakeholder zu verwalten und gute Beziehungen zu ihnen aufzubauen, ist die Zusammenarbeit im Team unerlässlich.

Die Verwendung einer benutzerfreundlichen Software für das Stakeholder Relationship Management (SRM) trägt dazu bei, dies sicherzustellen:

Höhere Akzeptanzraten: Mit einem benutzerfreundlichen SRM kann Ihr Team schnell eingebunden werden, und die Akzeptanz der Software wird höher sein. Wenn das gesamte Team das SRM nutzt, können Sie sicherstellen, dass Sie immer Zugriff auf aktuelle Stakeholder-Informationen haben (d. h. keine ungeordneten Stakeholder-Daten mehr, die in Tabellenkalkulationen, auf USB-Sticks oder auf Desktops gespeichert sind).
Konsistenz der Eingaben: Eine benutzerfreundliche Software mit einem einfachen Eingabeverfahren kann dazu beitragen, dass die Datenerfassung zwischen den Teams konsistent ist. Durch eine konsistente Aufzeichnung werden Ihre Stakeholder-Daten viel übersichtlicher und verständlicher. Diese Konsistenz ist entscheidend für Situationen, in denen gesetzliche Behörden oder Entscheidungsträger Berichte über Ihre Engagementbemühungen verlangen. Mit einem SRM sind Sie in der Lage, schnell klare und umfassende Berichte zu erstellen.
Jeder ist auf dem neuesten Stand: Mit einem cloudbasierten SRM kann Ihr Team von jedem Ort mit Internetanschluss auf das System zugreifen. Das heißt, Sie können jederzeit Datensätze protokollieren, und andere Teammitglieder können auf diese Datensätze zugreifen, sobald sie hinzugefügt werden. Das bedeutet, dass Sie immer wissen, was passiert, was bereits kommuniziert wurde und was noch zu tun ist. Das Management kann auf dem Laufenden bleiben, ohne nach Projektaktualisierungen fragen zu müssen, und es besteht nicht mehr die Gefahr, dass Sie ein Problem oder eine Verpflichtung vergessen, was die Projektrisiken verringern kann.
Bessere Beziehungen: Je nach Komplexität eines Projekts können sich in einer Organisation viele Mitarbeiter gleichzeitig engagieren. Ein SRM bedeutet, dass Sie mit den Stakeholdern über eine konsistente Nachrichtenübermittlung interagieren können, da Sie auf ihre früheren Engagement-Datensätze zugreifen können (unabhängig davon, wer in Ihrem Team zuletzt engagiert war), was eine wesentliche Best Practice für den Aufbau und die Verbesserung von Stakeholder-Beziehungen ist.

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6. Aufbau von Stakeholder-Beziehungen mit einem SRM

Für Unternehmen ist es wichtig, sich bei der Einbindung von Stakeholdern daran zu erinnern, dass es nicht nur darauf ankommt, wie man sich einbringt, sondern auch darauf, was man mit diesen Informationen macht, die einen großen Unterschied machen können.

Sie fragen sich vielleicht, warum es so wichtig ist, die Beziehungen zu den Stakeholdern zu pflegen, denn die Beziehungen zu den Stakeholdern sind wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Ein effektives Stakeholder-Management kann sich darauf auswirken, wie die Stakeholder Sie und Ihre Organisation wahrnehmen. Wenn Stakeholder Ihrer Organisation nicht vertrauen oder nicht bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten oder sich mit Ihnen zu engagieren, kann dies den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen (wir haben alle gesehen, was passieren kann, wenn die Gerüchteküche außer Kontrolle gerät).

Da wir nun wissen, warum diese Beziehungen so wichtig sind, stellt sich die Frage, wie Sie gute Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufbauen können.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie ein SRM zum Aufbau von Stakeholder-Beziehungen nutzen können:

Bereiten Sie sich auf Meetings vor: Bereiten Sie sich auf Stakeholder-Sitzungen vor, indem Sie ein Stakeholder-Profil durchgehen, um zu erfahren, was zuvor besprochen wurde, einschließlich aller Probleme und Verpflichtungen. Dieses historische Verständnis kann Ihnen helfen, konsistenter, respektvoller und transparenter zu agieren, was das Vertrauen der Stakeholder stärkt.
Führen Sie eine Vielzahl von Berichten aus: Führen Sie visuelle Projektberichte aus, die Sie mit den Beteiligten teilen können, um die Transparenz zu verbessern und das Verständnis zu fördern.
Konsistenz bei der Nachrichtenübermittlung: Sie können Ihre Botschaften konsistent halten, da Sie immer wissen, was von wem gesagt wurde. Ihre Fähigkeit, sich konsequent zu engagieren, wird sich darauf auswirken, wie die Menschen Ihre Projekte wahrnehmen und ob sie Ihrer Organisation vertrauen.
Erfüllen von Verpflichtungen: Organisieren Sie die Verpflichtungen nach Priorität und Fälligkeit, damit Sie immer wissen, welche Verpflichtungen noch erfüllt werden müssen. Die Sicherstellung, dass Zusagen immer eingehalten werden, ist ein wichtiger Weg, um Vertrauen bei Ihren Stakeholdern aufzubauen.
Beachten Sie die Lücken: Untersuchen Sie die von Ihnen eingegebenen Stakeholder-Daten, um wichtige Lücken in Ihren Projekten oder Programmen zu finden. Zu diesen Lücken können Stakeholder gehören, mit denen noch Kontakt aufgenommen werden muss, offene Fragen, oder die Überwachung der von Ihnen erfassten Konsultationsbereiche und die Feststellung von Bereichen, in denen Sie sich stärker engagieren müssen.

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7. SRM für das Engagement von Stakeholdern

Ihr Plan für die Einbindung von Stakeholdern ist ein Leitfaden für die Einbindung von Stakeholdern und beinhaltet die Identifizierung von Stakeholdern:

- Ziele des Projekts
- Ziele des Engagements
- Wichtige Interessengruppen (Versuchen Sie eine Stakeholder-Mapping-Übung!)
- Taktik des Engagements
- Regulatorische Anforderungen
- Erforderliche Ressourcen

Die Software für das Stakeholder Relationship Management (SRM) arbeitet mit Ihrem Plan für die Einbindung von Stakeholdern zusammen und ermöglicht Ihnen eine straffere und besser organisierte Arbeitsweise, was von entscheidender Bedeutung ist, wenn Sie Termine einhalten, die Zustimmung zu einem Projekt gewinnen, Ressourcen verwalten und die Einbindungsbemühungen darstellen müssen.

Mit fortschreitendem Engagement kann die Zahl der beteiligten Akteure erheblich ansteigen, so dass Sie für die Verwaltung von Datenmengen verantwortlich sind, die schnell unübersichtlich werden und Sie und Ihr Team überfordern können.

Ein SRM hilft Ihnen, diese Daten auf verständliche und zugängliche Weise zu organisieren, so dass Sie und Ihr Team bei Ihrem Plan auf dem Laufenden bleiben.

Eine entscheidende Komponente eines Plans zur Einbindung von Stakeholdern ist die Fähigkeit, flexibel zu sein und ihn anzupassen, wenn Änderungen eintreten oder Fragen der Stakeholder auftauchen, insbesondere wenn sich die Erwartungen an die Einbindung weiter ändern. Mit organisierten Daten und einem kollaborativen Einbindungsprozess können Sie Ihren Plan viel leichter überprüfen und anpassen.

Beispiele für unmittelbare Vorteile der Verwendung eines SRM mit Ihrem Plan zur Einbindung von Stakeholdern

Zentralisiert: Mit einem SRM können Sie alle Stakeholder-Informationen an einem leicht auffindbaren Ort speichern, so dass Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben, unabhängig davon, wie lange Ihr Projekt läuft oder wie viele Informationen gesammelt werden.
Vertrauen: Wenn Stakeholder-Informationen zentralisiert und zugänglich sind, können Sie und Ihr Team respektvoll, transparent und effektiv mit all Ihren Stakeholdern umgehen. Die Möglichkeit, Ihre Informationen leicht einzusehen und zu verstehen, stellt auch sicher, dass Sie Probleme und Verpflichtungen der Stakeholder ansprechen und lösen können. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Stakeholder Ihre Organisation als engagierter, sachkundiger und zuverlässiger wahrnehmen, wodurch Sie Vertrauen aufbauen und die Beziehungen zu Ihren Stakeholdern verbessern können.
Risikominderung: Mit den Informationen über Ihre Stakeholder in einem SRM schließen Sie die Lücke zwischen Ihren Teams, Projekten und Programmen, so dass Sie die Historie des Engagements kennen (d. h. alle Kommunikationen, Probleme, Verpflichtungen und Aufgaben), um zu verstehen, was relevant und wichtig ist, wenn Sie vorankommen. Dieses umfassendere Verständnis verringert die Gefahr, dass Ihr Unternehmen unvorbereitet getroffen wird, was einen wichtigen Schritt im Risikomanagement darstellt.

Beispiele für künftige Vorteile der Verwendung eines SRM mit Ihrem Stakeholder-Engagement-Plan

Auf die Zukunft ausgerichtete Beziehungen: Ein taktvoller und prompter Umgang mit Problemen und Verpflichtungen zeigt Ihren Stakeholdern, dass Sie sie ernst nehmen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch in Zukunft bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
Künftige Projekte: Greifen Sie auf Ihre Stakeholder-Listen zu, um sie für künftige Projekte zu verwenden, und behalten Sie den Verlauf der Zusammenarbeit mit ihnen. Wenn Sie den gesamten Verlauf des Engagements kennen, können Sie nachvollziehen, wo Sie bei früheren Projekten mit den Stakeholdern aufgehört haben, sodass Sie weiterhin sinnvolle Beziehungen zu ihnen aufbauen können, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Projektübergreifende Berichte: Viele SRMs ermöglichen es Ihnen, projektübergreifende Berichte zu erstellen, so dass Sie ein tieferes Verständnis der Engagementbemühungen Ihrer Organisation im Laufe der Zeit zeigen können.
Historie des Engagements: Einige SRMs ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten schnell aufzurollen und den Verlauf des Engagements mit jedem Stakeholder über alle Ihre Projekte und Programme hinweg einzusehen.

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8. SRM-Alternativen

Sie fragen sich vielleicht, ob es noch andere Methoden oder Tools für die Verwaltung Ihrer Stakeholder-Informationen und Stakeholder-Engagement-Projekte gibt. Wenn Sie sich für ein Verfahren zur Organisation Ihrer Stakeholder-Informationen entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die beste Option für Ihr Unternehmen wählen.

Tabellenkalkulationen für Stakeholder-Engagement

Tabellenkalkulationen mögen zwar auf den ersten Blick eine gute Option sein, aber sie sind keine nachhaltige Lösung, wenn Sie zukunftsorientierte, langfristige Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufbauen wollen.

Tabellenkalkulationen können schnell unübersichtlich und kompliziert werden, was problematisch ist, wenn Sie versuchen, wichtige Informationen zu organisieren und zu verwalten. Wenn Ihre Informationen in mehreren Tabellenkalkulationen gespeichert sind, wird die Suche und das Auffinden von Querverweisen schnell unmöglich, was Ihr Unternehmen anfällig für Risiken macht (z. B. inkonsistente Eingabemethoden, fehlende Informationen usw.). Für die heutigen Erwartungen an das Stakeholder-Engagement sind Tabellenkalkulationen nur eine vorübergehende Lösung.

Lesen Sie unsere zehn wichtigsten Gründe warum Tabellenkalkulationen nicht die beste Option für die Verwaltung Ihrer Stakeholder-Informationen sind.

CRM für Stakeholder Engagement

SRM vs. CRM:

SRM eignet sich ideal für die Verwaltung von Stakeholder-Beziehungen und der Geschichte Ihres Engagements mit diesen Stakeholdern
CRM ist ein Werkzeug zur Verwaltung von Kunden und Verkäufen

Für die Verwaltung des Engagements und der Konsultation Ihrer Stakeholder ist es nicht sinnvoll, eine kundenorientierte Software wie ein CRM zu verwenden; Sie verkaufen nicht an Ihre Stakeholder, sondern treten mit ihnen in Kontakt.

Da ein SRM für die Verwaltung von Stakeholdern entwickelt wurde, können seine einzigartigen Arbeitsabläufe Ihnen helfen, Ihre Stakeholder-Informationen besser zu verwalten als jedes andere Software-Tool.

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9. Management von Stakeholder-Beziehungen Software-Sicherheit

Zwar ist jeder SRM-Anbieter anders, aber insgesamt sind SRMs eine sehr sichere Option für die Speicherung Ihrer Stakeholder-Informationen.

Suchen Sie nach einem SRM mit:

Sichere Cloud-Zusammenarbeit: Mit einer sicheren, cloudbasierten SRM-Software sind Änderungen praktisch sofort möglich, d. h. Sie und Ihr Team haben immer Zugriff auf die genauesten und relevantesten Informationen und können außerdem in Echtzeit an Datensätzen zusammenarbeiten. Tipp: Fragen Sie den SRM-Anbieter, ob Ihre Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt sind, um Ihnen und Ihren Stakeholdern zusätzliche Sicherheit zu bieten.
Benutzerbasierte Berechtigungen: Ein SRM mit benutzerbasierten Berechtigungsoptionen ermöglicht es Kontoverwaltern, Benutzern mehrstufigen Zugriff zu gewähren. Dies ist erforderlich, wenn Sie den Zugriff auf Dinge wie Finanzinformationen oder vertrauliche interne Notizen für bestimmte Benutzer (z. B. Auftragnehmer, Praktikanten usw.) einschränken möchten. Mit benutzerbasierten Berechtigungen sind eingeschränkte Daten niemals auf dem Bildschirm oder in einem Bericht für Personen ohne Berechtigung zugänglich.
Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA): Ein SRM mit 2FA bietet einen besseren Schutz für Konten, indem es die Benutzer auffordert, ihre Anmeldedaten durch Eingabe eines Passcodes zu verifizieren, der per SMS an das Mobiltelefon des Benutzers gesendet wird. Diese erweiterte Sicherheitsoption erschwert es Unbefugten erheblich, auf Benutzerkonten und Daten zuzugreifen, und trägt dazu bei, dass Ihre wichtigen Daten geschützt und sicher sind.
Einmalige Anmeldung (SSO): Einige Unternehmenskunden verlangen SSO. Ein SRM mit SSO fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu und ermöglicht es internen IT-Teams, den Zugang für Mitarbeiter mit ihren bestehenden Tools und Protokollen zu verwalten.

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10. Wann sollten Sie eine Software für das Management von Stakeholder-Beziehungen einführen?

Achten Sie auf diese Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, ein SRM einzuführen:

Die Menge an Stakeholder-Informationen, die verwaltet werden müssen, wird immer überwältigender
Ein Teammitglied hat ein Problem mit einem Stakeholder unbehandelt gelassen, und Sie möchten nicht, dass dies noch einmal passiert
Sie wurden bei einem Treffen mit einem Stakeholder überrumpelt, weil Sie nicht alle Fakten wie bestehende Probleme, Verpflichtungen oder die Kommunikation mit dem Stakeholder kannten
Ein Teammitglied verlässt das Projekt und Sie haben keine Möglichkeit, auf seine früheren Kontakte zu den Stakeholdern zuzugreifen.
Ihr Team hat vergessen, eine Stakeholder-Verpflichtung zu erfüllen
Die Informationen über Ihr Stakeholder-Engagement sind an verschiedenen Orten verstreut, und Sie benötigen einen zentralen Ort, um sie zu speichern
Ihr Team vermeidet die Eingabe von Kommunikationsaufzeichnungen, weil der aktuelle Prozess verwirrend oder zu zeitaufwändig ist.
Sie sind sich über Ihre aktuellen Projektverpflichtungen und -verbindlichkeiten unsicher
Wenn eine Aufsichtsbehörde Sie bittet, einen Bericht zu erstellen, der alle im Rahmen eines Projekts erfolgten Einbindungen von Stakeholdern aufzeigt, sind Sie nicht sicher, ob dies schnell und einfach (oder überhaupt) möglich ist.
Sie müssen das Engagement mit Stakeholdern nachverfolgen, um Mandate zur sozialen Verantwortung von Unternehmen zu erfüllen oder um Ihre Nachhaltigkeitsanforderungen und -berichte zu erfüllen.

Wenn Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre täglichen Stakeholder-Engagement-Aktivitäten von Tabellenkalkulationen auf Software für das Stakeholder Relationship Management umstellen können, lesen Sie unser eBook, 'Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Abkehr von Tabellenkalkulationen.'

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11. Wie wählt man Software für das Stakeholder Relationship Management aus?

Nicht alle SRMs sind gleich konzipiert oder werden gleich unterstützt. Eine Software, die für ein Unternehmen geeignet ist, ist möglicherweise nicht die richtige Option für ein anderes. Daher ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die beste Stakeholder Relationship Management-Software für Ihr Unternehmen zu prüfen und auszuwählen.

Bedenken Sie:

Ziele: Definieren Sie Ihre Projekt- und Einsatzziele und bewerten Sie die Fähigkeit einer Software, diese Ziele zu erreichen.
Akzeptanz: Ermitteln Sie, wer sich für die Software entscheiden muss und welche Art von Informationen dafür erforderlich ist.
Schmerzpunkte: Sprechen Sie mit Ihrem Team und holen Sie dessen Meinung darüber ein, was es sich von einer SRM-Software erhofft. Diskutieren Sie, wie ein SRM ihre Arbeit erleichtern kann und welche Schwachstellen im derzeitigen Stakeholder-Engagement-Management mit einer SRM-Software behoben werden könnten.

Zu den Schwierigkeiten könnten gehören:

- - Die Zeit, die für die Protokollierung von Datensätzen benötigt wird
  - Konsistenz der protokollierten Datensätze
  - Unmöglichkeit zu wissen, ob die Daten auf dem neuesten Stand sind
  - Sie wissen nicht, woran Ihr Team gerade arbeitet
  - Der derzeitige Eingabeprozess ist zu verwirrend
  - Die Menge der Daten von Interessengruppen ist überwältigend
  - Fehlende Themen und Verpflichtungen der Beteiligten

Recherche: Erstellen Sie eine Liste all Ihrer "Must-haves" und "Nice-to-haves" und recherchieren Sie Ihre SRM-Softwareoptionen. Sobald Sie Ihre Liste haben, wenden Sie sich an SRM-Anbieter und vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo. Eine Demo ist der einfachste Weg, um zu sehen, wie die SRM-Software für Ihr Unternehmen von Nutzen sein kann.
Wählen Sie das beste SRM für Ihr Unternehmen: Wenn Sie herausgefunden haben, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an ein SRM stellt, und Sie die Optionen eingegrenzt haben, sollten Sie die folgenden vier Tipps beachten, um das beste SRM für Ihr Unternehmen auszuwählen:

- 1. Wählen Sie eine Software für die Verwaltung von Stakeholdern und die Einbindung von Stakeholdern
  2. Wählen Sie eine Software, die die Zusammenarbeit im Team erleichtert
  3. Entscheiden Sie sich für eine zukunftsorientierte Software, die den Input der Nutzer wertschätzt.
  4. Wählen Sie eine Software, die zur Risikobegrenzung beiträgt

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12. Die Beste Software für Stakeholder Relationship Management

Jeder Vorteil und jede Funktion, die wir in diesem Blog erwähnt haben, ist in unserer umfassenden Stakeholder Relationship Management (SRM)-Software Jambo verfügbar, so dass Sie mit Ihrer SRM-Recherche beginnen können.

Wenn Sie wissen möchten, wie Jambo Ihr Unternehmen bei der Rationalisierung und Vereinfachung Ihrer Bemühungen um die Einbindung von Stakeholdern unterstützen kann, melden Sie sich für eine kostenlose Live-Web-Demo ohne Druck an.

Wir sprechen uns bald!

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